Przede wszystkim należy zwrócić uwagę na cel, jaki ma być osiągnięty za pomocą wywiadu. Jeżeli zależy nam na szybkiej ocenie wstępnej, niezastąpiona będzie krótka, ogólna rozmowa „eliminacyjna” pozwalająca na podjęcie decyzji, czy proces selekcji powinien w danym przypadku być kontynuowany. Jeżeli tak, kolejnym etapem powinien być ustrukturalizowany wywiad szczegółowy, pozwalający na uzupełnienie ewentualnych braków dotyczących doświadczenia zawodowego kandydata, jego wiedzy i umiejętności (np. znajomość języków obcych, obsługa komputera) przydatnych dla pracodawcy oraz lepsze poznanie go jako człowieka. Wywiad ten powinien w efekcie dać nam pełen zestaw informacji potrzebnych do podjęcia decyzji, czy i w jakim stopniu dany kandydat spełnia nasze oczekiwania.
Jakie są najważniejsze zasady dotyczące planu i struktury wywiadu, które pomogą w przygotowaniu profesjonalnej rozmowy kwalifikacyjnej?
Po pierwsze – dobry plan
Zarówno teoretycy, jak i praktycy biznesu mówią najczęściej, że dobry wywiad powinien składać się z następujących elementów: wprowadzenie, przekazanie informacji na temat firmy i jej organizacji oraz stanowiska pracy i związanych z nim obowiązków, zebranie informacji o kandydacie, podsumowanie oraz zakończenie rozmowy.
Wprowadzenie to powitanie, uścisk dłoni, zajęcie miejsc oraz pierwsze kilka zdań będących zazwyczaj luźną rozmową towarzyską, np. o tym, czy kandydat nie miał problemów z dotarciem na miejsce spotkania. Prowadzący rozmowę powinien się przedstawić, podając też swoje stanowisko i pozycję w firmie. To ważne, bo daje kandydatowi poczucie bezpieczeństwa, że rozmawia z właściwą osobą i może jej udzielić pełnych i wyczerpujących wypowiedzi. Wprowadzenie ma też za zadanie rozładować ewentualne zdenerwowanie uczestników spotkania. Jeżeli na wstępie nie uda się tego zrobić, napięcie i negatywne emocje będą towarzyszyły całemu spotkaniu, uniemożliwiając tym samym pozyskanie potrzebnych informacji.
Przedstawienie firmy oraz stanowiska i związanych z nim obowiązków pozwala na rozwianie wszelkich wątpliwości, jakie może mieć kandydat w związku z ofertą pracy. Szczegółowe omówienie zakresu odpowiedzialności i oczekiwań związanych ze stanowiskiem bywa kluczowe dla dalszego procesu rekrutacji – może bowiem okazać się, że kandydat nie zrozumiał treści ogłoszenia lub informacji uzyskanej telefonicznie przed spotkaniem i w nowych dla niego okolicznościach nie jest zainteresowany daną ofertą. Taka prezentacja powinna odbyć się zaraz po wprowadzeniu, a nie – jak to często się zdarza – dopiero po etapie zebrania informacji o kandydacie. Zaoszczędzi to wszystkim czasu i niepotrzebnego rozczarowania.
Niewątpliwie najważniejszą część wywiadu stanowi zbieranie informacji o kandydacie. Zwykle zaczyna się od omówienia aktualnego miejsca pracy kandydata, a następnie jego poprzednich doświadczeń zawodowych. Przy każdym z nich należy uzyskać szczegółowe informacje na temat zakresu obowiązków, możliwości awansu zawodowego, jak kandydat był oceniany przez swojego pracodawcę na danym stanowisku, jak długo trwała jego współpraca z firmą i co było powodem jej zakończenia. Wskazane jest też pytanie o przebyte kursy, szkolenia zawodowe i zdobyte dzięki nim kwalifikacje. Nie może również zabraknąć pytania o powód, dla którego kandydat zainteresowany jest zmianą pracy, co go zmotywowało do podjęcia takiej decyzji i jakie są jego dalsze plany zawodowe.
W zależności od tego, czy przewidujemy kolejne spotkania z kandydatem (np. z jego przyszłym przełożonym, dyrektorem generalnym itp.) na tym etapie rozmowy może paść również pytanie o oczekiwania finansowe kandydata związane z przedstawioną ofertą.
Zamknięcie wywiadu to podsumowanie uzyskanych informacji, mające na celu sprawdzenie, czy są one wystarczające do podjęcia decyzji dotyczącej danego kandydata. Jest to też dobry moment na to, aby pozwolić mu na zadanie pytań i aby rozwiać jego wątpliwości, które mogły się pojawić podczas rozmowy. Ten etap stwarza też możliwość dopytania o ważne szczegóły, o które zapomnieliśmy zapytać kandydata wcześniej.
Na zakończenie wywiadu należy poinformować kandydata, kiedy pozna wynik rozmowy i ostateczną decyzję, podziękować za zainteresowanie ofertą i przybycie na spotkanie. Warto też mieć w zanadrzu jakąś gotową formułę, będącą odpowiedzią na oczekiwania kandydata co do oceny jego kandydatury, opinii o przebiegu rozmowy.
Ostatni etap odbywa się po pożegnaniu kandydata i polega na ocenie jego przydatności dla firmy. Najlepiej dokonać jej od razu po zakończonym spotkaniu, według przygotowanego schematu.
Pytania, pytania, pytania...
Niezwykle ważne jest, aby pytania, które zadajemy w czasie rozmowy, były rzeczowe i konkretne. Przeprowadzenie rozmowy kwalifikacyjnej ułatwi nam wcześniej przygotowany scenariusz rozmowy i zestaw pytań, które chcemy zadać kandydatowi. Po pierwsze, zwiększy to efektywność rozmowy, po drugie zaś ułatwi porównanie wszystkich kandydatów oraz pozwoli na podjęcie obiektywnej decyzji co do wyboru najlepszego z nich. Oczywiście, w zależności od przebiegu spotkania, mimo przygotowania żelaznego zestawu pytań stanowiącego trzon rozmowy, warto też pozostać elastycznym, bowiem niejednokrotnie kandydat powie o czymś sam, bez naszego dopytywania, bądź też powie coś ważnego z punktu widzenia oferty, co będzie wymagało zadania dodatkowych pytań – przez nas nieprzewidzianych.
Pytania powinny być formułowane w sposób jasny i zrozumiały, aby rozmowa przebiegała w miłej i pozytywnej atmosferze. Warto zacząć od prostych pytań, które na początek rozluźnią kandydata i nie przysporzą mu dodatkowego stresu.
Następnie można przejść do pytań bardziej skomplikowanych. Rodzaj pytań zależeć będzie od tego, jakich informacji potrzebujemy od kandydata. Pytania zamknięte pozwolą nam uzyskać konkretne odpowiedzi (tak, nie). Z kolei dzięki pytaniom otwartym poznamy poglądy, sposób postrzegania i dokonywania oceny różnych problemów, a jednocześnie damy kandydatowi poczucie większego udziału w dyskusji, możliwość pełnego wypowiedzenia się na poruszony temat, a sama rozmowa przybierze charakter swobodnej konwersacji. Podczas rozmowy powinny przeważać pytania otwarte, np.: Gdzie i na jakich stanowiskach pracował Pan do tej pory? Za co był Pan odpowiedzialny w tej firmie? Czego nauczył się Pan w poprzedniej pracy? Za co najbardziej cenił Pana były pracodawca? Co spowodowało, że wybrała Pani ten zawód? Co motywuje Pana do zmiany pracy? Pracuje Pan lepiej w zespole czy indywidualnie? Dlaczego? Jakie umiejętności są, według Pani, najistotniejsze z punktu widzenia tego stanowiska? Którymi z nich Pani dysponuje? Co Pana najbardziej motywuje/demotywuje w pracy? Jak scharakteryzowałby Pan idealnego szefa? Czego oczekuje Pan od przyszłego pracodawcy? Dlaczego jest Pan zainteresowany naszą ofertą? Jakie są Pana oczekiwania finansowe? Jaki ma Pan okres wypowiedzenia?
Warto czasem zadać pytanie zaskakujące, nieoczekiwane przez kandydata, chociażby o jego znak zodiaku. Ważna w tym momencie jest nie jego odpowiedź, lecz sposób reakcji.
Niezależnie od skali „trudności” pytania, dajmy kandydatowi czas na zastanowienie się i udzielenie odpowiedzi. Niektóre pytania, które my zadajemy kolejny już raz, dla kandydata mogą być nowe i niespodziewane. Lepsze wrażenie zrobi ten, który wykorzysta chwilę ciszy na przemyślenia niż ten, który na siłę będzie szukał odpowiedzi, oby szybciej ją dać. Z kolei my pozostańmy cierpliwi i nie podpowiadajmy kandydatowi.
Niezręczne pytania
Są też pytania, które nie powinny paść podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Należą do nich pytania o wiek, stan zdrowia, stan cywilny, religię, poglądy polityczne, warunki zamieszkania i inne. Są one niezgodne z prawem i niekulturalne.
Materiał do analizy
Podczas rozmowy należy robić notatki, dzięki którym będzie można pamiętać odpowiedzi kandydata. Można je również wykorzystać, aby rozwijać swoją umiejętność przeprowadzania rozmów kwalifikacyjnych w przyszłości. Pytania, które okazały się nieistotne lub nie wniosły nic nowego, można spokojnie wykreślić z zestawu pytań, można też dodawać nowe.
W trakcie rozmowy należy zwracać uwagę nie tylko na to, co kandydat mówi, lecz także jak się zachowuje. Często to właśnie mowa ciała może powiedzieć o wiele więcej na temat osobowości niż odpowiedzi na konkretne pytania. Poza tym często pytania zadawane przez samego kandydata mówią o tym, jaki on jest i na czym mu najbardziej zależy w związku ze zmianą pracy.
Właściwe przygotowanie
Przed rozmową należy dokładnie przejrzeć życiorys kandydata. Trzeba wynotować wszelkie wątpliwości i wychwycone niejasności, tak aby w czasie spotkania pamiętać, by o nie zapytać. Twoim celem jest przecież pozyskanie jak najpełniejszego materiału do oceny i późniejszych decyzji rekrutacyjnych.
Planując spotkania, zawsze ustalaj realistyczny termin i czas rozmowy – uniknie się wtedy przekładania spotkań i sytuacji, w których ktoś musi na nas czekać. Szczegółowa rozmowa to minimum godzina. Należy unikać odbywania więcej niż pięciu, sześciu spotkań w ciągu jednego dnia. Rozmowy są wyczerpujące i nawet w najlepszym wypadku na drugi dzień nie będziesz w stanie dokonać właściwej oceny; nie wspominając o tym, że kandydaci zaczną się ze sobą mieszać.
Warunki zewnętrzne
Aby wywiad przebiegał w miłej atmosferze, a z kandydata mogło ujść skrępowanie i zdenerwowanie, powinniśmy zadbać o warunki zewnętrzne naszej rozmowy, takie jak aranżacja miejsca, właściwe oświetlenie, temperatura pomieszczenia, klimatyzacja. Te wszystkie czynniki powinny być wzięte pod uwagę i odpowiednio przygotowane, co bezpośrednio przełoży się na jakość rozmowy. Należy także zadbać o to, aby nikt w rozmowie nie przeszkadzał.
WAŻNE
Rekrutujący musi wiedzieć, jakie kwalifikacje i doświadczenie jest wymagane od poszukiwanego kandydata, jakimi cechami charakteru czy też szczególnymi umiejętnościami powinien on się wyróżniać. Rekrutacja na różne stanowiska wymagać będzie zestawów innych pytań.
WAŻNE
Wielu ludzi lubi rozmawiać o sobie. Opowiada długo i często zupełnie nie na temat. Pamiętajmy jednak, aby nie tracić wątku i w razie potrzeby grzecznie przerwać wypowiedź i samemu zacząć pytać. Nie pozwólmy rekrutowanemu przejąć inicjatywy.