Każdy pracodawca jest zobowiązany ustalić rozkłady czasu pracy swoich pracowników w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy, a w przypadku braku takich aktów wewnątrzzakładowych – w obwieszczeniu (art. 150 § 1 k.p.). Przepisy Kodeksu pracy nie definiują pojęcia „rozkład czasu pracy” oraz nie określają dokładnie, czy pojęcia „rozkład czasu pracy” i „harmonogram czasu pracy” są tożsame. W praktyce większość ekspertów przyjmuje, że rozkład i harmonogram czasu pracy to nie to samo. Ten pierwszy określa jedynie w sposób ogólny zasady organizacji czasu pracy u danego pracodawcy, drugi zaś doprecyzowuje ogólne reguły wynikające z rozkładu czasu pracy na konkretny okres i dla indywidualnej osoby. Ze względu na różnego rodzaju absencje pracowników od dłuższego czasu istniały w praktyce wątpliwości, czy i kiedy pracodawca może w już ustalonym harmonogramie czasu pracy wprowadzać zmiany. Wątpliwości pracodawców w tym zakresie zostały rozstrzygnięte po wydaniu przez Główny Inspektorat Pracy stanowiska, zgodnie z którym pracodawca nie może dowolnie zmieniać w trakcie okresu rozliczeniowego harmonogramu czasu pracy (stanowisko z 6 kwietnia 2009 r., nr GPP-417-4560-19/09/PE/RP w sprawie naruszenia doby pracowniczej po wolnym dniu). Zmiana harmonogramu to praktycznie każda zmiana godzin pracy danego pracownika w poszczególnych dniach. Zdaniem PIP zmiana ustalonego czasu pracy jest możliwa tylko w sytuacjach określonych w Kodeksie pracy oraz w sytuacjach wskazanych w przepisach wewnątrzzakładowych, np. w przypadku choroby pracownika.
Zmiana ustalonego rozkładu czasu ma miejsce w dwóch sytuacjach:
- gdy pracodawca udziela pracownikowi dnia wolnego w zamian za pracę w niedzielę lub święto (art. 15111 k.p.),
- gdy pracodawca udziela pracownikowi, w terminie uzgodnionym z tym pracownikiem, dnia wolnego w zamian za pracę w dniu wolnym wynikającym z 5-dniowego tygodnia pracy (art. 1513 k.p.).
Zapisy, jakie mogą się znaleźć w przepisach wewnątrzzakładowych, a które będą dawały pracodawcy możliwość zmiany harmonogramu, mogą dotyczyć przyczyn niezależnych od pracodawcy, tj. nieplanowanej nieobecności pracownika spowodowanej chorobą, urlopem, opieką nad dzieckiem i innym członkiem rodziny. Państwowa Inspekcja Pracy w takich sytuacjach akceptuje zmiany w harmonogramie, aby nie powodować zakłóceń w pracy zakładu, pod warunkiem że okoliczności te zostaną zawarte w przepisach firmy.
PRZYKŁAD
Pracodawca jest zobowiązany do tworzenia regulaminu pracy. Aby mógł zmieniać ustalone na okres rozliczeniowy harmonogramy, zawarł w treści regulaminu następujące zapisy:
- pracodawca może dokonywać zmian w ustalonym harmonogramie czasu pracy,
- o dokonanych zmianach pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników najpóźniej z jednodniowym wyprzedzeniem,
- zmiana harmonogramu może nastąpić w następujących sytuacjach:
– udzielenia pracownikowi dnia wolnego w zamian za pracę w niedzielę lub święto zgodnie z art. 15111 k.p.,
– udzielenia pracownikowi, w terminie uzgodnionym z tym pracownikiem, dnia wolnego w zamian za pracę w dniu wolnym wynikającym z 5-dniowego tygodnia pracy zgodnie z art. 1513 k.p.,
– nieobecności w pracy innego pracownika związanej z chorobą, urlopem, opieką nad dzieckiem lub członkiem rodziny oraz innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
– w związku z zaistnieniem szczególnych potrzeb pracodawcy pracownicy mogą być zobowiązani do pracy w godzinach nadliczbowych, które mogą być zlecane również tego samego dnia, w którym taka praca ma wystąpić; w takim przypadku niedopuszczalna jest zmiana obowiązującego pracownika harmonogramu czasu pracy.
Pracownik zatrudniony w tym zakładzie we wrześniu miał wykonywać pracę na II zmianę, która przypadała od poniedziałku do piątku w godzinach od 14.00 do 22.00. W poniedziałek poinformował pracodawcę o tym, że przez następne 7 dni będzie nieobecny w pracy w związku z chorobą.
Pracodawca w poniedziałek nie może dokonać zmiany harmonogramu za ten dzień, ale może polecić innym pracownikom pracę w nadgodzinach, natomiast od wtorku może dokonać zmian w ustalonych wcześniej harmonogramach czasu pracy innych pracowników, gdyż zgodnie z pkt 2 regulaminu w poniedziałek może poinformować pracowników o dokonanych zmianach.
Wszystkie inne sytuacje poza określonymi w art. 1513 i 15111 k.p. oraz określone w przepisach wewnątrzzakładowych nie dają pracodawcy podstaw do tego, aby zmieniać ustalony harmonogram czasu pracy. Sytuacje wymagające np. zwiększonej obsady pracowników w danym czasie, a wynikające ze szczególnych potrzeb pracodawcy, uprawniają go do polecenia załodze pracy w nadgodzinach.
Podstawa prawna:
- art. 150, 1511, 1513, 15111 k.p.