Przepisy Kodeksu pracy dotyczące kar porządkowych są przepisami bezwzględnie obowiązującymi, co oznacza że nie można ich ograniczyć ani rozszerzyć o kary dodatkowe, bądź określić sytuacji, których nie przewiduje Kodeks pracy, w których nałożenie kary porządkowej byłoby możliwe. W praktyce trudno sobie wyobrazić taką sytuację, zazwyczaj bowiem regulamin pracy przewiduje wszystkie możliwe sytuacje, kiedy pracownik może zostać ukarany, a nieprzestrzeganie regulaminu jest podstawą do kary. Niemniej jednak, są to przepisy, które trzeba stosować w brzmieniu niemalże dosłownym.
Pierwszą i najważniejszą rzeczą o jakiej musi pamiętać pracodawca to fakt, że kary porządkowej nie można nałożyć po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości i fakcie złamania przepisów, ani później niż 3 miesiące od naruszenia.
Dowiedz się: Kiedy pracodawca może żądać złożenia kwestionariusza osobowego
Pani Ania pracuje w biurze, między innymi przy obsłudze sprzętu biurowego. Po kilku tygodniach pracy spowodowała awarię kserokopiarki, wylewając na nią kubek kawy. Pracodawca potraktował to jako niefortunny wypadek i jej nie ukarał. Po pięciu tygodniach Pani Ania znowu dokonała usterki, wylewając kawę na skaner. Tym razem pracodawca postanowił ją ukarać karą upomnienia, tak aby picie kawy ograniczyła do swojego biurka. Awaria skanera miała miejsca 14 lutego 2010 r. W dniu 17 lutego 2010 r. pracodawca wyjechał na dwutygodniowy urlop, a następnie na tygodniową delegację. W trakcie zapomniał o dokonanej przez Panią Anię usterce. Po ok. 4 miesiącach od zdarzenia, kiedy pracodawca chciał użyć skanera, przypomniał sobie, że miał nałożyć na Panią Anię karę nagany, zgodnie jednak z przepisami prawa pracy nie będzie mógł tego zrobić. Termin ten minął po trzech miesiącach od dnia zdarzenia, to jest 14 maja 2010 r.
Kara może być zastosowana tylko po uprzednim wysłuchaniu pracownika. Jeżeli pracownik jest nieobecny, dwutygodniowy termin biednie dopiero od momentu jego stawienia się do pracy.
Polecamy serwis: Kodeks pracy
O zastosowanej karze pracodawca zawiadamia pracownika na piśmie, wskazując przede wszystkim rodzaj nałożonej kary, ale także naruszone przez pracownika obowiązki pracownicze. Ponadto pracodawca musi poinformować pracownika o prawie do zgłoszenia w ciągu 7 dni sprzeciwu od wymierzonej kary. Odpis zawiadomienia o ukaraniu pozostawia się w aktach osobowych pracownika.
Nieodrzucenie sprzeciwu w terminie 14 dni od dnia jego wniesienia jest równoznaczne z jego przyjęciem. Jeżeli jednak pracodawca odrzucił sprzeciw, pracownik może w terminie 14 dni wnieść odwołanie do sądu pracy.
Karę uważa się za nie byłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa się z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy.