Od 2 sierpnia 2018 r. Zakład Ubezpieczeń Społecznych zaktualizował obecnie obowiązujący wzór zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (ZUS Rp-7.) i nosi nazwę ZUS ERP-7.
Pracodawca, który zatrudnia pracownika ubiegającego się o emeryturę lub rentę ma wobec niego określone prawem obowiązki. Wynikają one z przepisów ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych – art. 125 oraz art. 125a.
Na podstawie tych przepisów, pracodawca ma obowiązek wystawić zaświadczenie potwierdzające wysokość osiągniętych przez pracownika wynagrodzeń wliczanych do podstawy wymiaru emerytury, renty lub kapitału początkowego. Pracownik, który będzie wnioskował o świadczenia emerytalno-rentowe musi je odpowiednio udokumentować. W tym celu powinien złożyć zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu – ZUS ERP-7.
Pracownik wnioskujący o świadczenia emerytalno-rentowe musi je odpowiednio udokumentować. Najczęściej służył do tego formularz ZUS Rp-7 wystawiany przez pracodawcę. Ma on obowiązek wystawić ten formularz zarówno aktualnym pracownikom, jak i byłym.
Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Nowe zasady prowadzenia i przechowywania
Kto może wystawić zaświadczenie
Co do zasady, zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu może wystawić pracodawca, który zatrudniał pracownika. Możliwe jest również wystawienie zaświadczenia przez:
- następcę prawnego pracodawcy,
- likwidatora lub syndyka masy upadłości,
- podmiot upoważniony przez płatnika składek do wystawienia zaświadczenia,
- Krajowy Ośrodek Wsparcia Rolnictwa – dla pracowników zlikwidowanych przedsiębiorstw gospodarki rolnej.
Formularz –ERP7
Obecnie obowiązujące rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe nie przewiduje urzędowego wzoru takiego zaświadczenia. Wskazane jest korzystanie ze wzoru przygotowanego przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Prawidłowo wypełnione zaświadczenie niezbędne jest w celu ustalenia podstawy wymiaru renty z tytułu niezdolności do pracy oraz emerytury przyznawanej na starych zasadach, a także kapitału początkowego (jeżeli okres zatrudnienia przypadał przed 1999 r.).
Formularz ZUS ERP-7 dostępny jest na stronie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Ponadto ZUS przedstawił instrukcję jak krok po kroku wypełnić nowy formularz ZUS ERP-7. Sprawdź szczegóły poniżej.
Instrukcja wypełnienia ZUS ERP-7
Sekcja: Informacje o pracowniku
Do pkt 1
Wpisz datę początku i końca zatrudnienia (dzień, miesiąc, rok). W przypadku gdy zatrudnienie trwa, wpisz tylko datę początkową.
Do pkt 2
Jeśli w zaświadczeniu potwierdziłeś okres zatrudnienia przypadający przed 15 listopada 1991 r., i w tym okresie pracownik był zatrudniony w niepełnym wymiarze, dodatkowo podaj wymiar czasu pracy oraz okres, w którym pracownik był zatrudniony w niepełnym wymiarze. Wymiar ten możesz wpisać w postaci ułamka zwykłego, np.:
- 1/2 – dla połowy wymiaru czasu pracy,
- 3/4 – dla trzech czwartych wymiaru czasu pracy,
- 7/8 – dla siedmiu ósmych wymiaru czasu pracy.
Tabela w sekcji: Informacje o kwotach wynagrodzenia/ uposażenia, kwotach świadczeń wypłaconych w okresie niezdolności do pracy oraz kwotach innych należności – za dany rok kalendarzowy – uwzględnianych przy ustalaniu podstawy wymiaru emerytury, renty oraz kapitału początkowego
Do kolumny 2 tabeli Kwoty stałych i zmiennych składników wynagrodzenia/ uposażenia – należnych za dany rok kalendarzowy, które stanowiły podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne/ ubezpieczenia emerytalne i rentowe
W kolumnie 2 wpisz kwoty wszystkich tych składników wynagrodzenia/ uposażenia, które w okresie zatrudnienia były objęte składką na ubezpieczenie społeczne lub ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Wszystkie wypłaty dolicz do roku, za który są należne. Jeżeli, np. nagrodę z zysku lub trzynastkę należną za 2001 r. wypłaciłeś w 2002 r. – kwotę tej nagrody i trzynastki dolicz do roku 2001 r., czyli do roku za który przysługuje. Oznacza to również konieczność wyłączenia kwoty nagrody i trzynastki z roku, w którym została wypłacona, czyli z 2002 r.
Taką samą zasadę stosujesz, jeżeli wpłata, np. trzynastki lub nagrody z zysku dotyczy roku, w którym przekroczona została roczna podstawa wymiaru składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Wypłaty te dolicz do roku, za który są należne – o ile w roku wypłaty stanowiły podstawę wymiaru składki.
W przypadku wypłaty w danym roku, co do której nie jest możliwe ustalenie roku, za który wypłata ta przysługuje, dolicz ją do danego roku, czyli do roku wypłaty.
Przy zachowaniu powyższej zasady w kolumnie 2 podaj kwoty:
- wynagrodzenia zasadniczego i innych stałych składników, np. dodatku: stażowego, funkcyjnego, zmianowego, za pracę w warunkach szkodliwych dla zdrowia,
- wynagrodzenia obejmującego świadczenia w naturze (w kwotach stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne lub ubezpieczenia emerytalno-rentowe),
- zmiennych składników wynagrodzenia, np. premii regulaminowych, nagrody uznaniowej,
- innych wynagrodzeń, składników wynagrodzenia za pracę.
Do kolumny 3 tabeli Kwoty świadczeń należnych za dany rok kalendarzowy (wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłków: chorobowego, opiekuńczego, macierzyńskiego)
W kolumnie 3 wpisz należne za dany rok kalendarzowy kwoty:
- wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, przysługującego na podstawie art. 92 Kodeksu pracy lub przy-sługującego na podstawie ustaw szczególnych (np. na podstawie ustawy Karta Nauczyciela), wypłaconego po 28 lutego 1995 r.,
- zasiłków chorobowych,
- zasiłku macierzyńskiego,
- zasiłku opiekuńczego.
Do kolumny 4 tabeli Kwoty świadczeń należnych za dany rok kalendarzowy (świadczenia rehabilitacyjnego zasiłku/ świadczenia/ dodatku – wyrównawczego)
W kolumnie 4 wpisz należne za dany rok kalendarzowy kwoty:
- świadczenia rehabilitacyjnego,
- dodatku wyrównawczego, świadczenia wyrównawczego i zasiłku wyrównawczego.
Do kolumny 5 tabeli Kwoty składników wynagrodzenia za dany rok kalendarzowy, wypłaconych obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzy ńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, które w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowiły podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne/ ubezpieczenia emerytalne i rentowe
W kolumnie 5 przy danym roku kalendarzowym wpisz: należne za ten rok kwoty:
- składników wynagrodzenia (np. dodatku stażowego, dodatku ratowniczego), które w okresie świadczenia pracy stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a wyłączenie ich z tej podstawy nastąpiło tylko dlatego, że zostały wypłacone obok świadczeń związanych z niezdolnością do pracy lub macierzyństwem.
Prawo do pobierania ww. składników wynagrodzenia w czasie niezdolności do pracy, wynika z postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagrodzeniu stosowanych w danym zakładzie pracy.
Do kolumny 6 tabeli Kwoty przychodu należnego za dany rok kalendarzowy, który nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe
W kolumnie 6 wpisz kwoty przychodu, należnego za dany rok kalendarzowy objętego składką na ubezpieczenie wypadkowe. Wszystkie wypłaty dolicz do roku, za który są należne. Jeżeli, np. nagrodę z zysku lub trzynastkę należną za 2008 r. wypłaciłeś w 2009 r. – kwotę tej nagrody i trzynastki dolicz do 2008 r., czyli do roku za który przysługuje. Oznacza to również konieczność wyłączenia kwoty nagrody i trzynastki z roku, w którym została wypłacona, czyli z 2009 r.
W przypadku wypłaty w danym roku, co do której nie jest możliwe ustalenie okresu roku, za który wypłata ta przysługuje, dolicz ją do danego roku, czyli do roku wypłaty.
Przy zachowaniu powyższej zasady w kolumnie 5 wpisz kwoty:
- przychodu (wynagrodzenia zasadniczego i innych stałych składników, np. dodatku: stażowego, funkcyjnego, zmianowego, za pracę w warunkach szkodliwych dla zdrowia),
- wynagrodzenia obejmującego świadczenia w naturze,
- zmiennych składników wynagrodzenia, np. premii regulaminowych, nagrody uznaniowej,
- innych wynagrodzeń, składników wynagrodzenia za pracę.
Do kolumny 7 tabeli Kwoty innych wypłaconych należności, które nie zostały wykazane w kolumnach 2–6 i ich rodzaj – o ile są one wliczane do podstawy wymiaru świadczeń
W kolumnie 7 przy danym roku kalendarzowym wpisz kwoty innych wypłat, których nie wykazałeś w kolumnach 2–6 oraz rodzaj tej wypłaty, np.:
- kwotę rekompensaty wypłaconej pracownikowi z tytułu podwyżki cen na artykuły żywnościowe, opał i energię, która była wypłacana obok wynagrodzenia lub zasiłku z ubezpieczenia społecznego w okresie od 1 września 1981 r. do 30 czerwca 1987 r.,
- kwotę rekompensaty pieniężnej ustalonej z tytułu okresowego niepodwyższania płac w sferze budżetowej.
Sekcja: Informacja o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe
Jeśli pracownik przekroczył roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wpisz rok i miesiąc, w którym to przekroczenie nastąpiło.
Sekcja: Informacje dotyczące pełnomocnika upoważnionego przez płatnika składek do wystawienia zaświadczenia
Jeżeli wystawiasz zaświadczenie w imieniu pracodawcy, który udzielił Ci pełnomocnictwa wpisz swoje dane:
-nazwę i adres firmy,
-NIP albo REGON,
-PESEL – jeśli nie masz nadanego NIP i REGON,
-zakres udzielonego pełnomocnictwa i termin jego obowiązywania.
Przykłady pomoce przy wypełnianiu tabeli na str. 3 zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu
Przykład 1
W tym przykładzie pokażemy Ci, jak prawidłowo wypełnić tabelę, w sytuacji gdy ubezpieczonemu w okresie zatrudnienia od 6 maja 1999 r. do 31 października 2006 r. wynagrodzenie należne za grudzień wypłacono w styczniu następnego roku. Ubezpieczonemu również w marcu 2004 r., 2005 r. i 2006 r. wypłacono nagrodę z zysku za lata poprzednie.
Ubezpieczonemu w:
- 1999 r. wypłacono wynagrodzenie w łącznej kwocie 20 000,00 zł,
- 2000 r. wypłacono wynagrodzenie w łącznej kwocie 40 000,00 zł, w tym w styczniu 2000 r. wypłacono wynagrodzenie za grudzień 1999 r. w kwocie 3000,00 zł,
- 2001 r. wypłacono wynagrodzenie w łącznej kwocie 42 000,00 zł, w tym w styczniu 2001 r. wypłacono wynagrodzenie za grudzień 2000 r. w kwocie 3300,00 zł,
- 2002 r. wypłacono wynagrodzenie w łącznej kwocie 46 000,00 zł, w tym w styczniu 2002 r. wypłacono wynagrodzenie za grudzień 2001 r. w kwocie 3500,00 zł,
- 2003 r. wypłacono wynagrodzenie w łącznej kwocie 48 000,00 zł, w tym w styczniu 2003 r. wypłacono wynagrodzenie za grudzień 2002 r. w kwocie 3700,00 zł,
- 2004 r. wypłacono wynagrodzenie w łącznej kwocie 52 000,00 zł, w tym w styczniu 2004 r. wypłacono wynagrodzenie za grudzień 2003 r. w kwocie 3900,00 zł oraz w marcu 2004 r. wypłacono nagrodę z zysku za 2003 r. w kwocie 4000,00 zł,
- 2005 r. wypłacono wynagrodzenie w łącznej kwocie 60 000,00 zł, w tym w styczniu 2005 r. wypłacono wynagrodzenie za grudzień 2004 r. w kwocie 4800,00 zł, oraz w marcu 2005 r. wypłacono nagrodę z zysku za 2004 r. w kwocie 4600,00 zł,
- 2006 r. wypłacono wynagrodzenie w łącznej kwocie 69 000,00 zł, w tym w styczniu 2006 r. wypłacono wynagrodzenie za grudzień 2005 r. w kwocie 6000,00 zł oraz w marcu 2006 r. wypłacono nagrodę z zysku za 2005 r. w kwocie 5200,00 zł.
Przychód, który należy wykazać w kolumnie 2 tabeli za:
- 1999 r. wynosi 23 000,00 zł (20 000,00 zł + 3000,00 zł),
- 2000 r. wynosi 40 300,00 zł (40 000,00 zł – 3000,00 zł + 3300,00 zł),
- 2001 r. wynosi 42 200,00 zł (42 000,00 zł – 3300,00 zł + 3500,00 zł),
- 2002 r. wynosi 46 200,00 zł (46 000,00 zł – 3500,00 zł + 3700,00 zł),
- 2003 r. wynosi 52 200,00 zł (48 000,00 zł – 3700,00 zł + 3900,00 zł + 4000,00 zł),
- 2004 r. wynosi 53 500,00 zł (52 000,00 zł – 3900,00 zł – 4000,00 zł + 4800,00 zł + 4600,00 zł),
- 2005 r. wynosi 61 800,00 zł (60 000,00 zł – 4800,00 zł – 4600,00 zł + 6000,00 zł + 5200,00 zł),
- 2006 r. wynosi 57 800,00 zł (69 000,00 zł – 6000,00 zł – 5200,00 zł).
Ubezpieczonemu w okresie zatrudnienia wypłacono również wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z powodu choroby:
- w 2002 r. w kwocie 950,00 zł,
- w 2006 r. w kwocie 1100,00 zł.
Prawidłowe wypełnienie tabeli (str. 3 zaświadczenia) dla przykładu 1
Przykład 2
- kolejnym przykładzie pokażemy Ci, jak prawidłowo wypełnić tabelę, w sytuacji gdy ubezpieczonemu w okresie zatrudnienia od 2 lutego 2002 r. do 31 sierpnia 2008 r. wypłacono trzynastkę należną za rok poprzedni i u którego w latach 2004–2006 nastąpiło przekroczenie kwoty rocznego ograniczenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Kwota ta wynosiła w:
- 2004 r. – 68 700,00 zł,
- 2005 r. – 72 690,00 zł,
- 2006 r. – 73 560,00 zł.
Ubezpieczonemu w:
- 2002 r. wypłacono wynagrodzenie w łącznej kwocie 58 000,00 zł,
- 2003 r. wypłacono wynagrodzenie w łącznej kwocie 62 000,00 zł, w tym w marcu 2003 r. wypłacono trzynastkę za 2002 r. w kwocie 4800,00 zł,
- 2004 r. wypłacono wynagrodzenie w łącznej kwocie 68 700,00 zł, w tym w marcu 2004 r. wypłacono trzynastkę za 2003 r. w kwocie 6000,00 zł. (ubezpieczony kwotę rocznego ograniczenia podstawy wymiaru przekroczył w listopadzie). W listopadzie i w grudniu 2004 r. ubezpieczonemu wypłacono wynagrodzenie w kwocie 7000,00 zł, od którego odprowadzona została składka na ubezpieczenie wypadkowe i chorobowe,
- 2005 r. wypłacono wynagrodzenie w łącznej kwocie 72 690,00 zł, w tym w marcu 2005 r. wypłacono trzynastkę za 2004 r. w kwocie 7000,00 zł. (ubezpieczony kwotę rocznego ograniczenia podstawy wymiaru przekroczył w listopadzie). W listopadzie i w grudniu 2005 r. ubezpieczonemu wypłacono wynagrodzenie w łącznej kwocie 7200,00 zł, od którego odprowadzona została składka na ubezpieczenie wypadkowe i chorobowe,
- 2006 r. wypłacono wynagrodzenie w łącznej kwocie 73 560,00 zł, w tym w marcu 2006 r. wypłacono trzynastkę za 2005 r. w kwocie 7700,00 zł, (ubezpieczony kwotę rocznego ograniczenia podstawy wymiaru przekroczył w listopadzie). W listopadzie i w grudniu 2006 r. ubezpieczonemu wypłacono wynagrodzenie w łącznej kwocie 7500,00 zł, od którego odprowadzona została składka na ubezpieczenie wypadkowe i chorobowe,
- 2007 r. wypłacono wynagrodzenie w łącznej kwocie 77 800,00 zł, w tym w marcu 2007 r. wypłacono trzynastkę za 2006 r. w kwocie 8000,00 zł,
- 2008 r. wypłacono wynagrodzenie w łącznej kwocie 65 000,00 zł, w tym w marcu 2008 r. wypłacono trzynastkę za 2007 r. w kwocie 8200,00 zł.
Przychód, który należy wykazać w kolumnie 2 tabeli, za:
- 2002 r. wynosi 62 800,00 zł (58 000,00 zł + 4800,00 zł),
- 2003 r. wynosi 63 200,00 zł (62 000,00 zł – 4800,00 zł + 6000,00 zł),
- 2004 r. wynosi 69 700,00 zł (68 700,00 zł – 6000,00 zł + 7000,00 zł),
- 2005 r. wynosi 73 390,00 zł (72 690,00 zł – 7000,00 zł + 7700,00 zł),
- 2006 r. wynosi 73 860,00 zł (73 560,00 zł – 7700,00 zł + 8000,00 zł),
- 2007 r. wynosi 78 000,00 zł (77 800,00 zł – 8000,00 zł + 8200,00 zł),
- 2008 r. wynosi 56 800,00 zł (65 000,00 zł – 8200,00 zł).
Ubezpieczonemu w okresie zatrudnienia wypłacono również wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z powodu choroby i zasiłki chorobowe:
- w 2003 r. w łącznej kwocie 1050,50 zł,
- w 2006 r. w łącznej kwocie 1000,00 zł.
Prawidłowe wypełnienie tabeli (str. 3 zaświadczenia) dla przykładu 2
Podstawa prawna:
- Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 1383, z późn. zm.),
- Ustawa z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz.U. z 2017 r. poz. 1773, z późn. zm.),
- Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 1 kwietnia 1985 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru emerytur i rent (Dz.U. z 1989 r. Nr 11, poz. 63, z późn. zm.) – w zakresie, w którym przepisy tego rozporządzenia nie są sprzeczne z przepisami ustawy o emeryturach i rentach z FUS,
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad usta-lania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. z 2017 r. poz. 1949).