Podróż służbową i związane z nią należności służbowe reguluje art. 775 K. p. Zgodnie z nim, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
Warunki wypłacania pracownikowi należności z tytułu podróży służbowej powinny być z góry określone bądź w umowie o pracę bądź w regulaminie wynagradzania albo w układzie zbiorowym pracy.
Czas spędzony w podróży służbowej zasadniczo nie jest wliczany do czasu pracy, chyba że podróż odbywa się w godzinach pracy.
Dieta za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jego granicami nie może być niższa niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju przysługująca pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej.Jeżeli warunki wypłacania należności za podróż służbową nie zostały przez pracodawcę ustalone, to pracownik ma prawo do uzyskania kwot ustalonych dla pracowników sfery budżetowej.
Urzędnicy i inni pracownicy sfery budżetowej otrzymują z tytułu podróży służbowych należności w wysokościach określonych w rozporządzeniu ministra właściwego do spraw pracy.
Rozporządzenie Ministra Prawy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju jest więc regulacją bardzo istotną. Jeszcze raz warto podkreślić, że unormowania w nim zawarte dotyczą pracowników sfery budżetowej oraz wszystkich innych, których pracodawcy nie ustalili właściwych reguł.
Polecamy: Nadgodziny nawet bez wyraźnej zgody pracodawcy - porada
Zgodnie z przepisami rozporządzenia, miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży określa pracodawca.Z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:
- przejazdów,
- noclegów,
- dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
- innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży i wynosi 23 zł za dobę podróży. Jeżeli podróż trwa od 8 do 12 godzin, przysługuje połowa diety. Podróżowanie ponad 12 godzin uprawnia do diety w pełnej wysokości.
Dieta nie przysługuje, jeżeli pracownika delegowano do miejscowości jego pobytu stałego lub czasowego albo w przypadkach, gdy zapewniono mu bezpłatne całodzienne wyżywienie.
Środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca. Może on wyrazić zgodę na podróż samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. Wtedy pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, którą ustala pracodawca, będąc jednak związanym minimalnymi stawkami określonymi w rozporządzeniu.
W przypadku, gdy pracownik, będąc w podróży, korzysta ze środków komunikacji miejscowej, przysługuje mu ryczałt na pokrycie wynikłych z tego kosztów w wysokości 20% diety za każdą rozpoczętą dobę podróży. Pracodawca może też, na wniosek pracownika, wyrazić zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.
Za nocleg w hotelu lub podobnym obiekcie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem. Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150 % diety. Ryczałt przysługuje, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21:00 i 7:00.
Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.
Pracownikowi przebywającemu w podróży trwającej co najmniej 10 dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika i z powrotem.
Z każdym rokiem stawki diety dobowej oraz stawki kilometrowe ulegają zmianie odpowiednio do planowanego średniorocznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem przejętego w ustawie budżetowej na dany rok.
Polecamy: Czy ustalony regulamin premiowania zawsze obowiązuje?