Odbiór czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych dotyczy czasu już przepracowanego. Czas przepracowany oznacza czynność dokonaną, a nie mającą odbyć się w przyszłości. W przypadku kontroli inspektora PIP w Państwa firmie wcześniejsze udzielenie czasu wolnego może być potraktowane jako czas niewykonywania pracy przez pracowników z przyczyn dotyczących pracodawcy, czyli tzw. przestój (art. 81 § 1 Kodeksu pracy). Wówczas, mimo nieświadczenia przez pracowników pracy, za taki czas będzie im się należało wynagrodzenie.
Kolejną kwestią jest to, że harmonogram czasu pracy nie może być dowolnie zmieniany w zależności od potrzeb pracodawcy w czasie trwania okresu rozliczeniowego. Zmiany te są dopuszczalne wyjątkowo, w przypadkach określonych w wewnątrzzakładowych aktach prawnych (regulamin pracy, zakładowy układ zbiorowy pracy), np. podczas długotrwałej choroby pracownika. Zatem nie mogą Państwo w trakcie okresu rozliczeniowego zmieniać pracownikom harmonogramu czasu pracy w zależności od ilości pracy w drugiej części miesiąca.
Oprócz konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii, pracę w godzinach nadliczbowych mogą Państwo zlecić swoim pracownikom jedynie ze względu na „szczególne potrzeby pracodawcy” (art. 151 § 1 Kodeksu pracy). Godziny nadliczbowe mogą więc wystąpić w wyjątkowych, nadzwyczajnych okolicznościach. Natomiast przedstawiona przez Państwa sytuacja nie jest nadzwyczajna, a poza tym jest raczej przewidywalna. Nie odpowiada ona zatem sytuacji, w której występują „szczególne potrzeby pracodawcy” i w związku z tym nie powinni Państwo zlecać pracy w godzinach nadliczbowych.
Rozwiązaniem Państwa problemu będzie wprowadzenie równoważnego sytemu czasu pracy i wydłużenie okresu rozliczeniowego np. do 3 miesięcy (art. 135 § 2 Kodeksu pracy). Pozwoli to na elastyczne planowanie czasu pracy. Można wówczas zatrudniać pracowników w przedłużonym wymiarze dobowym, nawet do 12 godzin, a w zamian w inne dni w wymiarze niższym niż 8 godzin. Pracownicy mogą też mieć dni wolne od pracy równoważące pracę w wymiarach większych niż 8 godzin. Wtedy w harmonogramie czasu pracy można planować pracownikom dni wolne lub mniejszą liczbę godzin pracy w pierwszej części miesiąca i zwiększenie ilości pracy w drugiej części miesiąca.
WAŻNE!
W równoważnym systemie czasu pracy pracownicy mogą wykonywać pracę powyżej 8 godzin na dobę.
Jeżeli zatrudniali Państwo pracowników w godzinach nadliczbowych, należy im się w zamian odpowiednie wynagrodzenie albo czas wolny. Można zatem, na pisemny wniosek pracownika, udzielić mu w tym samym wymiarze czasu wolnego od pracy (art. 1512 § 1 Kodeksu pracy). Oznacza to, że za każdą przepracowaną nadgodzinę udziela się 1 godziny czasu wolnego od pracy. Wniosek pracownika o czas wolny w zamian za nadgodziny powinien z góry wskazywać termin, w którym ten czas będzie wykorzystany. W takim przypadku czas wolny może zostać udzielony pracownikowi w następnym okresie rozliczeniowym, jeżeli pracownik wskaże taki termin.
Można także udzielić czasu wolnego od pracy bez wniosku pracownika, najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego, w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych. Jednak nie może to spowodować obniżenia wynagrodzenia należnego pracownikowi za pełny miesięczny wymiar czasu pracy (art. 1512 § 2 Kodeksu pracy). Jeżeli czas wolny za godziny nadliczbowe jest oddawany bez wniosku pracownika, wtedy zakład wyznacza dni, w których pracownik ma odebrać wypracowane godziny. W takim przypadku jednak za 1 nadgodzinę należy oddać 1,5 godziny wolnego czasu (w stosunku 1 do 1,5), w tym samym okresie rozliczeniowym.
Najkorzystniej więc będzie, jeżeli sam pracownik wystąpi z wnioskiem o odbiór czasu wolnego.
Należy pamiętać, że w przypadku rekompensowania pracy w godzinach nadliczbowych czasem wolnym należy wypłacić pracownikowi normalne wynagrodzenie (bez dodatku 50% lub 100% za pracę w godzinach nadliczbowych). Z kolei za nadgodziny średniotygodniowe (np. praca w wolne soboty) przysługuje tylko dzień wolny. Za pracę w tym dniu przysługuje odbiór wolnego dnia do końca okresu rozliczeniowego. Dodatki wypłaca się tylko wówczas, gdy odbiór czasu wolnego jest niemożliwy, np. gdy pracownik pracował w ostatnim wolnym dniu w okresie rozliczeniowym albo gdy pracownik z powodu choroby nie był w pracy do końca okresu rozliczeniowego.
PRZYKŁAD
Pracownice działu księgowości pracują po 8 godzin dziennie od poniedziałku do piątku w 1-miesięcznym okresie rozliczeniowym. Główna księgowa poleciła swoim podwładnym pracę w wolną sobotę. Eliza E. pracowała w tym dniu 6 godzin, a Justyna J. i Agnieszka A. po 4 godziny. Główna księgowa poleciła pracownicom wykorzystanie dnia wolnego w następnym tygodniu w piątek, który był ostatnim roboczym dniem miesiąca. Eliza E. jednak zachorowała i nie mogła wykorzystać dnia wolnego. Zakład zapłacił więc jej wynagrodzenie wraz ze 100% dodatkiem za 6 godzin pracy. Justyna J. wzięła na piątek urlop na żądanie i również nie mogła skorzystać z dnia wolnego, otrzymała więc za 4 godziny wynagrodzenie wraz ze 100% dodatkiem. Agnieszka A. natomiast wykorzystała cały wolny dzień w piątek i otrzymała dodatkowe, ale bez dodatku, wynagrodzenie za 4 godziny pracy. Postępowanie pracodawcy było prawidłowe.
Podstawa prawna:
● art. 81 § 1, art. 135 § 2, art. 151 § 1, art. 1511–2 Kodeksu pracy.