Kopie dokumentów potwierdzających umiejętności i kwalifikacje zawodowe, w tym także te, które zawierają zdjęcia pracowników (lub kandydatów), powinny być przechowywane w aktach osobowych. Przechowywanie tych dokumentów powinno odbywać się w sposób zapewniający ochronę dóbr osobistych pracownika (kandydata) oraz zawartych w nich danych osobowych.
UZASADNIENIE
Pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
- imię (imiona) i nazwisko,
- imiona rodziców,
- datę urodzenia,
- miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
- wykształcenie,
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Udokumentowanie danych kandydata w zakresie wykształcenia zwykle odbywa się przez złożenie kopii świadectw lub dyplomów ukończenia szkół. Takie dokumenty mogą zawierać zdjęcia.
Na etapie rekrutacji kandydat na pracownika składa także często CV, które również może zawierać zdjęcie osoby aplikującej do pracy. Zdjęcia w CV kandydaci do pracy zamieszczają często dobrowolnie, ponieważ pracodawca nie może od nich tego żądać. Zdjęcie kandydata dostarcza pracodawcy wiele dodatkowych informacji, do których żądania nie jest on uprawniony, jak chociażby niepełnosprawność, rasa, pochodzenie etniczne, wygląd, a które mogą stanowić przyczyny dyskryminacji.
W aktach osobowych pracownika przechowywane są dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (część A), dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia pracownika (część B) oraz dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia (część C).
W aktach osobowych przechowuje się zatem dokumenty złożone na etapie zatrudniania pracownika, np. CV, oraz składa się odpisy lub kopie dokumentów potwierdzających osiągnięcia i umiejętności zawodowe, np. prawo jazdy lub dyplom ukończenia uczelni wyższej, które zawierają zdjęcia. Nie ma przeszkód prawnych, aby takie dokumenty ze zdjęciami były przechowywane w aktach osobowych pracownika. Trzeba jednak pamiętać, że należy to robić zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych.
WAŻNE!
Nie ma przeszkód prawnych, aby przechowywać w aktach osobowych dokumenty ze zdjęciami pracowników.
Dostęp do dokumentów znajdujących się w aktach osobowych mogą mieć tylko niektóre osoby zatrudnione w komórce kadrowej – upoważnione przez pracodawcę.
Zdjęcia znajdujące się w dokumentach składanych do akt osobowych nie mogą być wykorzystywane w celu niemającym bezpośredniego związku z wykonywaną pracą. Nie można udostępniać takiego zdjęcia osobom trzecim ani wykorzystywać w innym niż wyżej wspomniany celu, gdyż pracodawca naraziłby się na zarzut naruszenia dóbr osobistych pracownika, a konkretnie jego wizerunku.
WAŻNE!
Zdjęcia pracowników znajdujące się w aktach osobowych mogą być wykorzystane tylko do celów związanych z wykonywaniem pracy.
Pracodawca nie może natomiast żądać od kandydatów do pracy oraz od pracowników ich zdjęć. Ogólnie obowiązujące przepisy prawa pracy nie przewidują bowiem takiego uprawnienia pracodawcy. Wyjątkiem od tego jest np. sytuacja, kiedy pracodawca w związku z zatrudnieniem pracownika wystawia mu legitymację, przepustkę lub inny dokument upoważniający pracownika do przebywania na terenie zakładu lub załatwiania spraw służbowych poza zakładem. W takim przypadku, jeżeli z przepisów wewnątrzzakładowych wynika, że te dokumenty zawierają zdjęcie pracownika, pracodawca może go zażądać od pracownika lub kandydata do pracy.
Podstawa prawna
- art. 111, art. 221 § 1 Kodeksu pracy,
- art. 23 Kodeksu cywilnego,
- art. 23 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 ze zm.),
- § 1, § 4, § 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zm.).