Kwestionowanie przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych zasadności zawarcia umowy z kobietą w ciąży jest tematem trudnym i wieloaspektowym. Trzeba pamiętać, iż negatywne skutki rozstrzygnięć w tego typu sprawach ponosi nie tylko ciężarna, ale i pracodawca. Dlaczego zatrudnienie kobiety w ciąży może wzbudzić podejrzenia ZUS? Artykuł odpowiada na najważniejsze pytania w oparciu o przykłady z praktyki i orzecznictwa.
- Czy zatrudnienie ciężarnej jest zawsze racjonalne? ZUS bada ekonomiczną potrzebę
- Konsekwencje pozorności zatrudnienia: co czeka pracodawcę?
- Co z wynagrodzeniem pracownika?
- Kara pozbawienia wolności dla świeżo upieczonej matki
- Czy to w porządku?
Czy zatrudnienie ciężarnej jest zawsze racjonalne? ZUS bada ekonomiczną potrzebę
W orzecznictwie przyjmuje się za Sądem Najwyższym, że nielogicznym i nieracjonalnym działaniem ze strony pracodawców jest zatrudnianie ciężarnych w sytuacji, gdy brak jest rzeczywistych i obiektywnych potrzeb ich zatrudniania. Racjonalny pracodawca zatrudnia pracownika dlatego, że potrzebuje w swoim zakładzie pracy "siły roboczej". U źródła każdej umowy o pracę leży przyczyna w postaci uzasadnionej przesłankami ekonomiczno-organizacyjnymi konieczności pozyskania pracownika do wykonywania prac zakreślonych przedmiotem działalności gospodarczej pracodawcy. Pracodawca kieruje się własną potrzebą gospodarczą i przy prawidłowym, ważnym stosunku pracy wyłącznie ta potrzeba jest sprawczym czynnikiem zatrudnienia. Sąd Najwyższy wielokrotnie stwierdzał, że przy ocenie pozorności umowy o pracę racjonalność zatrudnienia, potrzeba zatrudnienia pracownika są przesłankami istotnymi dla oceny ważności umowy[1].
W postępowaniu o ustalenie podlegania ubezpieczeniom społecznym porównuje się wynagrodzenie ciężarnej pracownicy z wynagrodzeniami pozostałych pracowników. Istotna dysproporcja wynagrodzeń na korzyść ciężarnej zawsze będzie traktowana jako jeden z elementów pozorności zatrudnienia. Trudno jest obronić tezę o potrzebie i zasadności zatrudnienia kogokolwiek (nie tylko ciężarnej) za wynagrodzeniem w łącznej wysokości wszystkich pozostałych współpracowników pracujących na analogicznych stanowiskach. Trudno jest także racjonalnie uzasadnić zatrudnienie osoby na niezbyt wymagającym stanowisku pracy za godziwym wynagrodzeniem w sytuacji, gdy wszystkich pozostałych pracowników zatrudnia się od lat na umowach zlecenia z minimalną stawką godzinową. Szczególnie nieciekawie dzieje się, kiedy okazuje się, że ciężarna sekretarka została zatrudniona za tym samym wynagrodzeniem, co dyrektor finansowy.
Różnica w wynagrodzeniach pracowników na niekorzyść ciężarnej pracownicy nie uchroni jej przed zakwestionowaniem umowy o pracę. Ta niekorzystna dysproporcja także może być uznana na element pozorności zatrudnienia jako „przewidywanie stron, że umowa o pracę nie będzie zbyt długo realizowana” i braku potrzeby stosowania mechanizmów zachęcających ciężarną do powrotu do pracy po urlopie macierzyńskim.
ZUS jest uprawniony do badania sytuacji finansowej pracodawcy i wyciągania wniosków co do tego, czy pracodawcę stać na zatrudnienie pracownika i wypłacanie mu co miesiąc wynagrodzenia. Jeżeli pracodawca osiągał niewielki dochód albo miał straty, to z dużym prawdopodobieństwem okoliczność ta zostanie uznana za brak ekonomicznego uzasadnienia zatrudnienia ciężarnej.
Przede wszystkim, praktyczny brak zysku z działalności płatnika w latach 2016 i 2017 świadczy o tym, że w przedmiotowej sprawie nieracjonalnym z punktu widzenia ekonomicznego działaniem ze strony przedsiębiorcy byłoby zawieranie umowy o pracę z tak wysokim wynagrodzeniem (w kwocie 9.950 zł). U źródeł każdej umowy o pracę leży przyczyna w postaci uzasadnionej przesłankami ekonomiczno-organizacyjnymi konieczności pozyskania pracownika do wykonywania prac zakreślonych przedmiotem działalności gospodarczej pracodawcy. Pracodawca kieruje się własną potrzebą gospodarczą i przy prawidłowym, ważnym stosunku pracy ta potrzeba jest sprawczym czynnikiem zatrudnienia (…). W ocenie Sądu Apelacyjnego, z materiału dowodowego zebranego w niniejszej sprawie nie wynika racjonalne uzasadnienie ekonomiczne decyzji o zatrudnieniu C. T. na utworzonym dla niej (nie istniejącym wcześniej) stanowisku PR managera, w sytuacji gdy spółka nie miała zdolności finansowej, pozwalającej na utrzymanie w pełnym wymiarze etatu pracownika za wynagrodzeniem 9.950 zł w dłuższej perspektywie (zawarto umowę na czas nieokreślony) (Wyrok SA w Warszawie z 29.12.2022 r., III AUa 1763/21)
Przesłanka gospodarczej potrzeby zatrudnienia ciężarnej sprowadza się do konieczności wykazania przez ciężarną (lub pracodawcę), że miała na tyle odpowiednie kwalifikacje, doświadczenie i umiejętności, że jej zatrudnienie było korzystne dla pracodawcy, mimo zajścia przez nią w ciążę. Innymi słowy – należy wykazać, że jej wartość jako pracownika nie ustępowała wartości pracowników, którzy w ciąży nie byli.
Nie można zgodzić się z Sądem Okręgowym, że trudna sytuacja finansowa firmy (...), jaka niewątpliwie miała miejsce w 2015 r., stanowi okoliczność przemawiającą za koniecznością zatrudnienia odwołującej, czy też w ogólności za zatrudnieniem nowego pracownika. Standardowym zachowaniem osoby prowadzącej działalność gospodarczą jest w takiej sytuacji ograniczanie kosztów prowadzenia działalności, a takim kosztem niewątpliwie jest wynagrodzenie wypłacane pracownikowi. Możliwe jest oczywiście, że nowo zatrudniony pracownik doprowadzi do znaczącego zwiększenia dochodu z prowadzonej działalności gospodarczej, ale w dużej mierze zależne jest to od tego, jakie posiada on kwalifikacje i jaka jest jego przydatność z punktu widzenia przedmiotu prowadzonej działalności gospodarczej (…). Posiadane przez odwołującą kwalifikacje obiektywnie rzecz biorąc nie dawały podstaw do tego, aby pokładać duże nadzieje związane z jej zatrudnieniem. Przede wszystkim błędnie wskazał Sąd pierwszej instancji, że odwołująca miała "techniczne wykształcenie", które mogłoby być przydatne w pracy w branży budowlanej. Nie ulega bowiem wątpliwości, że odwołująca ukończyła technikum ekonomiczne i elektroniczne. Także jej dotychczasowe doświadczenie zawodowe nie miało nic wspólnego z problematyką pozyskiwania klientów/zleceń, ani też z branżą budowlaną - odwołująca uprzednio pracowała jako pracownik administracyjno-biurowy, a także jako sprzedawca w sklepie. (Wyrok SA w Krakowie z 12.05.2021 r., III AUa 1145/18)
Sąd Okręgowy zaznaczył, że spółka (...) nie jest przedsiębiorstwem charytatywnym ani socjalnym, a więc nieprawdopodobne było, że prezes tej spółki zdecydował się na zatrudnienie nieznanej mu wcześniej osoby, niemającej żadnej kwalifikacji do wykonywania pracy takiego rodzaju, jaką chciał jej powierzyć, wiedząc że jej zatrudnienie nie tylko nie przysporzy mu zysków, ale wręcz zmusi do zwiększenia wydatków. Nie bez znaczenia pozostawało, że spółka (...) od początku swojej działalności nigdy nie zapłaciła na rzecz ZUS jakiejkolwiek kwoty należnej z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne; tym bardziej więc prezes spółki - wiedząc o ciążących na spółce zaległościach wobec ZUS - nie powinien decydować się na powiększanie istniejącego zadłużenia. (Wyrok SA w Szczecinie z 1.12.2016 r., III AUa 163/16)
W postępowaniu w sprawach o ustalenie podlegania ubezpieczeniom bada się także okoliczność, czy pracodawca zatrudnił zastępstwo na czas nieobecności pracownicy. Jeżeli nikogo nie zatrudnił albo rozdzielił obowiązki na innych pracowników bez podwyższenia im wynagrodzenia, uznaje się z reguły, że zatrudnienie ciężarnej było zbędne, a przez to pozorne.
Przede wszystkim, co już sygnalizowano wyżej, płatnik nie udowodnił rzeczywistej potrzeby zatrudnienia ubezpieczonej na powierzonym jej stanowisku specjalisty ds. marketingu (podobny zakres czynności na podstawie umowy zlecenia). Wcześniej, mimo od dawna prowadzonej działalności, nie miał takiego stanowiska pracy. Jak wyżej wskazano, przez większość analizowanego okresu ubezpieczona nie świadczyła efektywnie pracy, przebywając na zwolnieniach lekarskich lub wykonując opiekę nad dzieckiem. W tym czasie płatnik nie powierzał obowiązków ubezpieczonej innemu pracownikowi. Poza tym jak wskazywał, od początku w prowadzeniu działalności pomagała mu żona, wykonując po części te same obowiązki co ubezpieczona. Zdaniem Sądu pierwszej instancji, z tego wynika, że nie było racjonalnych i ekonomicznie uzasadnionych powodów zatrudnienia ubezpieczonej. (wyrok SA w Szczecinie z 6.10.2022 r., III AUa 155/22).
Pierwszym i najistotniejszym argumentem przemawiającym za tym, jest brak rzeczywistych dowodów świadczących o tym, że E. K. faktycznie osobiście świadczyła pracę na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem. Po drugie, nie można dopatrzyć się rzeczywistej potrzeby po stronie M. D. aby zatrudnić skarżącą w pełnym wymiarze czasu pracy, w sytuacji gdy przed jej zatrudnieniem zainteresowany sam wykonywał obowiązki przydzielone skarżącej, natomiast po skorzystaniu przez nią ze zwolnienia lekarskiego w związku z ciążą, ponownie sam wykonywał te obowiązki, a na miejsce skarżącej nie została zatrudniona nowa osoba. Nie bez znaczenia pozostaje również fakt, że zainteresowany podjął decyzję w przedmiocie zatrudnienia E. K., w sytuacji gdy jego działalność była finansowana z zaciągniętych kredytów. Zdaniem Sądu takie działalnie należy ocenić jako nieracjonalne i nie znajdujące ekonomicznego uzasadnienia, w szczególności, że przyznane E. K. wynagrodzenie było relatywnie wysokie i bez znaczenia pozostaje tutaj okoliczność jak wysokie wynagrodzenie otrzymywała skarżąca w poprzednim zakładzie pracy. (wyrok SA w Białymstoku z 20.03.2019 r., III AUa 873/18)
Konsekwencje pozorności zatrudnienia: co czeka pracodawcę?
Prawomocne ustalenie przez ZUS, że pracownica nie podlega ubezpieczeniom społecznym z tytułu umowy o pracę oczywiście nie wywołuje konsekwencji jedynie po jej stronie, ale wiąże się także z szeregiem konsekwencji po stronie pracodawcy. Zakres jego obowiązków zależy jednak od tego, czy zgodnie z decyzją ZUS albo prawomocnym wyrokiem sądu orzekającego w tej sprawie, uznano, że pracownica nie podlega ubezpieczeniom społecznym z tytułu umowy o pracę od daty jej zawarcia, od daty jej zawarcia do konkretnego dnia, czy wreszcie za „pozorną” umową o pracę kryje się inny stosunek prawny, np. umowa zlecenia. Jeszcze inaczej sytuacja będzie się przedstawiać, kiedy decyzja ZUS (lub wyrok sądu) będzie dotyczyć wyłącznie podstawy wymiaru składek, bez kwestionowania podstawy zatrudnienia/ współpracy.
Przy założeniu, że decyzja ZUS sprowadza się do zakwestionowania stosunku pracy od samego początku (i bez daty końcowej) ze względu na jego pozorność, to mamy do czynienia z sytuacją, w której umowa o pracę jest nieważna od chwili jej zawarcia, tj. należy zakładać, że nigdy nie została zawarta. Płatnik składek jest zobowiązany do wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego od daty zgłoszenia oraz skorygowania wszystkich dokumentów rozliczeniowych pod kątem składek, świadczeń z ZUS, zaliczek na podatek dochodowy, własnych kosztów uzyskania przychodu. Nienależnie pobrane świadczenia należy zwrócić. Nienależnie uiszczone składki i odprowadzone zaliczki traktować jak nadpłatę. Koszt wynagrodzenia pracownicy staje się nienależnym kosztem uzyskania przychodu, co także wymaga złożenia odpowiednich dokumentów korygujących.
Co z wynagrodzeniem pracownika?
Zależy, co legło u podstaw decyzji ZUS czy sądu rozpatrującego odwołanie od tej decyzji. W praktyce dość rzadko spotyka się sytuację, w której ZUS albo sądy wypowiadają się wprost na temat tego, jak zakwalifikować współpracę nawiązaną z ciężarną. Prędzej napotyka się pewne wskazówki, jak na przykład „brak podporządkowania charakterystycznego dla stosunku pracy” albo „niewykazanie, że praca była świadczona w czasie i miejscu wskazanym przez pracodawcę ”przy jednoczesnym łaskawym stwierdzeniu , że „jakieś” czynności pracownica na rzecz pracodawcy wykonywała. W takiej sytuacji może zachodzić konieczność rozliczenia zakwestionowanego stosunku pracy jako umowy cywilnoprawnej. Należy mieć na uwadze fakt, że nie tylko zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych pracownika, który po czasie okaże się nie być pracownikiem, ma swoje konsekwencje dla pracodawcy, ale także jego niezgłoszenie wiąże się dla płatników z możliwością obciążenia grzywną.
Uznanie, że stosunek pracy nigdy nie został nawiązany w sposób oczywisty zakłada możliwość domagania się przez pracodawcę zwrotu nienależnie uiszczonego wynagrodzenia za pracę, z tym że wynagrodzenie za czynności zrealizowane przez pracownicę w ramach współpracy jest jej należne. Pracodawca ma obowiązek określić, czy w danym stanie faktycznym możliwe jest rozliczenie się z pracownicą jak z tytułu umowy zlecenia bądź innego cywilnoprawnego stosunku prawnego.
Kara pozbawienia wolności dla świeżo upieczonej matki
Pewne stany faktyczne mogą zostać zakwalifikowane jako przestępstwo oszustwa (art. 286 § 1 Kodeksu karnego) tj. usiłowanie albo doprowadzenie ZUS do niekorzystnego rozporządzenia mieniem Skarbu Państwa w celu wyłudzenia nienależnych albo zawyżonych świadczeń z ubezpieczeń społecznych.
W praktyce najczęściej karane są osoby, które nadmiernie, stale i bez uzasadnienia korzystają z wysokich zasiłków chorobowych i rehabilitacyjnych, ale istotą tych postępowań jest pozorność stosunku pracy.
Jedną z głośniejszych spraw jest sprawa żony „znanego sportowca”, która po latach braku aktywności zawodowej została zatrudniona w firmie managera męża, zajmującej się organizacją wydarzeń sportowych i marketingiem sportowym. Po krótkim czasie stała się niezdolna do pracy w związku z ciążą, a po urodzeniu dziecka złożyła wniosek o wypłatę zasiłku macierzyńskiego. W postępowaniu w sprawie o ustalenie podleganiu ubezpieczeniom społecznym nie zdołała wykazać, że rzeczywiście wykonywała pracę i rzeczywiście miała zamiar ją wykonywać. To nie był jednak koniec problemów, ponieważ i zarówno jej i jak i jej niedoszłemu (byłemu?) pracodawcy postanowiono zarzut usiłowania oszustwa. Zostali skazani na okres 6 miesięcy pozbawienia wolności , przy czym kary zostały zawieszone warunkowo na roczny okres próby oraz na grzywny [2] .Zgodnie z doniesieniami medialnymi wyrok został utrzymany przez sąd drugiej instancji.
Odpowiedzialność karna nie dotyczy wyłącznie „żon znanych sportowców”.
Przykładowo pani Sabina została skazana na karę jednego roku pozbawienia wolności w warunkowym zawieszeniu na trzyletni okres próby oraz grzywnę za doprowadzenie pokrzywdzonego ZUS - oddział w T. do niekorzystnego rozporządzenia mieniem w łącznej kwocie 291.030,00 zł stanowiącej mienie znacznej wartości poprzez wprowadzenie pokrzywdzonego w błąd co do zadeklarowania wysokiej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne, a tym samym wyliczenia składki ubezpieczenia chorobowego i w konsekwencji wysokości należnego zasiłku chorobowego oraz świadczeń związanych z urodzeniem dziecka, które to pozostawały w sprzeczności z osiąganymi przychodami i nie prowadzeniem zarobkowej, zorganizowanej wykonywanej w sposób ciągły działalności gospodarczej, działając w ten sposób na szkodę pokrzywdzonego [3]. A propos cytowanych powyżej orzeczeń Sądu Najwyższego dotyczących prawa i braku prawa ubezpieczonych przedsiębiorczyń do ustalania wysokich podstaw wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne w oderwaniu od ich przychodów, u pani Sabiny klasycznie doszło do podwyższenia podstawy wymiaru z minimalnej na maksymalną na trzy miesiące przed wystąpieniem o zasiłek chorobowy z powodu niezdolności do pracy związanej z ciążą. Odmówiono jej wypłaty świadczeń z ubezpieczeń społecznych przy kolejnej ciąży, wyłączono z ubezpieczeń za okres czterech lat wstecz i zobowiązano do zwrotu około 235 tys. złotych i dodatkowo odsetek z tytułu nienależnie pobranych świadczeń. Pozostała należność się przedawniła i dochodzenie jej zwrotu przez ZUS nie miało większego sensu. Jak stwierdzono w analizowanym orzeczeniu „Sąd uznaje, że zachowanie oskarżonej było jak najbardziej przemyślane i nakierowane na osiągnięcie zysku (…). W ocenie Sądu oskarżona znalazła bardzo wygodny sposób, aby "przejść" obie ciąże przy zapewnieniu sobie wysokich świadczeń (średnio około 8.000 złotych miesięcznie), co dawało jej stabilizację pod względem finansowym albowiem wysokie podstawy wymiaru składek przekładały się na wysokie świadczenie uzyskiwane z ZUS”. Zakwestionowanie przez ZUS stosunku pracy albo podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie przesądza samo w sobie o wszczęciu postępowania karnego przeciwko pracodawcy i ciężarnej, ale w bardziej jaskrawych przypadkach zakwalifikowanych jako „nadużywanie prawa do świadczeń”, może dojść do postawienia zarzutów karnych. Nienależnie pobrane zasiłki można prędzej albo później zwrócić, ale skazanie za oszustwo będzie mieć niebagatelny wpływ na przyszłość obu tych osób.
Czy to w porządku?
I tak, i nie. Chyba wszyscy możemy się zgodzić, że intencjonalne i kompletnie nieuzasadnione stażem zawodowym, poziomem pracowitości czy sytuacją życiową wyciąganie rąk po zasiłki z ubezpieczeń społecznych oraz stworzenie sobie z nich źródła wygodnego życia powinno być zwalczane. Pobłażliwość w tym względzie stanowiłaby bowiem przejaw daleko idącej dyskryminacji wobec tych, którzy muszą utrzymać się w minimalnego wynagrodzenia za pracę (a to większość obywateli) i którzy nigdy nie przekroczą magicznego progu średniej płacy, a także tych, którzy latami w pocie czoła dochodzili do wysokich zarobków i odprowadzali odpowiednio wysoką część dochodów do budżetu państwa.
Z drugiej strony, jak wskazuje niniejsza publikacja oraz obszerne przykłady z praktyki orzeczniczej, większość negatywnych rozstrzygnięć dotyczy zupełnie zwyczajnych kobiet i zupełnie zwyczajnych sytuacji zawodowych, które nie budzą absolutnie żadnych zastrzeżeń w sytuacjach, w których nie pojawia się wniosek o wypłatę zasiłku macierzyńskiego.
Konkluzja jest natomiast taka, że jeżeli ciężarna zatrudnia się tuż przed albo w trakcie ciąży, powinna pracować tak, aby wykazać ponad wszelką wątpliwość, że każdego dnia swojej pracy robiła dokładnie to, co zostało w niej napisane i przez taki wymiar czasowy, na jaki została zatrudniona. Nie wychylać się, nie szukać dodatkowej pracy aby zarobić jak najwięcej przed narodzinami dziecka. Jak jednak pokazuje praktyka, nie daje to gwarancji świętego spokoju.
Samozatrudnione o niewielkich przychodach i niskiej podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne są pozostawione w niezwykle trudnej sytuacji życiowej, zwłaszcza jeżeli weźmiemy pod uwagę możliwość skazania na karę pozbawienia wolności za zadeklarowanie wysokiej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne przy niewielkich dochodach. Czyli dokładnie to, co – według Sądu Najwyższego – do niedawna było w pełni legalne i zrozumiałe z punktu widzenia doświadczenia życiowego [4].
Obecny kształt systemu ubezpieczeń społecznych w kontekście zasiłków macierzyńskich i chorobowych z pewnością nie sprzyja podejmowaniu decyzji o powiększeniu rodziny. Właściwie jedyne, co w ten sposób ustawodawca może dłuższej perspektywie osiągnąć, to jeszcze większy poziom dyskryminacji kobiet w wieku rozrodczym na rynku pracy.
W literaturze zwraca się uwagę na brak jasnych kryteriów legalności zatrudnienia ciężarnych, z czym co do zasady należy się zgodzić. Nie jest pożądana sytuacja, w której o legalności tegoż zatrudnienia przesądza intuicja pracowników ZUS, krótki okres pracy, czy brak jej widocznych i namacalnych efektów finansowych dla pracodawcy. Niemniej jednak wprowadzenie przez ustawodawcę kryteriów pozwalających uznać pracę ciężarnej za legalną musiałoby logicznie wynikać z założenia, że jej praca nie jest legalna, chyba że te warunki spełnia, co z kolei będzie sprzeczne z art. 71 ust. 2 Konstytucji RP. W dalszym ciągu jest to jednak lepsze rozwiązanie niż pozostawienie jej bez pracy i środków do życia albo z długami, których nie spłaci do późnej starości.
Autorka: Radca prawny Agnieszka Dąbek, Kancelaria Prawna Chałas i Wspólnicy
1. m.in. wyroki Sądu Najwyższego z 2 lutego 2002 r., II UKN 359/99; z 17 marca 1997 r., II UKN 568/97 oraz z 4 lutego 2000 r., II UKN 362/99
2. Wyrok SR w Toruniu z 18.08.2022 r., II K 1436/21
3. Wyrok Sądu Okręgowego w Piotrkowie Trybunalskim z 23.05.2022 r., III K 6/22
4. Przytaczany już wyrok SN z 12.02.2025 r., II NSNc, w którym uznano za niedopuszczalne kwestionowanie przez ZUS wysokości zadeklarowanej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne przez przedsiębiorczynię, nawet gdy ta podstawa nie przystaje do wysokości uzyskiwanych przez nią dochodów. W orzecznictwie nie ma jednak przeszkód, aby za to samo postępowanie, umotywowane tak samo utrzymaniem siebie i dziecka, inną młodą mamę skazać na karę pozbawienia wolności za oszustwo.