W związku ze zmianami od 1 stycznia 2023 r. każdy przedsiębiorca który opłaca składki na ubezpieczenia społeczne jest zobowiązany do posiadania profilu na Platformie Usług Elektronicznych - PUE ZUS. Co jeśli przedsiębiorca nie ma profilu? ZUS założy go za niego. Nawet jeśli płatnik nie dokończy procesu rejestracji i tak po 24 marca 2023 r. do płatnika będą wysłane elektronicznie przez ZUS PUE – elektroniczne zaświadczenia lekarskie (e-ZLA).
- Profil PUE ZUS – czy jest obowiązkowy?
- Jak aktywować konto na PUE ZUS, które utworzył ZUS
- Co jeśli płatnik nie utworzy PUE ZUS?
- Jak podpisywane jest pismo do PUE ZUS?
- Czy e-ZLA będą przekazywane na PUE ZUS płatnika składek?
- Kiedy ZUS udostępnia e-ZLA?
- Czy płatnik może wydać upoważnienie do korzystania z PUE ZUS?
- Czy jest formularz PEL?
- Obowiązkowe utrzymywanie konta
- Kiedy pracodawca informuje pracownika o tym, że funkcjonuje u niego e-ZLA?
- Skąd wynikają zmiany co do e-ZLA i obowiązkowego PUE ZUS?
Profil PUE ZUS – czy jest obowiązkowy?
Tak, od 1 stycznia 2023 r. płatnik składek jest obowiązany założyć profil informacyjny w systemie teleinformatycznym – PUE ZUS, jeżeli spełnia kryteria. Profil informacyjny płatnika składek są obowiązani utworzyć płatnicy składek obowiązani na podstawie art. 47a ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych do przekazywania dokumentów niezbędnych do prowadzenia kont płatników składek i kont ubezpieczonych oraz korekty tych dokumentów przez transmisję danych w formie dokumentu elektronicznego.
Jak aktywować konto na PUE ZUS, które utworzył ZUS
Aby móc się zalogować na swoje konto płatnika na PUE ZUS, trzeba uzyskać dane do logowania – login PUE oraz jednorazowe hasło. Taką informację można uzyskać podczas wizyty w placówce ZUS lub podczas e-wizyty (po potwierdzeniu swojej tożsamości). Następnie trzeba się zalogować do PUE ZUS, ustawić nowe hasło i uzupełnić brakujące dane.
Co jeśli płatnik nie utworzy PUE ZUS?
Jeśli płatnik nie założył konta, ZUS utworzy profil za niego. Aby uzyskać dostęp do profilu, który automatycznie utworzył ZUS, płatnik składek musi dokończyć proces rejestracji. Płatnik składek jest obowiązany do utrzymania aktywnego profilu informacyjnego w PUE ZUS w czasie prowadzenia z ZUS-em rozliczeń z tytułu składek. Co ważne, płatnik składek jest obowiązany przekazać do ZUS-u adres elektroniczny.
Jak podpisywane jest pismo do PUE ZUS?
Pismo, które jest doręczane do ZUS-u w postaci elektronicznej na profilu informacyjnym założonym w PUE ZUS, opatruje się:
- kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
- podpisem zaufanym,
- podpisem osobistym
- albo wykorzystuje się sposób potwierdzania pochodzenia oraz integralności danych udostępniony bezpłatnie przez ZUS w systemie teleinformatycznym.
Czy e-ZLA będą przekazywane na PUE ZUS płatnika składek?
Tak, po 24 marca 2023 r. e-ZLA będą przekazywane na PUE ZUS płatnika składek założony z urzędu przez ZUS, nawet jeśli płatnik nie dokończył procesu rejestracji.
Kiedy ZUS udostępnia e-ZLA?
Udostępnianie zaświadczenia lekarskiego płatnikowi składek odbywa się automatycznie. Oczywiście ZUS udostępnia bezpłatnie zaświadczenie lekarskie płatnikowi składek, nie później niż w dniu następującym po dniu otrzymania zaświadczenia lekarskiego.
Czy płatnik może wydać upoważnienie do korzystania z PUE ZUS?
Tak, płatnik może upoważnić np. pracownika swojego przedsiębiorstwa – np. głównego księgowego czy prcownika działu kadr, do obsługi swojego profilu PUE ZUS. Może udzielić pełnomocnictwa do obsługi i załatwiania spraw przez PUE ZUS, które będzie skuteczne, nie musi dokonywać czynności na koncie osobiście.
Czy jest formularz PEL?
Formularz PEL to gotowy wzór pełnomocnictwa, który jest dostępny m.in na PUE ZUS. Osoba upoważniona powinna mieć swoje - założone wcześniej - konto na PUE ZUS. Jak podaje ZUS: płatnik składek, który jest osobą prawną lub jednostką organizacyjną niemającą osobowości prawnej, musi działać przez ustawowych lub statutowych przedstawicieli lub udzielić pełnomocnictwa osobie fizycznej.
Obowiązkowe utrzymywanie konta
Płatnicy składek, którzy utworzyli PUE ZUS płatnika składek, są obowiązani do jego utrzymywania także wówczas, gdy nie ma do nich zastosowania obowiązek przekazywania dokumentów niezbędnych do prowadzenia kont płatników składek i kont ubezpieczonych oraz korekty tych dokumentów przez transmisję danych w formie dokumentu elektronicznego, o którym mowa w art. 47a ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.
Kiedy pracodawca informuje pracownika o tym, że funkcjonuje u niego e-ZLA?
Płatnik składek, w przypadku utworzenia PUE ZUS, w terminie 7 dni od dnia utworzenia tego profilu, informuje ubezpieczonego, w formie pisemnej, o ustaniu obowiązku dostarczania mu przez ubezpieczonego wydruku zaświadczenia lekarskiego, ponieważ dostarczane mu są przez ZUS e-ZLA.
Skąd wynikają zmiany co do e-ZLA i obowiązkowego PUE ZUS?
Zmiany wynikają ze „Strategii ZUS na lata 2021−2025”. Strategia wyznacza cztery kierunki transformacji organizacyjnej i cyfrowej Zakładu:
- nowoczesny e-urząd,
- automatyzacja i doskonalenie procesów oraz nowoczesna architektura IT,
- elektronizacja procesów, komunikacji i dokumentacji,
- wymiana i integracja danych w ramach e-administracji.
ZUS rozwija e-usługi, takie jak np. e-Składka, e-ZLA, e-Akta, EESSI (system elektronicznej wymiany informacji dotyczących zabezpieczenia społecznego w UE).