Dzień HR-owca: podejmujcie decyzje na podstawie danych, ale nie gubcie człowieka [WYWIAD]

• Praca w HR
• Wykształcenie i umiejętności do pracy w HR
• Przygotowania działów HR do wdrożenia regulacji o jawności wynagrodzeń
• 4-dniowy tydzień pracy oczami HR
• Wzrost liczby pracowników wypalonych zawodowo
• Organizacja pracy w wakacje a praca zdalna
• Dzień HR-owca

Praca w HR

Redaktor infor.pl, Emilia Panufnik: Jak trafiła Pani do branży HR?

Anna Barbachowska, dyrektorka HR w ADP Polska: Tematyką HR zainteresowałam się już w trakcie studiów, gdzie wspólnie z jednym z profesorów mogłam zgłębiać tematykę zarządzania potencjałem ludzkim i badać model kompetencji managerskich. Przez ciekawość, jak wyglądają te aspekty w praktyce, zdecydowałam się zacząć aplikować do zespołów HR. Choć na początku bliżej było mi do pracy stricte operacyjnej, to wraz z nabieranym doświadczeniem zauważyłam, że najbardziej angażują mnie sytuacje, w których trzeba łączyć potrzeby ludzi z celami firmy. Pierwsze doświadczenia pokazały mi, jak duże znaczenie mają jakość współpracy, sposób podejmowania decyzji i to, jak ludzie czują się w swojej pracy na co dzień. Z perspektywy czasu myślę, że wybór ścieżki zawodowej to naturalny kierunek, który wynikał z zainteresowania ludźmi i organizacjami.

Co najbardziej lubi Pani w swoim zawodzie?

Najbardziej lubię to, że HR dzieje się tam, gdzie spotykają się ludzie i realne decyzje – i że mamy wpływ na jedno i drugie. Z jednej strony to duże tematy: kierunek rozwoju organizacji, kultura pracy, jakość przywództwa. Z drugiej – bardzo konkretne momenty, które dla pracownika są kluczowe jak „tu i teraz”. To może być dobrze przeprowadzony onboarding, dzięki któremu ktoś czuje się pewniej od pierwszych dni, szybka, jasna odpowiedź na trudne pytanie, poprawnie przygotowana umowa czy wynagrodzenie na czas – proste rzeczy budujące zaufanie. Lubię właśnie tę odpowiedzialność za całość doświadczenia pracownika – od strategii po detale, które często decydują o tym, jak organizacja jest postrzegana.

Jakie największe wyzwania w pracy HR-owca były kiedyś, a jakie są dziś? Jak zmieniła się praca HR w ciągu ostatnich lat?

Określmy na początek to „kiedyś”. Przyjmuję horyzont dwudziestu lat – taka jest mniej więcej moja perspektywa czasowa w związku z tą pracą. Jeszcze dwie dekady temu praca HR opierała się głównie na dokumentacji, procedurach i administracyjnych czynnościach związanych z zarządzaniem kadrami. Największym wyzwaniem było wówczas sprawne przeprowadzenie rekrutacji oraz pilnowanie dyscypliny pracy w biurze. Po drodze wydarzyło się parę rewolucji: zmiana technologiczna, pokoleniowa, pandemia. Zmieniły się oczekiwania ludzi wobec pracy, zmieniło się podejście do pracy – model jednej pracy na całe życie odszedł w siną dal, bardzo spadło bezrobocie w Polsce, wzrosła średnia wieku pracownika. To wszystko wpływa na HR. Naszym głównym zadaniem nie jest już samo zatrudnienie pracownika, do tego doszła walka o jego zatrzymanie, projektowanie elastycznych i efektywnych modeli pracy hybrydowej oraz dbanie o dynamikę pracy w zespołach i o dobrostan pracowników. Za sprawą rozwoju narzędzi technologicznych przeszliśmy długą drogę od intuicyjnego zarządzania ludźmi do analityki People Analytics i automatyzacji rutynowych zadań opartej na sztucznej inteligencji.

Wykształcenie i umiejętności do pracy w HR

Jakie wykształcenie wymagane jest do pracy w dziale kadr i płac? Jakie kursy przydają się w tej pracy?

W pracy w dziale kadr i płac wykształcenie kierunkowe nie stanowi warunku bezwzględnego. Najbardziej ceni się absolwentów finansów i rachunkowości, ekonomii, prawa oraz zarządzania. Kluczowa w tej roli jest umiejętność sprawnego poruszania się po przepisach prawa pracy i ubezpieczeń społecznych oraz chęć do pracy z liczbami. Sama teoria z uczelni to jednak za mało, dlatego w HR kluczowe znaczenie ma edukacja praktyczna. Kandydatom i pracownikom rekomenduje się certyfikowane kursy z zakresu naliczania wynagrodzeń i prawa pracy, np. te organizowane przez Stowarzyszenie Księgowych w Polsce. Do tego niezbędna jest znajomość obsługi komputerowych systemów kadrowo-płacowych. Jest ich wiele na rynku, każda firma lub biuro rachunkowe wybiera coś dla siebie, jednak ogólne zasady ich działania są podobne. Duzi pracodawcy zajmujący się outsourcingiem kadr i płac, oferują pracownikom naukę tych narzędzi używanych przez siebie. Wciąż przydaje się zaawansowana znajomość programu Excel. Liczy się także biegłość w dynamicznie zmieniających się przepisach, dlatego proces nauki w tym zawodzie trwa właściwie przez całą karierę. Nie zapominajmy jednak także o umiejętnościach komunikacyjnych – zarówno przy wyjaśnianiu kwestii pracownikom, jak i współpracy z innymi działami. Przydają się również organizacja pracy własnej, umiejętność radzenia sobie z presją czasu (np. przy zamknięciach list płac) oraz elastyczność w reagowaniu na zmiany przepisów i sytuacji biznesowej. Właśnie takie miękkie umiejętności możemy także doskonalić na kursach i szkoleniach.

Co jest największym mitem na temat pracy w HR?

Wciąż się mierzymy z przekonaniem, że HR zajmuje się „parzeniem kawy, organizowaniem imprez integracyjnych i miłymi rozmowami z ludźmi”. Wiele osób wyobraża sobie naszą pracę jako lekki, czysto intuicyjny zawód, w którym wystarczy lubić ludzi. W rzeczywistości współczesny HR to twardy biznes, operujący na konkretnych danych i wskaźnikach efektywności. Na co dzień zarządzamy dużymi budżetami szkoleniowymi, analizujemy rotację pracowników przy użyciu zaawansowanej analityki i projektujemy strategie zatrudnienia wspierające cele zarządu. Praca HR-owca wiąże się z odpowiedzialnością prawną i psychologiczną, zwłaszcza podczas restrukturyzacji czy trudnych zwolnień. Spędzamy godziny na optymalizacji procesów, wdrażaniu systemów AI i rozwiązywaniu realnych kryzysów w zespołach.

Przygotowania działów HR do wdrożenia regulacji o jawności wynagrodzeń

Czy działy HR przygotowują się już do wejścia w życie regulacji wynikających z unijnej dyrektywy płacowej, jak wartościowanie stanowisk pracy?

Przygotowania do wdrożenia unijnej dyrektywy o przejrzystości wynagrodzeń trwają już w większości dużych firm i są obecnie jednym z największych projektów strategicznych, tej miary co np. reforma emerytalna albo wprowadzenie PPK. Nowe unijne przepisy wymagają całkowitego przemodelowania struktur płacowych. Kluczowym elementem tych przygotowań jest kompleksowe wartościowanie stanowisk pracy, czyli obiektywne określenie wagi każdej roli na podstawie mierzalnych kryteriów, takich jak odpowiedzialność czy wymagane kompetencje. Pozwoli nam to upewnić się, że pracownicy wykonujący pracę o równej wartości są wynagradzani na tym samym poziomie, bez względu na płeć. Równolegle przeprowadzamy audyty luk płacowych w działach, co pozwoli wskazać obszary wymagające natychmiastowych korekt finansowych przed wejściem przepisów w życie. Dla działów HR oznacza to także rewolucję technologiczną, ponieważ musimy dostosować systemy kadrowo-płacowe do generowania szczegółowych raportów dla organów nadzorczych.

Czy Pani zdaniem nowe przepisy o raportowaniu luki płacowej od 2027 r. przyczynią się do poprawy sytuacji kobiet na polskim rynku pracy?

Dotychczas dyskusja o luce płacowej opierała się głównie na deklaracjach, natomiast obowiązek raportowania twardych danych obnaży realne nierówności w strukturach firm. Perspektywa publicznego ujawnienia tych wskaźników zadziała na pracodawców niezwykle mobilizująco, ponieważ żadna duża organizacja nie może sobie dziś pozwolić na wizerunkowy kryzys i utratę talentów z powodu nierównego traktowania. Przepisy te wymuszą na zarządach rewizję polityki premiowej i awansowej, co bezpośrednio przełoży się na wyrównywanie szans i likwidację tzw. „szklanego sufitu”. W miejscach, gdzie równości brak, kobiety uzyskają narzędzie negocjacyjne. Transparentność sprawi, że łatwiej będzie im walczyć o adekwatne wynagrodzenie za pracę o równej wartości. Oczywiście same raporty nie rozwiążą problemu z dnia na dzień, bo luka płacowa wynika też z przerw na macierzyństwo czy rzadszego obejmowania przez kobiety najwyższych stanowisk menedżerskich. Nowe prawo zmusi jednak biznes do systemowego wspierania liderek i tworzenia programów ułatwiających im powrót na rynek pracy. W dużym biznesie podobny efekt będzie miała też dyrektywa „Women on boards”. W dłuższej perspektywie wygrają na tym wszyscy, bo równe i przejrzyste zasady gry budują po prostu silniejsze, bardziej zaangażowane zespoły.

4-dniowy tydzień pracy oczami HR

Jak ocenia Pani pilotaż 4-dniowego tygodnia pracy? Czy to rozwiązanie może się sprawdzić?

Pilotaże są właśnie po to, by ocenić skuteczność danego rozwiązania przed całkowitym go wprowadzeniem! Dlatego dobrze, że takie pilotaże się przeprowadza. Pierwsze efekty są „ostrożnie pozytywne”. Widać na przykład spadek absencji, co było do przewidzenia. Jestem przekonana, że to rozwiązanie na dłuższą metę może się sprawdzić, ale nie jako uniwersalna kalka dla każdej branży. Jego bezpośrednie wdrożenie w produkcji ciągłej, logistyce czy ochronie zdrowia – tam, gdzie wymagana jest stała obecność załogi – stanowi ogromne wyzwanie logistyczne i kosztowe. Problem pojawia się też przy organizacji harmonogramów pracy, zwłaszcza w sezonie urlopowym. Skrócenie tygodnia pracy wymaga od organizacji dojrzałości procesowej, głębokiej automatyzacji zadań przy użyciu AI oraz całkowitej zmiany kultury menedżerskiej z rozliczania "czasu odsiedzianego w biurze" na rozliczanie "realnych efektów". W mojej ocenie 4-dniowy tydzień pracy to może być przyszłość rynku, ale jego wdrożenie musi być ewolucją, a nie rewolucją… może też wywołać dyskusje na temat dotychczasowego wymiaru urlopu wypoczynkowego.

Wzrost liczby pracowników wypalonych zawodowo

Czy dziś rzeczywiście widać wzrost liczby pracowników na skraju wypalenia zawodowego? Jak przeciwdziałać temu zjawisku?

Tempo życia, permanentna zmiana technologiczna, presja wyników oraz zacieranie się granic między pracą a domem w modelu hybrydowym sprawiły, że chroniczny stres stał się codziennością. Jako HR-owcy widzimy to wprost w statystykach: rośnie liczba długotrwałych zwolnień lekarskich od psychiatrów, spada zaangażowanie, a w zespołach pojawia się większa rotacja. Skuteczne przeciwdziałanie wymaga odejścia od fasadowych benefitów, takich jak "owocowe czwartki" czy jednorazowe webinary o odporności psychicznej. Kluczem jest systemowa zmiana kultury organizacyjnej, która zaczyna się od edukacji menedżerów, by potrafili wcześnie dostrzegać objawy apatii u swoich ludzi. Przydatna może być polityka "prawa do odłączenia się" (right to disconnect), czyli zakazu wysyłania maili i telefonowania po godzinach pracy, nacisk na wykorzystywanie w pełni urlopów. Równie ważna jest regularna rewizja celów i obciążenia zadaniami, aby pracownicy mieli realną szansę na ich wykonanie w regulaminowym czasie. W ADP menedżerowie są nakierowywani na wyłapywanie pierwszych symptomów wypalenia – służy temu m.in. nasza strategia wspierania talentów StandOut, która opiera się m.in. na regularnej i pogłębionej komunikacji z członkami zespołu.

Organizacja pracy w wakacje a praca zdalna

Czy zdarzają się sytuacje wnioskowania przez pracowników o wykonywanie pracy w formie zdalnej za granicą w czasie sezonu letniego?

Pracownicy, zwłaszcza z pokolenia milenialsów i Z, traktują tę możliwość jako jeden z najbardziej pożądanych benefitów, który pozwala im spędzić lato w atrakcyjnych miejscach bez utraty dni urlopowych. Z perspektywy HR i zarządu, choć intencje pracowników są w pełni zrozumiałe, wdrożenie takiego rozwiązania w dużej firmie wiąże się z ryzykiem prawnym i podatkowym. Według przepisów unijnych czy międzynarodowych, zgoda na pracę z zagranicy nawet na kilka tygodni, może rodzić obowiązek odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne w kraju pobytu pracownika czy ryzyko powstania tzw. stałej placówki podatkowej firmy. Istnieją też kluczowe kwestie związane z BHP, legalnością pracy poza UE oraz bezpieczeństwem danych i cyberzagrożeniami. Dlatego każdy taki wniosek musi przejść weryfikację działu prawnego i podatkowego. Latem o pracę zdalną (choć na terenie kraju) częściej też wnioskują rodzice dzieci, które chodzą do przedszkola lub wczesnej podstawówki. Brak zorganizowanych zajęć to spore wyzwanie logistyczne, a urlopu rodziców nie wystarczy na cale wakacje. To także czas, w którym chcemy chwilę dłużej pozostać w miejscu, gdzie spędziliśmy urlop. W takich wypadkach zwykle staramy się iść na rękę naszym pracownikom, którzy mogą wnioskować o pracę zdalną okazjonalną.

Dzień HR-owca

Co chciałaby Pani przekazać pracownikom działów kadrowych z okazji Dnia HR-owca?

To jest praca wymagająca – i właśnie dlatego daje satysfakcję. HR to ciągłe łączenie różnych oczekiwań, presji czasu, emocji i często niejednoznacznych sytuacji. Ale to też jedna z niewielu ról, w których naprawdę widać wpływ na ludzi i organizację – zarówno w dużych decyzjach, jak i w codziennych sprawach. Wasza praca ma znaczenie — nawet jeśli nie zawsze jest widoczna, Sprawny proces, dobra decyzja, uporządkowane dane czy rozmowa z pracownikiem – to buduje zaufanie bardziej niż jednorazowe inicjatywy. Wasza rola ma znaczenie – zarówno strategicznie, jak i operacyjnie. Dobrze przygotowana umowa, poprawne dane w systemie czy terminowa wypłata budują zaufanie tak samo jak duże programy rozwojowe. Choć coraz więcej zadań w HR powierzamy sztucznej inteligencji, to jednak pamiętajmy, że AI optymalizuje, analizuje, przewiduje, inspiruje, ale nie ustala wartości ani priorytetów. To ludzie odpowiadają za kierunek biznesu oraz za granice wykorzystania technologii. Decydują, co jest pożądanym kierunkiem dla organizacji i społeczeństwa – i tego się trzymajmy.

Pamiętajcie dbać o równowagę między empatią a odwagą. Czasem to wsparcie pracownika w trudnej sytuacji, a czasem postawienie granicy lub zakwestionowanie decyzji biznesowej. Podejmujcie decyzje na podstawie danych, ale nie gubcie człowieka. Raporty są ważne, ale równie ważne są codzienne rozmowy z pracownikami i ich realne doświadczenia.

Doceniajcie swoją codzienną pracę, nawet jeśli efekty wydają się niewidoczne. To, że onboarding przebiega bez problemów, dokumenty są poprawne, a procesy działają – to są właśnie te „niewidoczne”, ale kluczowe efekty waszej pracy. I na koniec - dbajcie o siebie. HR to praca z emocjami, presją i oczekiwaniami z wielu stron.

Bardzo dziękuję.