Być może już za kilka lat w Polsce będą funkcjonowały umowy o pracę, zlecenia, o świadczenie usług i uaktywniające (z nianiami) – zawierane drogą elektroniczną, poprzez specjalny system teleinformatyczny. Jakie będą warunki zawarcia, rozwiązania i zmiany takiej umowy oraz ogólne zasady funkcjonowania systemu?
- Projekt ustawy
- Celem zmian jest:
- Jakie umowy będą zawierane elektronicznie?
- Kto może zawrzeć umowę?
- Co zawiera system?
- Co umożliwia system?
- Jak zawrzeć umowę?
- Jakie dane są wymagane przy umowie o pracę zawieranej elektronicznie?
- Zmiany nie tak szybko
- Kto zapłaci za system?
Projekt ustawy
W Komitetach trwają aktualnie prace nad projektem z dnia 20 kwietna 2022 r. w zakresie ustawy o niektórych umowach zawieranych elektronicznie oraz o zmianie ustawy o pomocy społecznej (nr w wykazie prac UD230, dalej: projekt). Za przygotowanie projektu odpowiadają: Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej, Ministerstwo Rozwoju i Technologii oraz Ministerstwo Sprawiedliwości.
Celem zmian jest:
- uniknięcie dotychczasowych formalności i obowiązków administracyjnych (tj. zgłoszenie a później wyrejestrowanie z ZUS, naliczenie składek czy podatku dochodowego);
- ograniczenie skali zatrudnienia w tzw. „szarej strefie” poprzez nadzór i kontrolę nad zawieranymi umowami;
- udostępnianie wzorów umów i informatyzacja oraz przechowywanie umów (uniknięcie tzw. papierologii i ochrona środowiska);
- przestrzeganie praw pracowniczych i praw osób zatrudnionych w ramach umów cywilnoprawnych;
- udostępnianie dokumentacji;
- zintegrowanie m.in. z systemem Punktu Informacji dla Przedsiębiorcy.
Jakie umowy będą zawierane elektronicznie?
Projekt określa trzy główne typy umów, które byłyby zawierane, zmieniane jak i rozwiązywane elektronicznie, tj.
- umowa o pracę zawierana na okres próbny, na czas nieokreślony albo na czas określony;
- umowa zlecenia i o świadczenie usług;
- umowa uaktywniająca z nianią opiekującą się dzieckiem.
Kto może zawrzeć umowę?
Podmioty, które będą mogły zawierać taką umowę to:
- pracodawca lub zleceniodawca, który jest jest: mikroprzedsiębiorcą, rolnikiem, osobą fizyczną – nie będącą przedsiębiorcą;
- w ramach umowy uaktywniającej, gdy jedną ze stron umowy są rodzice albo rodzic samotnie wychowujący dziecko.
Co zawiera system?
System zapewnia następujące funkcjonalności:
1) zawarcie umowy;
2) zmianę umowy;
3) obliczenie wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi;
4) rozwiązanie umowy;
5) prowadzenie i przechowywanie dokumentacji:
a) w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników
b) osób wykonujących pracę na podstawie umowy zlecenia i o świadczenie usług
6) wydanie świadectwa pracy;
7) dostęp do dokumentacji pracowniczej i dokumentacji umowy.
Co umożliwia system?
Dodatkowo system umożliwia:
1) obliczanie należności podatkowych pracownika, zleceniobiorcy, niani;
2) przekazywanie do urzędu skarbowego informacji o zaliczkach, o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy;
3) obliczanie składek na ubezpieczenie społeczne lub ubezpieczenie zdrowotne pracownika, zleceniobiorcy albo niani;
4) przekazanie do systemu teleinformatycznego Zakładu Ubezpieczeń Społecznych dokumentów ubezpieczeniowych związanych z ubezpieczeniem społecznym lub ubezpieczeniem zdrowotnym pracownika, zleceniobiorcy albo niani.
Jak zawrzeć umowę?
Zawarcie umowy za pośrednictwem Systemu wymaga:
- zgody stron umowy
- wprowadzenia do Systemu danych koniecznych do zawarcia umowy
- wypełnienia wzoru umowy udostępnionego w Systemie.
Zawarcie umowy za pośrednictwem Systemu następuje z chwilą opatrzenia umowy kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym przez strony umowy.
Jakie dane są wymagane przy umowie o pracę zawieranej elektronicznie?
Wymagane do wprowadzenia przez pracodawcę dane to: dane pracownika, dane pracodawcy, rodzaj umowy, data zawarcia umowy, warunki pracy i płacy w szczególności: rodzaj pracy, miejsce wykonywania pracy, wysokość wynagrodzenia za pracę, ze wskazaniem składników wynagrodzenia, wymiar czasu pracy, termin rozpoczęcia pracy. Oczywiście, zgodnie z wolą stron, w umowie mogą być zawarte dodatkowe postanowienia.
W celu zapewnienia prawidłowej obsługi umów pracownik, zleceniobiorca i niania wprowadzają do Systemu numer telefonu oraz adres poczty elektronicznej. Dane te nie są udostępniane pracodawcy, zleceniodawcy albo rodzicom.
Minister właściwy do spraw pracy będzie administratorem danych osobowych odpowiedzialnym za przestrzeganie przepisów dotyczących przetwarzania danych osobowych
Zmiany nie tak szybko
O ile ustawa ma wejść w życie po upływie 30 dni od dnia ogłoszenia, to już Minister właściwy do spraw pracy w okresie 3 lat od dnia wejścia w życie ustawy uruchomi System. Koniecznie będzie zintegrowanie z innymi systemami: ZUS, KAS, Punkt Informacji dla Przedsiębiorcy, nastąpi w to w okresie nie dłuższym niż do końca 2025 r.
Aktualnie trwają konsultacje i opiniowanie w ramach środowisk związkowych i organizacji pracodawców.
Kto zapłaci za system?
Projekt zostanie sfinansowany w ramach limitów wydatków poszczególnych jednostek sektora finansów, w tym Funduszu Pracy. Koszt wytworzenia systemu został oszacowany na poziomie 5,5 mln zł. Jest to koszt planowany do poniesienia w latach 2023–2025.
Podstawa prawna:
Projekt z dnia 20 kwietna 2022 r. w zakresie ustawy o niektórych umowach zawieranych elektronicznie oraz o zmianie ustawy o pomocy społecznej (nr w wykazie prac UD230)