Wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne. Wartość posiłków nie może jednak przekroczyć miesięcznie kwoty 450 zł.
- Podstawa wymiaru składek – czego się nie wlicza
- Placówka handlowa – co to znaczy?
- Posiłki – jak je definiują przepisy
- Karta lunchowa – do czego może służyć
- Pracownicy muszą zbierać paragony
Podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia nie stanowi wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych uprawniających do nabycia wyłącznie posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 450 zł. To wynik zmiany od 1 września 2023 r. rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Podstawa wymiaru składek – czego się nie wlicza
Do podstawy wymiaru składek nie wlicza się wartości otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych, które (technicznie) umożliwiają zakup nie tylko gotowych posiłków czy przetworzonych produktów żywnościowych. Warunkiem jest jednak aby opłata wydatkowana z nich została przeznaczona tylko i wyłącznie na zakup posiłków albo przetworzonych produktów żywnościowych. W celu zastosowania zwolnienia z opłacania składek, płatnik i ubezpieczony muszą dysponować dowodami (udokumentowanie wydatkowania środków (wartości) bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych) wskazującymi że środki z karty zostały wydatkowane wyłącznie na posiłki albo przetworzone produkty żywnościowe.
Placówka handlowa – co to znaczy?
Pojęcie „placówki handlowej” należy stosować zgodnie z jej literalnym brzmieniem, tj. jako obiekt, w którym jest prowadzony handel oraz są wykonywane czynności związane z handlem. Najważniejsze jest to (bez względu na formę organizacyjną danej placówki, sklepu czy punktu), aby była to placówka honorująca bony, talony, kupony i karty przedpłacone jako środek płatniczy i oferująca za nie klientom posiłki.
Posiłki – jak je definiują przepisy
Przez „posiłki” nadal należy rozumieć:
- posiłki gotowe lub
- przetworzone produkty żywnościowe, które nadają się do bezpośredniego spożycia.
Nie ma wymogu nabycia bądź spożycia nabytych posiłków w czasie pracy obowiązującym pracownika.
Przedsiębiorca finansuje pracownikom gotowe do spożycia posiłki. Finansowanie to realizuje poprzez udostępnienie pracownikom kart lunchowych – kart przedpłaconych wydawanych przez bank. A więc kart, za które można nabyć nie tylko gotowe posiłki czy przetworzone produkty żywnościowe, które nadają się do bezpośredniego spożycia. Pracodawca przed udostepnieniem karty lunchowej zobowiązuje pracowników do zapoznania się z przyjętymi w firmie „Zasadami korzystania z Karty Lunch”. Fakt zapoznania się z Zasadami każdy pracownik potwierdza podpisem.
Karta lunchowa – do czego może służyć
Zgodnie z ww. zasadami:
- karta lunchowa uprawnia do nabycia tyko i wyłącznie gotowych do spożycia posiłków,
- kartą nie można w szczególności nabywać: artykułów chemicznych, odzieży, alkoholu, tytoniu, paliwa,
- karta nie podlega wymianie na gotówkę – z jej wykorzystaniem nie można dokonywać wypłat z bankomatów, banków itp.
Pracownicy muszą zbierać paragony
Dodatkowo pracodawca zobowiązuje pracowników do gromadzenia i ewidencjonowania oraz przekazywania paragonów za dokonane za pomocą karty lunchowej zakupy celem weryfikacji prawidłowości korzystania z karty.
W tym przypadku zabezpieczeniem prawidłowości stosowania przepisu zwalniającego z opłacania składek nie są techniczne cechy karty (dedykowane karty wydane przez placówkę gastronomiczną uprawniające do zakupy tylko w jej placówkach), tylko spisane zasady i ręczna weryfikacja ich stosowania.
Wartość opisanych kart lunchowych nie stanowi podstawy wymiaru składek.