Jakie są skutki wprowadzenia długiego okresu rozliczeniowego

Każdy z pracowników powinien zostać poinformowany o obowiązującym w zakładzie w stosunku do niego okresie rozliczeniowym. Taką informację pracodawca zawiera w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy, a w sytuacji, gdy takich dokumentów nie posiada, w obwieszczeniu podanym do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy (art.150 Kodeksu pracy).

Ustalenie okresu rozliczeniowego

Informacja dotycząca długości okresu rozliczeniowego powinna być precyzyjna. Nie można np. w regulaminie pracy używać zwrotu kodeksowego i wskazywać, że np.: „pracownicy zakładu są zatrudnieni w podstawowym systemie czasu pracy w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy”. Z takiej informacji bowiem pracownik nie dowie się, czy obowiązujący go okres rozliczeniowy to tydzień, miesiąc czy może 4 miesiące. Dlatego informacja dotycząca okresu rozliczeniowego, bez względu na to, w jakim dokumencie się znajduje, musi wskazywać na jego konkretną długość.

Ponadto należy wskazać początkowe i końcowe ramy okresu rozliczeniowego. Pracownik musi wiedzieć, czy 4-miesięczne okresy rozliczeniowe, które go obowiązują, rozpoczynają się od stycznia, maja lub września czy np. ze względu na większą ilość pracy pod koniec roku, a mniejszą z jego początkiem, zostały ustalone w sposób następujący: grudzień – marzec, kwiecień – lipiec, sierpień – listopad itd. Błędne jest również przyjmowanie, że obowiązujący w zakładzie pracy np. 3-miesięczny okres rozliczeniowy rozpoczyna się odrębnie dla każdego pracownika w dniu jego zatrudnienia przez pracodawcę.

WAŻNE!

Okres rozliczeniowy powinien być ustalony tak, aby precyzyjnie zostały wskazane miesiące, które on obejmuje.

Długość okresu rozliczeniowego została przez ustawodawcę ograniczona. W zależności od systemu czasu pracy, w jakim jest zatrudniony pracownik, maksymalna długość tego okresu jest określona obowiązującymi przepisami. W pewnych przypadkach okres ten może zostać wydłużony ze względu na okoliczności wskazane w Kodeksie pracy.

Okresy rozliczeniowe w poszczególnych systemach czasu pracy

Wydłużenie podstawowego okresu rozliczeniowego przewidzianego dla danego systemu czasu pracy wymaga zgody zakładowej organizacji związkowej. W przypadku gdy u pracodawcy nie działa taka organizacja bądź nie wyraża ona zgody na takie przedłużenie, pracodawca może dokonać przedłużenia tych okresów po zawiadomieniu właściwego inspektora pracy (art. 150 § 2 Kodeksu pracy). Taka informacja powinna zatem zostać przesłana do właściwego terytorialnie, ze względu na położenie zakładu pracy, Okręgowego Inspektoratu Pracy lub jego oddziału.

Zalety wydłużonego okresu rozliczeniowego

Wydłużenie obowiązującego pracowników okresu rozliczeniowego jest z reguły korzystne dla pracodawcy. Pozwala uelastycznić rozkład czasu pracy, co umożliwia pracodawcy w okresach wzmożonych potrzeb zakładu planowanie dłuższej pracy, a następnie rekompensowanie jej pracownikom w innych dniach i tygodniach okresu rozliczeniowego. Im dłuższy okres rozliczeniowy czasu pracy, tym więcej czasu ma pracodawca na taką rekompensatę i w konsekwencji oddanie czasu wolnego zamiast regularnego wypłacania należności za godziny nadliczbowe.

Specyfika rolniczej działalności produkcyjnej prowadzonej przez pracodawcę X charakteryzuje się niskim natężeniem pracy w pierwszych i ostatnich miesiącach każdego roku kalendarzowego. Pracownik jest zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy w systemie podstawowym. Pracodawca stosuje przedłużony do 6 miesięcy okres rozliczeniowy, liczony od stycznia do czerwca danego roku. W pierwszym półroczu 2012 r. pracownika zatrudnionego na pełny etat obowiązują następujące miesięczne wymiary czasu pracy:

Pracodawca stosując przywileje wynikające z przedłużonego okresu rozliczeniowego czasu pracy zaplanował czas pracy pracowników w następujący sposób:

Takie zaplanowanie czasu pracy w 6-miesięcznym okresie rozliczeniowym jest zgodne z obowiązującymi przepisami prawa pracy. Pracodawca planując bowiem niemal cały styczeń wolny od pracy zrównoważył pracownikom okresy dłuższej pracy zaplanowanej w miesiącach późniejszych. Nie doszło zatem do wykonywania przez pracowników pracy w godzinach nadliczbowych, a także do naruszenia zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Gdyby pracodawca nie mógł stosować wydłużonego okresu rozliczeniowego, tylko np. 1-miesięczny, to w miesiącach, w których występuje zwiększona ilość pracy, musiałby polecić pracownikom pracę nadliczbową i zapewnić świadczenia za godziny nadliczbowe. Dłuższy okres rozliczeniowy jest zatem w takim przypadku korzystny dla pracodawcy nie tylko z punktu widzenia organizacyjnego, ale również finansowego.

WAŻNE!

Wprowadzenie przedłużonego okresu rozliczeniowego nie może naruszać prawa pracownika do nieprzerwanego odpoczynku dobowego oraz tygodniowego.

Mimo krótszego okresu rozliczeniowego, jaki jest możliwy do zastosowania w systemie równoważnym dopuszczającym przedłużenie czasu pracy do 12 godzin na dobę, warto również takiego wydłużenia dokonać. W praktyce może to uczynić do 3 miesięcy każdy pracodawca, gdyż niejasne sformułowanie kryteriów wydłużenia przez ustawodawcę musi być interpretowane na korzyść pracodawcy. W takim systemie czasu pracy możliwość elastycznego planowania pracy jest również szeroka przy założeniu, że pracodawca zdecyduje się na wprowadzenie przedłużonego okresu rozliczeniowego.

Pracodawca prowadzący sklep z zabawkami w jednej z galerii handlowych, w grudniu każdego roku przeżywa oblężenie klientów. Początek kolejnego roku to natomiast zawsze okres niewielkiej liczby klientów odwiedzających sklep. W związku z taką specyfiką sprzedaży pracodawca wprowadził 3-miesięczny okres rozliczeniowy czasu pracy, obejmujący kolejne miesiące od grudnia do lutego, od marca do maja itd. Pracodawca zaplanował czas pracy pracowników sklepu w następujący sposób w okresie rozliczeniowym:

W5 – dzień wolny z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy,

W – niedziele i święta.

Takie rozplanowanie pracy jest dopuszczalne w równoważnym systemie czasu pracy i nie narusza obowiązujących przepisów prawa pracy. Pracownicy mają zapewnione w każdym przypadku odpoczynki dobowe, tygodniowe oraz przeciętnie 5-dniowy tydzień pracy w okresie rozliczeniowym. Pracownicy nie wykonywali również pracy w godzinach nadliczbowych. Gdyby pracodawca nie zdecydował się na wydłużenie okresu rozliczeniowego czasu pracy do 3 miesięcy, tylko stosował podstawowy 1-miesięczny okres rozliczeniowy dla systemu równoważnego, to w grudniu 2011 r. i w styczniu 2012 r. pracownikom przysługiwałby oprócz normalnego wynagrodzenia czas wolny lub dodatki za pracę nadliczbową.

Wady długiego okresu rozliczeniowego

Długi okres rozliczeniowy ma też swoje minusy. Dotyczy to kwestii związanych z wynagrodzeniem pracowników pracujących w takim okresie rozliczeniowym. Jeżeli pracownicy są wynagradzani stawką miesięczną, to wówczas za miesiąc, w którym przepracują liczbę godzin poniżej nominalnego wymiaru czasu pracy, muszą otrzymać wynagrodzenie, które wynika z ich umów o pracę. Natomiast jeżeli pracownik jest wynagradzany stawką godzinową, trzeba mu zapewnić co najmniej minimalne wynagrodzenie za dany miesiąc pracy.

Pracownicy pracują w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym. W okresie rozliczeniowym od 1 kwietnia do 30 czerwca br. jeden z pracowników przepracował:

• w kwietniu 200 godzin,
• w maju 200 godzin,
• w czerwcu 88 godzin.

---

Pracownik jest wynagradzany stawką godzinową w wysokości 10 zł. Za kwiecień i maj otrzymał 2000 zł. Natomiast w czerwcu zarobił 1120 zł, ale pracodawca powinien mu wypłacić za ten miesiąc minimalne wynagrodzenie w wysokości 1500 zł. W sumie za te 3 miesiące pracownik zarobi 5500 zł. Gdyby pracował w każdym z tych miesięcy zgodnie z nominalnym wymiarem czasu pracy, zarobiłby w sumie 4880 zł. Nominalne wymiary czasu pracy w tym okresie rozliczeniowym wynoszą bowiem:

• w kwietniu 2012 r. – 160 godzin, a więc pracownik zarobiłby 1600 zł,
• w maju 2012 r. – 168 godzin, a więc pracownik zarobiłby 1680 zł,
• w czerwcu 2012 r. – 160 godzin, a więc pracownik zarobiłby 1600 zł.

Pracownik jest wynagradzany stawką miesięczną w wysokości 2000 zł. Pracuje w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym czasu pracy, który pokrywa się z kwartałami roku kalendarzowego. W okresie rozliczeniowym od 1 kwietnia do 30 czerwca br. pracownik przepracował:

• w kwietniu 200 godzin,
• w maju 200 godzin,
• w czerwcu 88 godzin.

Ponieważ pracownik jest wynagradzany stawką miesięczną, za każdy miesiąc powinien otrzymać 2000 zł wynagrodzenia bez względu na liczbę przepracowanych godzin. Można wprawdzie spotkać się w tym przypadku z poglądem, że za miesiące, w których pracownik wypracował godziny przekraczające nominalny czas pracy, tj. za kwiecień i maj, trzeba pracownikowi oprócz miesięcznej pensji wypłacić dodatkowo wynagrodzenie, ale przyjęcie takiego stanowiska powodowałoby, że zatrudnienie pracownika w okresie rozliczeniowym powyżej 1 miesiąca zawsze prowadziłoby do dodatkowych kosztów dla pracodawcy. Z tego powodu pogląd ten jest krytykowany przez większość ekspertów prawa pracy.

Krótki okres rozliczeniowy bezpieczny w systemie podstawowym

Stosowanie krótkich okresów rozliczeniowych czasu pracy sprawdza się jedynie w podstawowym systemie czasu pracy, kiedy rzadko występuje praca w dniach wolnych wynikających z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Pracodawca prowadzący działalność od poniedziałku do piątku po 8 godzin dziennie nie ma potrzeby stosowania wydłużonych okresów rozliczeniowych, a rozliczenie sporadycznych godzin nadliczbowych w jednym miesiącu nie będzie dla niego zbyt kłopotliwe. Nawet gdyby nie udało mu się zrekompensować takich godzin czasem wolnym w tym samym okresie, może to uczynić w kolejnych okresach, jeżeli pracownicy złożą stosowne pisemne wnioski w tym zakresie (art. 151² § 1 Kodeksu pracy). Również sporadycznie występująca praca w soboty może być przez niego zrekompensowana udzieleniem innego dnia wolnego od pracy do końca okresu rozliczeniowego. Należy jednak pamiętać, że brak takiej rekompensaty zawsze będzie powodował naruszenie przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy nawet w przypadku, gdy pracodawca wypłaci za te średniotygodniowe godziny nadliczbowe wynagrodzenie ze 100% dodatkiem. Dlatego również w systemie podstawowym warto skorzystać z możliwości wydłużenia okresu rozliczeniowego nawet do 4 miesięcy. W tym przypadku wydłużenie okresu rozliczeniowego nie wymaga żadnych dodatkowych formalności.

Wnioski

Wybierając odpowiedni system czasu pracy pracodawca musi kierować się przede wszystkim aspektami związanymi z danym systemem, a nie tylko możliwością zaplanowania pracownikom dłuższej pracy. Bardzo ważnym elementem związanym z doborem systemu czasu pracy jest długość okresu rozliczeniowego, jaki został dla danego systemu przewidziany w Kodeksie pracy. Dłuższe okresy rozliczeniowe są dla pracodawcy zawsze bardziej korzystne od krótszych. Umożliwiają bowiem bardziej elastyczne gospodarowanie czasem pracy pracownika, pozwalając na zaplanowanie pracownikowi dłuższego miesięcznego wymiaru czasu pracy i następnie skrócenie wymiaru w pozostałych miesiącach. Daje to pracodawcy możliwość uniknięcia wypłacania wynagrodzenia za godziny nadliczbowe.

Im krótszy okres rozliczeniowy, tym większe prawdopodobieństwo, że pracodawca nie zdąży w całości zrekompensować pracownikowi dodatkowej pracy i w konsekwencji będzie musiał wypłacić pracownikowi należności za pracę nadliczbową, a ponadto może w związku z tym popełnić wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym.

Podstawa prawna:

• art. 128–146, art. 150, art. 151, art. 151¹–151³ Kodeksu pracy.