Środkami dowodowymi potwierdzającymi okresy zatrudnienia dla celów emerytalno-rentowych są:
- pisemne zaświadczenie zakładu pracy,
- świadectwo pracy lub legitymacja ubezpieczeniowa zawierająca odpowiednie wpisy dotyczące daty rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- rodzaj wykonywanej pracy i jej wymiar,
- pieczątka zakładu pracy oraz podpis i pieczątka służbowa pracodawcy lub upoważnionego pracownika.
Zaświadczenie powinno być wystawione przez pracodawcę lub prawnego następcę pracodawcy. W sytuacji, w której zakład pracy już nie istnieje (został zlikwidowany lub przejęty przez inny zakład), osoba zainteresowana ma możliwość zwrócenia się o wystawienie zaświadczenia do następcy prawnego zakładu, a w przypadku jego braku - do jednostki przechowującej dokumentację zlikwidowanego lub przekształconego zakładu pracy.
Osoba, która nie dysponuje zaświadczeniem, o którym mowa powyżej, może przedstawić w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych tzw. dowody pośrednie poświadczające jej zatrudnienie w danym zakładzie pracy.
Zalicza się do nich:
- legitymację służbową,
- umowę o pracę,
- wpisy w dowodach osobistych oraz
- pisma kierowane przez zakłady pracy do pracownika w czasie trwania zatrudnienia (np. o powołaniu, mianowaniu, zwolnieniu czy udzieleniu ur- lopu).
Warunkiem uznania takich dowodów jest możliwość ustalenia na ich podstawie okresu zatrudnienia.
W sytuacji, w której osoba zainteresowana nie ma możliwości udowodnienia okresu zatrudnienia pisemnymi dowodami, w niektórych przypadkach możliwe jest przeprowadzenie dowodu z zeznań świadków. Warto wspomnieć, że możliwość powołania świadków w celu potwierdzenia przebytych okresów zatrudnienia dotyczy jedynie okresów zatrudnienia przebytych do 14 listopada 1991 r., w przypadku których ustawa z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2004 r. nr 39, poz. 353 ze zm.) dopuszcza taką możliwość. W takiej sytuacji osoba ubiegająca się o emeryturę lub rentę powinna złożyć oświadczenie o braku odpowiednich dokumentów, informując Zakład Ubezpieczeń Społecznych o przyczynach uniemożliwiających ich uzyskanie, a następnie wskazać dwóch świadków, których zeznania potwierdzą przebyte okresy.