Statystyczną kartę wypadku przy pracy (Z-KW) wypełnia się na podstawie:
- zatwierdzonego protokołu powypadkowego stwierdzającego, że wypadek jest wypadkiem przy pracy albo wypadkiem traktowanym na równi z wypadkiem przy pracy,
- sporządzonej karty wypadku (karta wypadku sporządzana jest w przypadku uznawania zdarzenia powstałego w okresie ubezpieczenia wypadkowego za wypadek przy pracy).
Karta sporządzana jest według objaśnień, klasyfikacji i oznaczeń kodowych określonych w załączniku do rozporządzenia w sprawie statystycznej karty wypadku przy pracy.
Przepisy określają również, w jakich terminach i komu należy przekazać poszczególne informacje. W związku z tym pracodawca ma obowiązek dokonywać tego w następujących terminach:
- część I statystycznej karty sporządza się nie później niż w okresie 14 dni roboczych od dnia, w którym został zatwierdzony protokół powypadkowy lub w którym sporządzono kartę wypadku,
- część II, uzupełniającą, statystycznej karty pracodawca przekazuje nie później niż z upływem 6 miesięcy od dnia zatwierdzenia protokołu powypadkowego lub od dnia sporządzenia karty wypadku.
Statystyczną kartę przekazuje się w formie elektronicznej na portal sprawozdawczy Głównego Urzędu Statystycznego. Pracodawca zatrudniający nie więcej niż 5 pracowników może przekazać oryginał statystycznej karty sporządzony w formie papierowej do Urzędu Statystycznego w Gdańsku po przesłaniu uzasadnionej informacji o wyborze tej formy.
Pracodawca zobowiązany jest przechowywać protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy wraz z pozostałą dokumentacją powypadkową, w tym statystyczną kartę wypadku przy pracy, przez 10 lat.
W przypadku stwierdzenia niezachowania terminu sporządzenia i przesłania statystycznej karty wypadku przy pracy inspektor pracy wyda wystąpienie (niewładczy środek prawny), w którym wniesie o sporządzanie i przesyłanie karty statystycznej w przewidzianych prawem terminach. W takim przypadku nie jest to wykroczenie wynikające z Kodeksu pracy, a co za tym idzie, brak jest podstawy prawnej do wszczęcia postępowania wykroczeniowego (mandat, wniosek do sądu grodzkiego) przez inspektora pracy.
Należy jednak wziąć pod uwagę fakt popełnienia wykroczenia wynikającego z ustawy o statystyce publicznej. Zgodnie z przepisami tej ustawy, kto wbrew obowiązkowi odmawia wykonania obowiązku statystycznego albo udzielenia informacji w spisie powszechnym lub innym badaniu statystycznym, podlega grzywnie. Karą grzywny zagrożone jest również przekazywanie danych statystycznych po upływie oznaczonego terminu.
Orzekanie w sprawach o ww. czyn następuje na podstawie przepisów o postępowaniu w sprawach o wykroczenia, a zgodnie z Kodeksem wykroczeń nieprzesłanie kart statystycznej wypadku przy pracy jest zaniechaniem działania, do którego był zobowiązany.
Podstawa prawna:
- art. 234 Kodeksu pracy,
- § 3, 4, załącznik nr 1 i 2 do rozporządzenia MPiPS z 7 stycznia 2009 r. w sprawie statystycznej karty wypadku przy pracy (DzU nr 14, poz. 80 ze zm.),
- art. 57, 58, 59 ustawy z 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (DzU nr 88, poz. 439 ze zm.),
- art. 1 Kodeksu wykroczeń.