Presja czasu, natłok obowiązków, świadomość nieuchronnie dobiegających terminów, a Ty masz problem ze skupieniem w pracy? Skąd on się bierze? Jak się okazuje zjawisko to dotyczy wielu pracowników, ale istnieją skuteczne sposoby radzenia sobie z nim.
Spędzamy w nim niemal, a niektórzy nawet więcej niż 1/3 swego życia, a jednak nie zawsze ten czas wykorzystujemy efektywnie. Biuro, bo o nim mowa, to miejsce, gdzie wiele bodźców może rozpraszać naszą uwagę. Z niektórymi z nich możemy sobie poradzić sami, usprawniając tym samym proces naszej pracy.
Czynniki zewnętrzne i wewnętrzne
Skupienie w pracy pomaga nam wykonać ją szybciej i lepiej. Czasami jednak, mimo wielu prób, ciężko nam zebrać myśli. Od czego warto zacząć, aby skutecznie walczyć z rozproszeniem uwagi w pracy? Najpierw trzeba zdiagnozować problem. Czy czynniki, które nas rozpraszają, pochodzą z zewnątrz czy też z naszego wnętrza? Jeżeli przyczyny są zewnętrzne, bardzo często możemy im zaradzić. Zbyt głośna muzyka? Bałagan na biurku? Niska temperatura powietrza? A może upał? Niewygodne buty… - to tylko kilka z przyczyn, na które mamy wpływ. Warto więc, jeszcze przed przystąpieniem do pracy zadbać o to, aby nic z zewnątrz nam już nie przeszkadzało. Jeżeli jednak okaże się w trakcie pracy, że coś nam dokucza, czasem lepiej jest poświęcić kilka minut na wyeliminowanie problemu, niż pracować kilka godzin w niekomfortowych warunkach i obniżonym skupieniu.
W przypadku czynników wewnętrznych, które nas rozpraszają, ich całkowite usunięcie nie jest już takie proste. Zazwyczaj naszą uwagę obciążają bowiem natrętne myśli, zwykle związane z osobistymi problemami, kłopotami finansowymi, problemami rodzinnymi. Trudno je wymazać z pamięci. Czasem jednak warto spróbować stawić im czoła. Dobrym rozwiązaniem może być, np. zapisanie ich na kartce albo w komputerze, rozmowa z bliską osobą. Jeżeli nie mamy wiele czasu, czasem warto wykonać chociaż krótki telefon, który pomoże nam zebrać myśli, wziąć się w garść i rozpocząć efektywnie pracę.
Zobacz również serwis: Motywowanie
Wykonywanie kilku zadań jednocześnie
Wielozadaniowość to czynnik, który możemy zaliczyć do wewnętrznych przyczyn rozpraszania się w trakcie pracy. Bardzo często mamy z nim do czynienia. Nasze tempo życia jest bardzo szybkie, w pracy musimy być zmobilizowani, działać bardzo dynamicznie, co zazwyczaj objawia się w wykonywaniu kilku zadań jednocześnie. Paradoksalnie jednak taki stan rzeczy tylko obniża naszą efektywność. Wykonując kilka czynności w tym samym czasie, skupiamy się na nich mniej, niż gdybyśmy mieli pochylić się w tym samym okresie tylko nad jedną z nich. Zazwyczaj jest tak, że trudno jest zrezygnować z pozostałych zadań, jednak, jeżeli tylko mamy taką możliwość, warto wyznaczać sobie priorytety i skupiać się na jednym zadaniu, a dopiero po jego zakończeniu, wykonywać następne.
Pomocne przy walczeniu z wielozadaniowością jest np. tworzenie list zadań do wykonania z uwzględnieniem priorytetu każdego zadania. Jeżeli mamy wrażenie, że często zdarza nam się pracować nad tematami, które rozwlekają się w czasie, kosztem innych zadań, warto podzielić sobie dzień na konkretne bloki czasu. Na naszej liście oprócz kolejności zadań, zaznaczamy sobie czas, jaki przeznaczamy na wykonanie danej sprawy. Oczywiście, jeżeli jest on zbyt krótki, wracamy do tego zajęcia po pewnym czasie, co też powinno być uwzględnione w naszym harmonogramie.
Polecamy także: Bierna obecność pracownika w pracy
Warunki sprzyjające skupieniu
Każdy z nas ma swoje sposoby na to, aby pracować efektywniej, tylko że bardzo często korzystamy z nich nieświadomie. Mając dużo pracy, niektórzy wolą zjeść kanapkę przy biurku niż iść do pokoju socjalnego, gdzie spożywanie posiłku może przeobrazić się w przydługą dyskusję z kolegą z pracy. Czasem warto jest więc unikać tego rodzaju sytuacji, gdzie współpracownicy mogą nas zagadywać, odciągając nasze myśli od zadania, nad którym właśnie pracujemy. Z całą pewnością wskazane są przerwy w pracy, jednak ważne jest to, aby ich czas był wyważony w stosunku do czasu poświęconego na wykonywane zadania.
Dobry rozwiązaniem jest też zachowanie porządku wokół siebie, na biurku, na pulpicie komputera i w skrzynce e-mailowej, np. dzięki zastosowaniu filtrów. Takie działanie pozwoli nam zyskać czas, który poświęcilibyśmy na szukanie informacji, a jednocześnie zbędne czynniki nie odwracają naszej uwagi od zasadniczego zadania, na którym planujemy się skupić.
Poza wszystkimi, wyżej wymienionymi metodami, jest jeszcze jedna, najskuteczniejsza. Nie zawsze da się zastosować, ale warto w nią zainwestować. Naprawdę na pracy potrafimy być skupieni wówczas, gdy nas interesuje. Warto więc zaangażować się w wykonywane zadnia, bo gdy będziemy lubić to, co robimy, problem z rozpraszaniem uwagi i niską efektywnością nie powinien nas dotyczyć, przynajmniej na co dzień.
Zadaj pytanie: Forum Kadry