W pierwszym etapie
Podczas definiowania projektu większość pracy będzie dotyczyła ustalenia ze zleceniodawcą i resztą zespołu dokładnego sformułowania projektu, wyznaczenia jego celów, opracowania struktury podziału pracy oraz określenia niezbędnych zasobów. Do tego niezbędne są bardzo dobre umiejętności komunikacyjne, aby jak najlepiej określić oczekiwania klienta czy sponsora. Błędy na tym etapie mogą spowodować przeznaczenie nadmiernych zasobów (czasu, pieniędzy itp.) na realizację celów, które mają niewielkie znaczenie dla sponsora, kosztem tych, które są naprawdę istotne. Umiejętność aktywnego słuchania oraz właściwego zadawania pytań to podstawowy warsztat dobrego menedżera projektu.
Na każdym z etapów projektu ważne jest, aby nauczyć się odcinać od własnych założeń, które mogą zniekształcać docierające do nas informacje.
Zarówno definiowanie, jak i planowanie projektu może się wydawać osobom nastawionym na działanie i wyniki stratą cennego czasu, jednak właściwe przygotowanie, odpowiedni dobór osób i umiejętne rozdzielenie im odpowiedzialności to podstawa sukcesu, stąd też nie powinniśmy żałować poświęconego na to czasu.
Niezwykle ważne we wstępnych fazach jest stworzenie jasnego planu działania, obejmującego zarówno oczekiwaną kolejność rezultatów, jak i przejrzysty harmonogram działań. Należy go sporządzić wspólnie z resztą osób zaangażowanych w realizację projektu, tak by cele były dla wszystkich zrozumiałe oraz aby na bieżąco wyjaśnić ewentualne nieporozumienia z nimi związane. Tutaj umiejętności komunikacyjne odnoszą się już do zespołu realizującego dany projekt, aczkolwiek warto pozostawać też w kontakcie ze zleceniodawcą, potwierdzając dostępność zasobów (czas, środki finansowe, liczba pracowników itp.) oraz zabezpieczając realizację planu.
Przyswajanie informacji
Na etapie realizowania projektu ważne jest nie tylko bieżące jego monitorowanie, lecz także w razie konieczności modyfikacja. Wiele osób realizujących projekty traktuje zmiany w stosunku do pierwotnego planu jako przejaw braku profesjonalizmu, a nawet oznakę porażki. Tymczasem zmieniają się warunki, pojawiają się nowe możliwości, a czasem nieprzewidziane trudności, więc elastyczne podejście do planu działania może przyczynić się do sukcesu. Oczywiście wszelkie zmiany powinny zachodzić w porozumieniu z klientem i w ramach założeń wspólnie z nim poczynionych. Na tym etapie niezbędne jest więc umiejętne pozyskiwanie od zespołu informacji na temat realizacji projektu i jeśli to konieczne, modyfikacja pierwotnego planu. W końcowej fazie zamykania projektu ważne jest także dokonanie jego oceny i wyciągnięcie wniosków mogących posłużyć w przyszłości sprawniejszemu przechodzeniu przez niektóre etapy realizacji oraz uniknięciu pewnych błędów.
System powiązań
Pomimo najlepszego przygotowania, nie sposób uniknąć w trakcie realizacji projektu problemów związanych z zarządzaniem ludźmi. Często możemy się czuć zagubieni, nie wiedząc, skąd się one biorą, i nie mogąc ich w odpowiednim momencie naprawić. Wykorzystywany w takim wypadku może być model zarządzania wynikami pracy (Human Performance System) stworzony przez Kepner-Tregoe. Odwołuje się on do skinnerowskiej metody warunkowania i polega na przeanalizowaniu pięciu czynników (wyszczególnionych na schemacie) mających wpływ na ostateczne efekty działania.
Zazwyczaj w naturalny sposób przypisujemy odpowiedzialność za niepowodzenie konkretnej osobie czy grupie realizującej dane zadanie. Zdarza się, że zastępujemy wtedy takie osoby innymi, jednak problem po jakimś czasie powraca. Czujemy się wtedy bezsilni. Aby uniknąć takiej sytuacji, warto przeanalizować dokładnie warunki, w jakich realizujemy projekt (zobacz schemat).
Praktyczną wiedzą wypływającą z modelu stosowanego przez KT jest to, że jednostka (grupa) może posiadać wszelkie potrzebne umiejętności i kompetencje do wykonania powierzonego zadania, jednak zarówno na jej zachowanie, jak i na końcowy efekt jej pracy wpływają dodatkowe czynniki.
Wpływ środowiska
Najczęstszym problemem bywa niedocenianie wpływów środowiskowych (czyli sytuacji).
Przykładowo gdy dana osoba nie wywiązuje się odpowiednio z powierzonego zadania, należałoby spojrzeć obiektywnie na jej sytuację – czy miała ona odpowiednie warunki pracy, niezbędne informacje, czy nie zachodził konflikt między wymaganiami stawianymi jej przez kilku przełożonych itd. Aby zadanie mogło być dobrze wykonane, każda z zaangażowanych osób musi w pełni rozumieć, czego się od niej oczekuje, na które elementy zwrócić szczególną uwagę oraz kiedy upływa termin realizacji. Wydaje się to dość oczywiste, jednak różnimy się pod względem nie tylko osobowości, lecz także uprzednich doświadczeń wyniesionych z innych miejsc pracy i to, co w jednym miejscu uważane było za realizację zadowalającą, w innym może zupełnie nie znaleźć uznania.
Konsekwencja o osiągnięcia
Analizując wpływ konsekwencji na wynik pracy, warto określić, które z nich będą dla danej osoby pozytywne, a które negatywne. Zależy to w dużej mierze od osobowości danej osoby oraz od sytuacji, w której się znajduje. Dla jednego niezadowolenie kierownika projektu może być wystarczającą konsekwencją negatywną, powodującą chęć poprawy, podczas gdy dla innego, bardziej odpornego na czyjeś nastroje, nie będzie to miało wielkiego znaczenia.
Wielokroć spotykamy się z konsekwencjami, które w danym momencie wydają się neutralne, jednak okazują się negatywne. Przykładowo ukończenie zadania przed terminem skutkować może przydzieleniem kolejnego zadania – w większości wypadków wywoła to niechęć do szybkiego wykonywania pracy. Podobnie ze sprzedażowym „wyrabianiem normy” – zdarza się, że osoba, która wykona więcej niż jest oczekiwane, nie spotyka się z pozytywnymi konsekwencjami w postaci np. premii, lecz z podwyższeniem oczekiwań i zwiększeniem planów sprzedażowych na przyszłość. Tego typu konsekwencje prowadzą do efektów przeciwnych do oczekiwanych.
Złoty feedback
Innym ważnym czynnikiem mającym wpływ na efektywność pracy jest informacja zwrotna. Dużo się słyszy na temat jej wagi, jednak w praktyce często ogranicza się ona do zdawkowych stwierdzeń typu „super”, „źle”, „następnym razem zrób to lepiej”. Aby informacja zwrotna mogła być skuteczna i mieć realny wpływ na kształtowanie zachowania, musi być przede wszystkim jasna i konkretna. Chodzi o zrozumiałe przekazanie, co dana osoba zrobiła dobrze (wykonała zadanie na czas, efektywnie współpracowała z innymi itp.), a co powinna poprawić. Takie przekazanie informacji nie ma na celu poprawy lub pogorszenia czyjegoś nastroju, lecz zwrócenie uwagi na to, co jest dla nas (i dla realizowanego projektu) szczególnie istotne (w niektórych sytuacjach będzie to terminowość, w innych np. ważniejsza może być dokładność i jakość wykonanego zlecenia).
Skuteczna komunikacja
Aby móc efektywnie radzić sobie z problemami, które są, niestety, nieodłącznym elementem procesu zarządzania ludźmi, poza przyjęciem dobrej strategii (jak np. proponowany powyżej model) kluczowe są umiejętności komunikacyjne. Bez nich trudno sobie wyobrazić sukces jakiegokolwiek przedsięwzięcia, w które jest zaangażowanych więcej niż jedna osoba.
Na skuteczną komunikację składa się wiele czynników, z którymi prawdopodobnie wielu kierowników projektów spotkało się w trakcie różnych szkoleń doskonalących umiejętności interpersonalne. Jednak pomimo znajomości tego tematu, w praktyce często to właśnie brak umiejętności komunikacyjnych prowadzi do poważnych problemów. Wynika to w dużej mierze z faktu, iż nie jest to wiedza, którą wystarczy posiąść, lecz raczej konkretne umiejętności, które (jeśli nie posiada się ich w naturalny sposób) warto wyćwiczyć. Ważne jest przede wszystkim nasze nastawienie, a szczególnie świadomość, że nie wiem wszystkiego, więc muszę uważnie słuchać, zdobywać informacje, organizować je i analizować oraz przekazywać dalej.
Sztuka pytania
Zadając więcej pytań otwartych niż zamkniętych, mamy szanse dowiedzieć się czegoś nowego, nie tylko potwierdzić lub zaprzeczyć posiadanym dotychczas informacjom. Podobnie z pytaniami nastawionymi na fakty lub na emocje – jedne i drugie mogą się w określonych sytuacjach okazać przydatne. Na przykład jeśli interesuje nas uzyskanie czyjejś opinii, dobrze jest stosować te nakierowane na emocje, szczególnie w przypadku narastania konfliktu w grupie. Dzięki nim po rozładowaniu napięcia poszczególne osoby mogą skupić się z powrotem na faktach i realizowaniu planu.
Pełne rozumienie
Niezbędnym elementem komunikacji jest aktywne słuchanie, oznaczające zrozumienie pełnego znaczenia tego, co jest do nas mówione – zarówno faktów, jak i emocji. Często popełnianym błędem jest myślenie o czymś innym zamiast skupienia się na odpowiedzi, zakładając po pierwszych słowach, że już wiemy, co ktoś chce nam powiedzieć. Czasem wybiegamy myślami wprzód, planując dalszą część rozmowy, przez co istotne informacje mogą nam ulecieć. Takie rozproszenie uwagi prowadzić może do pominięcia wskazówek niewerbalnych, które odgrywają istotną rolę w przekazie informacji. Należy być więc uważnym i świadomym faktu, że informacja może posiadać „drugie dno”, może być wypowiedziana ironicznie lub żartobliwie, co zmienia czasami całkowicie jej sens.
Własne źródło
Zarządzanie ludźmi w projekcie można podsumować jako po części naukę, a po części sztukę. Dużą rolę odgrywa w nim nasza wiedza i doświadczenie, które można stale poszerzać, z drugiej strony wiele będzie zależeć też od naszych umiejętności – inspirowania i motywowania, rozwiązywania konfliktów, zarażania entuzjazmem. Stąd nieodzowną częścią takiej pracy jest nie tylko wiedza i doświadczenie, lecz także nieustanna praca nad sobą.
UWAGA
Ważne, by na tym etapie poświęcić czas na zapoznanie uczestników z całością realizowanego projektu, aby w dalszych etapach mogli lepiej rozumieć swój udział i jego znaczenie.
@RY1@i13/2011/004/i13.2011.004.000.0034.001.jpg@RY2@
UWAGA
Gdy dana osoba nie spełnia naszych oczekiwań, warto prześledzić czynniki mające wpływ na jej zachowanie. Dobrze jest wychodzić z założenia, że nikt nie przychodzi do pracy, ani nie przystępuje do danego projektu z założeniem porażki, z reguły ludzie chcą działać dobrze i wykonywać z sukcesem powierzone im zadania.