Pracownica została wezwana do sądu w charakterze świadka, w sprawie kradzieży, która miała miejsce w aptece. Pracownica jest zatrudniona na stanowisku kierownika apteki i na co dzień zarządza tą apteką w imieniu pracodawcy. Termin sprawy wypada w dniu wolnym od pracy, gdyż pracownica jest zatrudniona w systemie równoważnym. Czy pracodawca powinien udzielić godzin wolnych za czas spędzony w sądzie?
Rada
Nie. Pracodawca nie ma obowiązku udzielania pracownikowi dodatkowego dnia czy czasu wolnego jako rekompensaty za stawienie się w sądzie jako świadek w sprawie dotyczącej pracodawcy w dniu, który zgodnie z harmonogramem pracy był dla pracownika dniem wolnym.
Uzasadnienie
Co do zasady pracodawca jest zobowiązany do udzielenia czasu wolnego pracownikowi, który został wezwany do stawiennictwa w sądzie lub przed innymi organami państwowymi, takimi jak policja czy prokuratura. Nie ma znaczenia, czy pracownik został wezwany jako strona czy jako świadek, a także czy sprawa ma charakter służbowy czy prywatny. Pracodawca, zwalniając pracownika, musi wziąć pod uwagę nie tylko sam czas trwania rozprawy, ale także czas niezbędny na dojazd do sądu.
Natomiast pracownikowi, który miał zaplanowany w grafiku dzień wolny i został wezwany do stawienia się na rozprawie w tym dniu, nie udziela się innego dnia wolnego czy dodatkowych godzin wolnych.
Pracownik zatrudniony w równoważnym systemie czasu pracy został wezwany do sądu w roli świadka na 16 stycznia 2024 r. na godz. 10.00. Pracownik miał w grafiku zaplanowany ten dzień wolny z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy. Stroną pozwaną w sprawie, w której pracownik został powołany na świadka, jest pracodawca. Pracownik ma obowiązek stawić się w sądzie w dniu wolnym od pracy i nie należy mu się z tego tytułu żadna rekompensata – ani w postaci czasu wolnego, ani pieniężna. Nie ma znaczenia w tej sytuacji fakt, że sprawa dotyczyła interesów pracodawcy.
Zasady usprawiedliwiania nieobecności pracownika wezwanego do sądu
Podstawą do usprawiedliwienia nieobecności jest przedłożenie przez pracownika imiennego wezwania do osobistego stawienia się w sądzie. Po rozprawie wezwanie powinno zostać uzupełnione o adnotację potwierdzającą obecność pracownika w sądzie. Pracownik nie musi składać innego, dodatkowego wniosku. Informacja o wezwaniu do sądu powinna zostać przedłożona tylko do wglądu. Pracodawca nie może przechowywać jej w aktach osobowych. Pracodawca nie może też wymagać od pracownika, aby w dniu rozprawy korzystał z urlopu wypoczynkowego albo urlopu bezpłatnego. O swojej nieobecności pracownik powinien powiadomić pracodawcę bezzwłocznie po otrzymaniu wezwania. Nie powinno dochodzić do sytuacji, w których pracownik nie pojawia się w pracy, a w następnym dniu powiadamia pracodawcę, że nieobecność była spowodowana koniecznością złożenia zeznań w sądzie.
Pracodawca ma obowiązek udzielić czasu wolnego pracownikowi wezwanemu do sądu i nie ma prawa żądać od pracownika wnioskowania na ten dzień o urlop wypoczynkowy lub bezpłatny.
Czas zwolnienia na rozprawę w sądzie
Zwolnienie na czas stawiennictwa w sądzie nie jest równoznaczne z udzieleniem całego dnia wolnego. W sytuacji gdy pracownik miał zaplanowaną pracę na więcej godzin, niż trwały czynności procesowe, powinien wrócić i świadczyć pracę przez resztę dnia. Terminy wezwania do sądu są niezależne od pracodawcy i często pozostają w sprzeczności z jego interesem, ponieważ może pojawić się problem z zapewnieniem prawidłowego toku pracy podczas niespodziewanej nieobecności.
Rekompensata za utratę wynagrodzenia za pracę
Pracodawca jest zobligowany do usprawiedliwienia nieobecności pracownika, który musi stawić się w sądzie w godzinach pracy, jednak czas ten jest nieobecnością usprawiedliwioną niepłatną, czyli pracownik nie otrzymuje za nią wynagrodzenia, ponieważ przysługuje ono za pracę wykonaną. Nie ma jednak przeszkód, aby pracodawca wypłacił wynagrodzenie pracownikowi, który został wezwany jako świadek w sprawach dotyczących pracodawcy. Jednak jest to jego dobra wola, nie zaś regulacja prawa pracy.
O zwrot utraconego zarobku pracownik może zwrócić się do sądu, jeżeli stawiennictwo na rozprawie przypadało w godzinach pracy pracownika i utracił on z tego tytułu zarobek. Na wniosek pracownika pracodawca ma obowiązek wydać zaświadczenie określające wysokość wynagrodzenia za czas zwolnienia.
Pracownik zatrudniony w równoważnym systemie czasu pracy w dniu, w którym został wezwany do sądu w roli świadka, miał zaplanowaną pracę od godz. 8.00 do 20.00. Rozprawa została wyznaczona na 9.00 rano i trwała 2 godziny. Pracownik o godz. 12.00 powrócił do pracy. Za czas od godz. 12.00 do 20.00 pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia za pracę. Za 4 poranne godziny pracodawca nie wypłaca pracownikowi wynagrodzenia, jednak wystawia mu zaświadczenie o utraconych zarobkach.
W przypadku stawiennictwa w sądzie przypadającego poza godzinami czy dniem pracy pracownika pracodawca nie wystawia zaświadczenia o utraconym zarobku, ponieważ wizyta w sądzie nie wpłynęła na czas, który pracownik musiał przepracować w danym miesiącu, a więc nie miała też przełożenia na wynagrodzenie.
§ 6, § 16 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1632
art. 86 ustawy z 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych – j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1144; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1860
Anna Frączek
specjalista ds. kadr i płac, praktyk z zakresu prawa pracy