Bezpieczeństwo danych osobowych przy zgłoszeniach od sygnalistów
Minęły już blisko 3 miesiące, gdy za sprawą publikacji w mediach tradycyjnych i społecznościowych, pojawiły się informacje o katastrofie ekologicznej na Odrze. W wyniku zgłoszeń obywateli do różnych instytucji przekazane zostały informacje o możliwych źródłach zatrucia rzeki oraz winnych takiego stanu rzeczy. Jednak dane sygnalistów, którzy odważyli się skontaktować z Głównym Inspektoratem Ochrony Środowiska zostały przechwycone przez osoby trzecie. Czy wobec braku obowiązku stosowania procedur whistleblowingowych w Polsce firmy i instytucje powinny za wszelką cenę chronić dane sygnalistów?
Wyciek danych osobowych – co powinna zrobić organizacja?
W przytoczonej sytuacji wyciek danych objął ujawnienie imion, nazwisk oraz adresów e-mail. Nie wiemy, czy doszło do przypadkowego, czy celowego działania albo luki w systemie, jednak takie sytuacje zawsze niosą za sobą duże zagrożenie dla organizacji. Z jednej strony wiąże się to z potencjalnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi dla podmiotu oraz osoby odpowiedzialnej za ochronę danych. Z drugiej zaś, z utratą reputacji firmy czy instytucji oraz spadkiem zaufania do dobrej praktyki zgłaszania nieprawidłowości. Niezależnie od przyczyny każda organizacja powinna posiadać i uruchomić procedury, na które wskazuje mec. Tomasz Osiej, partner zarządzający z kancelarii Osiej i Partnerzy:
- Jednym z podstawowych obowiązków administratora danych jest odpowiednie ich zabezpieczenie, które zredukuje lub całkowicie wyeliminuje możliwość wystąpienia naruszeń, choć w praktyce jest to niemal niemożliwe. Jednak każdy administrator danych powinien być przygotowany na takie przypadki, wdrażając odpowiednio wcześniej procedury. Powinny one przede wszystkim określać sposób reakcji w przypadku wystąpienia incydentu, a ponadto opisywać dalsze kroki postępowania. Adresatem informacji o incydencie (który zgodnie z RODO może zostać zakwalifikowany jako naruszenie) bywa zazwyczaj inspektor ochrony danych (IOD) lub osoba odpowiedzialna za bezpieczeństwo danych. Osoby te powinny najszybciej jak to możliwe otrzymać informację o dokładnym czasie wystąpienia naruszenia i jego zwięzły opis. Konieczne jest również przeprowadzenie oceny skutków naruszenia określającej m.in. poziom ryzyka naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą. Ocena ryzyka ma z kolei decydujący wpływ na to, czy naruszenie należy zgłosić do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, czy też podjąć inne działania prawem wymagane (m.in. powiadomienie osób dotkniętych incydentem). Z punktu widzenia całego procesu kluczowy jest czas, ponieważ zgłoszenie do Prezesa UODO powinno nastąpić do 72 godzin od momentu ustalenia, że doszło do naruszenia. Dlatego też tak ważna jest świadomość, którą budujemy poprzez szkolenia i codzienną pracę z osobami mającymi dostęp do danych. Poziom zabezpieczeń prawnych czy organizacyjnych ma z kolei bezpośredni wpływ na wysokość ewentualnej kary przewidzianej przez RODO.
Ważnym aspektem z punktu widzenia ochrony danych są także procedury związane z przyjmowaniem oraz przetwarzania zgłoszeń o nieprawidłowościach od pracowników i osób niepowiązanych z organizacją:
- Tworząc i wdrażając procedury whistleblowingowe, trzeba dobrze oszacować ryzyko na każdym etapie procesu – od wpłynięcia zgłoszenia do przejścia przez etap wyjaśniający i zamknięcie sprawy. Podobnie jak w przypadkach incydentów związanych z cyberbezpieczeństwem, do większości zdarzeń dochodzi z niedopatrzenia lub winy pracowników. Z tego względu niezwykle ważne jest, aby osoby wyznaczone do odbioru i przetwarzania zgłoszeń od sygnalistów posiadały odpowiednie kompetencje, były odpowiednio przeszkolone i świadome potencjalnych zagrożeń. Tego wymaga oczywiście prawo. Jednak w ramach dobrych praktyk, lepiej zrobić też dwa kroki więcej i dobrze przygotować swoją organizację, bo konsekwencje mogą być poważne – dodaje Rafał Barański, prezes braf.tech i współtwórca aplikacji whiblo do zgłaszania nieprawidłowości przez sygnalistów.
Technologia wspiera ochronę danych osobowych
Sposobem na wyeliminowanie wielu bolączek związanych z ochroną danych osobowych, zwłaszcza w kontekście przyjmowania i przetwarzania zgłoszeń od sygnalistów, są rozwiązania informatyczne, np. specjalne aplikacje do odbioru i przetwarzania zgłoszeń o nieprawidłowościach. Często stosowanym kanałem whistleblowingowym w takich przypadkach jest poczta e-mail, ale jak wskazuje Rafał Barański z braf.tech, taki kanał ma więcej wad niż zalet i nie gwarantuje odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa:
- Specjalnie zakładane do tego celu skrzynki e-mail, mimo że to tanie i bardzo łatwe w implementacji rozwiązania, nie zapewniają odpowiedniej ochrony danych osobowych sygnalistów. Przede wszystkim trudno monitorować, kto ma dostęp do skrzynki czy osoby trzecie nie skopiowały danych lub adresu sygnalisty oraz czy przesłane tam informacje nie zostały skasowane albo nie doszło do ingerencji w ich treść. Jeśli zgłoszenie jest wysłane jako czysty tekst, to łatwo jest uzyskać wgląd w jego treść. Kolejna kwestia – metadane. W wiadomości e-mail oraz w załącznikach często zapisane są informacje o nadawcy/autorze, więc jego wyśledzenie nie jest trudne. Bardzo dobrą alternatywą są specjalnie zaprojektowane aplikacje, które zabezpieczą dostęp do danych tylko do osób upoważnionych, np. poprzez procedurę logowania wieloskładnikowego, ale też zagwarantują szyfrowanie zgłoszeń. Dobrze napisany system będzie też odporny na ataki zewnętrzne. W dodatku, jeśli rozwiązanie jest osadzone w chmurze i wszystkie dane są tam przechowywane oraz przetwarzane są dane, to mamy praktycznie 100 proc. gwarancję, że będą bezpieczne.
A może anonimowe zgłoszenia?
Ochrona danych osobowych sygnalistów jest jednym z najważniejszych elementów systemów whistleblowingowych, które mają za zadanie chronić osoby zgłaszające przed działaniami odwetowymi i decydują o skuteczności procedur. Ostatnia wersja projektu polskiej ustawy o ochronie sygnalistów co prawda nie wymusza na organizacjach konieczności przyjmowania zgłoszeń anonimowych, tj. bez podania przez sygnalistę swoich danych, ale też nie zabrania stosowania takich procedur. Jednak jak wynika z badania ARC Rynek i Opinia, przeprowadzonego na zlecenie braf.tech w 2021 r., 35 proc. respondentów nie zgłasza nieprawidłowości z obawy o brak poufności. Aż 70 proc. badanych oczekuje, że główną cechą kanału whistleblowingowego będzie możliwość dokonywania anonimowych zgłoszeń.