Urlop zaległy - Kodeks pracy
Urlop zaległy to nic innego, jak urlop wypoczynkowy, którego pracownik nie wykorzystał w roku poprzednim (art. 168 Kodeksu pracy). Taki niewykorzystany urlop przechodzi na rok kolejny i zwany jest urlopem zaległym czyli urlopem z zeszłego roku.
Pani Anna z dniem 1 stycznia 2020 r. nabyła prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego. Do końca grudnia 2020 r. wykorzystała 16 dni. Od 1 stycznia 2021 r. pozostałe 4 dni stają się tzw. urlopem zaległym.
Co do zasady urlopu wypoczynkowego udziela się zgodnie z planem urlopów, który tworzy się uwzględniając wnioski pracowników. Jeśli w danym zakładzie pracy nie funkcjonuje plan urlopów, pracodawca powinien ustalać terminy urlopów z pracownikami. Jest to bowiem prawo pracownika, które służy odpoczynkowi i regeneracji sił. Wyjątkiem jest właśnie urlop zaległy, którego maksymalny termin wykorzystania określa Kodeks pracy.
Polecamy: Kodeks pracy 2021. Praktyczny komentarz z przykładami
Do kiedy urlop zaległy?
Zgodnie z ogólną regułą zawartą w art. Kodeksu pracy urlop zaległy należy wykorzystać do 30 września roku następującego po roku, w którym pracownik nabył prawo do tego urlopu (co ciekawe, poprzednie przepisy przewidywały termin – do końca marca). Zgodnie z prawem pracy najpóźniej można udzielić urlopu dnia 30 września – chodzi więc o to, aby pracownik rozpoczął najpóźniej urlop zaległy tego dnia. Jeśli więc pracownik przez większą cześć roku kalendarzowego nie wykorzystał urlopu zaległego, pracodawca może podjąć jednostronną decyzję o terminie, w którym ma ten urlop zostać wykorzystany. Za ewentualne uchybienie obowiązkowi skorzystania z tego urlopu do 30 września konsekwencje może ponosić pracodawca. W interesie pracodawcy leży więc dopilnowanie, aby każdy pracownik do tej daty nie miał już urlopu zaległego.
Czy w 2021 r. zaległy urlop należy wykorzystać do końca września? Czy może ze względu na epidemię COVID-19 obowiązują inne przepisy? Co na to ustawa covidowa?
Urlop zaległy a COVID-19
Ustawa covidowa wprowadziła szczególne przepisy na czas trwania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii. Zgodnie z art. 15gc pracodawca może udzielić pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego bez jego zgody i z pominięciem planu urlopów.
„W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, pracodawca może udzielić pracownikowi, w terminie przez siebie wskazanym, bez uzyskania zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów, urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez pracownika w poprzednich latach kalendarzowych, w wymiarze do 30 dni urlopu, a pracownik jest obowiązany taki urlop wykorzystać.”
Prawnicy mają jednak pewne wątpliwości co do przytoczonego wyżej przepisu. Nie rozstrzyga bowiem o tym, czy limit 30 dni dotyczy całego okresu stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii czy roku kalendarzowego. Pracodawcy nie wiedzą czy mają stosować art. 168 Kodeksu pracy nakazujący wykorzystanie urlopu zaległego do 30 września czy przepis art. 15gc nieprzewidujący takiego terminu. Wydaje się jednak, że ustawa covidowa ma charakter przepisów szczególnych w stosunku do Kodeksu pracy. Reguluje sytuację okresu epidemii koronawirusa i w tym czasie należy ją stosować.
Warto podkreślić, że już na podstawie przepisów KP pracodawca mógł jednostronnie wysłać pracownika na zaległy urlop. Różnicą jest określenie terminu, do którego miał obowiązek to zrobić. Ustawa covidowa takiego terminu nie przewiduje. Wydaje się więc, że pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop nawet w listopadzie czy grudniu i nie dojdzie w ten sposób do naruszenia przepisów Kodeksu pracy.
Specustawa ogranicza natomiast pracodawcę do 30 dni. Natomiast KP nie reguluje limitu dni urlopu zaległego, jaki pracodawca ma możliwość udzielić jednostronnie pracownikowi. Na gruncie ustawy covidowej pracodawca może samodzielnie skierować pracownika na urlop zaległy tylko do 30 dni. Jeśli pracownik posiada większą liczbę dni zaległych np. 35, pracodawca nie będzie mógł tych 5 pozostałych dni udzielić w samodzielnie ustalonym terminie bez zgody pracownika. Wygląda więc na to, że jest to mniej korzystne rozwiązanie z punktu widzenia pracodawcy od przepisów kodeksowych.
Aby było jeszcze bardziej skomplikowanie, niektórzy prawnicy uważają, że obowiązek wykorzystania urlopu zaległego z KP wciąż obowiązuje pracodawców, a limit 30 dni z ustawy covidowej dotyczy okresu po 30 września. W związku z licznymi wątpliwościami wystąpiliśmy z pytaniem do Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii z prośbą o wyjaśnienia. Gdy tylko otrzymamy odpowiedź, zamieścimy ją w tym artykule.
W każdym razie widoczną różnicą omawianych regulacji jest ułatwienie pracodawcom wysyłania pracowników na urlop zaległy w innym terminie niż jest to przewidziane w planie urlopów na 2021 r. Plan urlopów obejmuje bowiem także urlop zaległy. Ustawa covidowa wprost wskazuje na to, że pracodawca nie musi brać pod uwagę planu urlopów przy samodzielnym ustalaniu terminu urlopu zaległego pracownika.
Urlop zaległy - MRPiT (odpowiedź)
W dniu 29 stycznia 2021 r. otrzymaliśmy odpowiedź z ministerstwa:
"Na podstawie art. 15gc spec ustawy COVID-19 pracodawca może udzielić pracownikowi, w terminie przez siebie wskazanym, bez uzyskania zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów, urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez pracownika w poprzednich latach kalendarzowych, w wymiarze do 30 dni urlopu, a pracownik jest obowiązany taki urlop wykorzystać.
Z przepisu tego wynika po pierwsze, że jednostronne wyznaczenie przez pracodawcę terminu urlopu pracownika dotyczy jedynie urlopu zaległego (nie obejmuje urlopu należnego za dany rok); po drugie wymiar urlopu zaległego udzielanego w ten sposób ogranicza się łącznie do 30 dni.
Przepis ten reguluje tylko te dwie kwestie nie odnosząc się i nie modyfikując przepisu art. 168 k.p. określającego termin udzielenia zaległego urlopu wypoczynkowego. Zatem może on być udzielony w sposób określony w art. 15 gc ustawy o COVID-19 najpóźniej do 30 września roku następnego."
Czy pracodawca może zmusić do urlopu zaległego?
W związku z powyższym powstaje pytanie – czy pracodawca może zmusić pracownika do wykorzystania urlopu zaległego w terminie ustalonym jednostronnie przez pracodawcę? Tak. Zgodnie z art. 15gc ustawy covidowej, który funkcjonuje od 23 czerwca 2020 r. pracodawca może sam wybrać, w jakim terminie pracownik wykorzysta urlop zaległy (a od 1 stycznia 2021 r. urlopem tym jest urlop wypoczynkowy niewykorzystany w 2020 r.), a pracownik ma obowiązek zastosowania się do tego polecenia.
Problem polega na określeniu czy ustawa covidowa znosi na czas epidemii obowiązek pracodawców do wysyłania pracowników na zaległe urlopy do dnia 30 września. Pracodawcy muszą wiedzieć, czy niestosowanie się do przepisu KP w 2021 r., nie pociągnie za sobą konsekwencji w przypadku ewentualnej kontroli PIP w postaci kary za niewywiązywanie się z obowiązków pracodawcy. Pytanie o to wystosowaliśmy do PIP. Po otrzymaniu odpowiedzi, zamieścimy ją w tym artykule.
Urlop zaległy - PIP (odpowiedź)
W dniu 2 lutego 2021 r. otrzymaliśmy odpowiedź z PIP. Kierownik Sekcji Centrum Poradnictwa, Aleksandra Zagajewska:
"W odpowiedzi na nadesłane drogą elektroniczną 18 stycznia 2021 r. zapytanie prawne dotyczące stosowania przepisu art. 168 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2020 r., poz. 1320) wobec działającego od 24 czerwca 2020 r. przepisu art.
15 gc ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, i nnych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. z 2020 r., poz. 1842) – dalej ustawa COVID-19, Centrum Poradnictwa Państwowej Inspekcji Pracy wyjaśnia, co następuje. Zgodnie z treścią art. 15gc przywołanej wyżej ustawy COVID-19 – w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, pracodawca może udzielić pracownikowi, w terminie przez siebie wskazanym, bez uzyskania zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów, urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez pracownika w poprzednich latach kalendarzowych, w wymiarze do 30 dni urlopu, a pracownik jest obowiązany tak i urlop wykorzystać. Zgodnie natomiast z brzmieniem art.168 Kodeksu pracy urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art.163 należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego.
Jak wynika z uzasadnienia do projektu ustawy wprowadzającej przepis art. 15gc, jego celem miało być zapobieżenie kumulacji urlopów niewykorzystanych za zaległe lata oraz urlopów nabytych w bieżącym roku kalendarzowym przy założeniu, że w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii pracownicy wykazywać będą zmniejszone zainteresowanie wykorzystywaniem prawa do urlopu wypoczynkowego. Jednocześnie należy podkreślić, że zapis przewidziany w ustawie COVID-19 nie uchyla obowiązku wynikającego z art. 168 Kodeksu pracy, t j . obowiązku udzielenia pracownikowi urlopu zaległego najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego.
Pracodawca, który nie udziela pracownikowi zaległego urlopu w terminie określonym w art. 168 Kodeksu pracy może ponieść odpowiedzialność z tytułu popełnienia wykroczenia przeciwko prawom pracownika zagrożonego karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł".
Czy urlop zaległy przepada?
Jak już zostało wspomniane urlop zaległy nie przepada, a przechodzi na następny rok. Co do zasady powinien być wykorzystany do 30 września roku następnego. Co jeśli tak się nie stanie? Czy wówczas pracownik traci do niego prawo? Nie. To na pracodawcy ciąży obowiązek dopilnowania, aby pracownicy wykorzystali zaległe urlopy do końca września i to pracodawca może zostać pociągnięty do ewentualnej odpowiedzialności w razie kontroli PIP (od 1000 do 30 000 zł kary). W każdym razie pracownik ma prawo do wykorzystania tego urlopu. Należy jednak pamiętać o terminach przedawnienia roszczeń wynikających ze stosunku pracy a więc także roszczenia do wykorzystania urlopu wypoczynkowego). Ulegają one przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne.
Co ciekawe, bieg przedawnienia roszczenia o urlop wypoczynkowy zostaje zawieszony na czas trwania urlopu wychowawczego. Jest to korzystne dla pracownika, ponieważ wychowawczy może trwać nawet prawie 3 lata, a więc tyle, ile termin przedawnienia.
Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dziennik Ustaw rok 2020 poz. 1320)
Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dziennik Ustaw rok 2020 poz. 1842)