Prawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy jest szczególnie ważne dla prawidłowego obliczenia wynagrodzenia pracownika. W przypadku zwyczajnego, 5-dniowego tygodnia pracy (od poniedziałku do piątku) prowadzenie ewidencji jest dość łatwe, gorzej w przypadku systemu godzinowego – w ewidencji czasu pracy musi być odnotowana każda przepracowana godzina, od której będzie zależało nie tylko wynagrodzenie podstawowe i dodatkowe (np. za nadgodziny), ale także czas wolny, jaki należy się pracownikowi po przepracowanych godzinach.
Ustalenie zbyt małej liczby godzin wolnych od pracy jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, za które grozi grzywna.
Powszechnie obowiązujące przepisy prawa pracy nie określają, na jakie okresy powinna być prowadzona ewidencja czasu pracy. Do decyzji pracodawcy pozostawiona jest kwestia, jak długi okres zostanie objęty jedną ewidencją. Najczęściej będzie to jednak okres miesięczny, ponieważ również wynagrodzenie powinno być wypłacane raz w miesiącu.
Pan Jacek prowadzi biuro rachunkowe, w którym zatrudnia 8 osób. Utworzył dla nich ewidencję czasu pracy, w postaci kart obecności dostępnych codziennie przy wejściu do biura w godzinach przyjścia do pracy i 15 minut po jego upływie, na których każdy pracownik musi się podpisać. Każda karta obejmuje okres miesięczny. Po upływie miesiąca karta jest wymieniana na nową.
Polecamy serwis: Kodeks pracy
Robert jest dyrektorem generalnym dużej fabryki części zamiennych. W związku z tym, że praktycznie wszyscy pracownicy zatrudnieni są w oparciu o stawkę godzinową, postanowił on wprowadzić elektroniczny system ewidencjonowania czasu pracy, aby dokładnie wiedzieć kto w jakich godzinach i ile pracował. To pozwoli na uniknięcie pomyłek.
Ewidencję czasu pracy należy udostępnić pracownikowi na każde jego żądanie. Co do zasady powinien to być oryginał, z możliwością zrobienia kserokopii.