Kwestie przechowywania dokumentacji pracowniczej przez podmioty do tego uprawnione reguluje rozporządzenie Ministra Kultury z dnia z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców.
Zatem po pierwsze, budynki, w których jest przechowywana dokumentacja, powinny być sytuowane na suchym gruncie niegrożącym osunięciem, położonych powyżej poziomu zalewowego pobliskich rzek lub innych zbiorników wodnych. Ponadto budynku muszą posiadać dogodny dojazd dla pojazdów służb porządkowych i ratowniczych.
Przeczytaj także: Kiedy pracodawca może żądać złożenia kwestionariusza osobowego?
Wymagania dotyczące pomieszczeń
Pomieszczenie do przechowywania dokumentacji nie może być zawilgocone oraz znajdować się w nieprzystosowanej piwnicy lub na strychu budynku, a także powinno być wyposażone w ognioodporne drzwi i pożarową instalację sygnalizacyjno-alarmową oraz zabezpieczone przed włamaniem za pomocą instalacji antywłamaniowej lub w inny sposób
odpowiedni dla danego pomieszczenia. Ponadto w pomieszczeniach takich nie mogą znajdować się inne przedmioty i urządzenia, które nie są związane z przechowywaniem dokumentacji.
Przez pomieszczenia, w których jest przechowywana dokumentacja, nie mogą być prowadzone instalacje wodociągowe, kanalizacyjne i gazowe.
Dokumentacja papierowa
Dokumentacja pracownicza sporządzona na papierze jest szczególnie narażona na zniszczenie, dlatego też ww. rozporządzenie określa szczegółowe warunki przechowywania dokumentacji tego rodzaju. Przede wszystkim, w takim pomieszczeniu należy utrzymywać odpowiednie warunki wilgotności (ok. 45-60%) i temperatury (od 14 do 20 stopni Celsjusza).
Warunki wilgotności i temperatury powinny być codziennie kontrolowane, a wyniki kontroli rejestrowane.
Polecamy serwis: Urlopy
Ponadto dokumentacja papierowa powinna być chroniona przed kurzem, infekcją grzybów pleśniowych oraz zniszczeniami powodowanymi przez owady i gryzonie. W pomieszczeniach takich należy także wyeliminować oświetlenie słoneczne.