Ewidencja jest wykazem ilościowym, wartościowym lub asortymentowym.
Ewidencja czasu pracy
Jest to forma rejestru obecności pracownika, spóźnień oraz wszelkich zwolnień od pracy. Może być prowadzona w wersji papierowej lub elektronicznej. Ewidencja czasu pracy powinna być prowadzona w formie imiennej karty. Kartę można prowadzić w dowolnej formie, jeżeli zawiera następujące informacje dotyczące:
- wykonywania pracy w poszczególnych dobach, w tym pracy w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy,
- pełnionych dyżurów,
- wykorzystywanych urlopów,
- zwolnień od pracy oraz innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- w stosunku do pracowników młodocianych
- także czasu ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
Rekomendowany produkt: Zmiany w prawie pracy + kodeks pracy gratis
W przypadku niektórych pracowników nie trzeba rejestrować godzin pracy. Dotyczy to pracowników:
- objętych systemem zadaniowego czasu pracy,
- zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz
- otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.
Brak obowiązku ewidencjonowania godzin pracy dla tych pracowników nie jest jednak równoznaczny z całkowitym zwolnieniem z wymogu prowadzenia dla nich karty ewidencji czasu pracy. W kartach należy ewidencjonować: dni świadczenia pracy, urlopy i inne nieobecności w pracy tych pracowników.
Ewidencja przebiegu pojazdu w wynagrodzeniach
Na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu pracodawca pokrywa koszty używania pojazdów do celów służbowych według stawek za 1 kilometr, które nie mogą być wyższe niż:
- dla samochodu osobowego:
- o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł,
- o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł,
- dla motocykla - 0,2302 zł,
- dla motoroweru - 0,1382 zł.
W podatkach dochodowych
Ewidencja przebiegu pojazdu jest rodzajem ewidencji, do której prowadzenia jest zobowiązany podatnik używający samochodu osobowego nie- wprowadzonego do ewidencji środków trwałych, w tym również na potrzeby działalności gospodarczej. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna być potwierdzona przez podatnika na koniec każdego miesiąca i powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd-dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.