Przy ustalaniu liczby zatrudnionych bierzemy pod uwagę osoby pracujące także w niepełnym wymiarze czasu pracy bez względu na podstawę zatrudnienia oraz na rodzaj umowy o pracę. W związku ze zmianą liczby zatrudnionych obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy może powstać także w trakcie prowadzenia działalności zakładu pracy.
Kodeks pracy stanowi, że pracodawca, u którego obowiązuje układ zbiorowy pracy określający organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników, nie ma obowiązku wprowadzania regulaminu pracy w zakładzie. Jeżeli układ zbiorowy pracy nie reguluje wszystkich wymienionych w art. 1041 § 1 k.p. kwestii organizacyjno-porządkowych, to istnieje obowiązek wydania regulaminu pracy, mimo że pracodawcę obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy.
Zapisy regulaminu zawierające porządek wewnętrzny powinny określać prawa i obowiązki pracodawcy i pracownika w zakresie przestrzegania porządku pracy, w tym w szczególności:
- sposób organizacji pracy,
- systemy i rozkłady czasu pracy: godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, początek i koniec pracy dla każdej zmiany, tryb przesuwania zmian, przerwy w pracy,
- dni wolne wynikające z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy,
- porę nocną,
- obowiązek i sposób potwierdzania przez pracownika przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy,
- warunki przebywania pracowników na terenie zakładu w czasie pracy i po godzinach pracy,
- wykaz prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom,
- rodzaje prac i wykaz stanowisk dozwolonych pracownikom młodocianym i kobietom,
- wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe,
- obowiązki dotyczące bhp oraz ochrony przeciwpożarowej,
- termin, miejsce i czas oraz częstotliwość wypłacania wynagrodzenia pracownikom.
Wymieniony w Kodeksie pracy katalog spraw (porządkowych) nie jest wyczerpujący. To oznacza, że regulaminy mogą zawierać inne elementy porządku pracy ważne dla danego zakładu. Należy jednak pamiętać, że regulamin pracy nie może być mniej korzystny dla pracowników niż inne przepisy prawa pracy.
Należy również pamiętać, że wprowadzenie regulaminu w zakładzie pracy oraz jego ustanowienie spoczywa na pracodawcy.