Co zmieniło się w zakresie kontroli zwolnień lekarskich pracowników 2019

Po zmianach przepisów ZUS może wezwać ubezpieczonego na badanie kontrolne nie tylko listownie tak jak dotychczas ale także drogą mailową lub telefonicznie.  W proces zawiadamiania pracownika o kontroli, ZUS może włączyć także pracodawcę.

Przed nowelizacją przepisów, ZUS kontrolując zasadność orzeczonej niezdolności do pracy, wysyłał do ubezpieczonego wezwanie na badanie kontrolne przez lekarza orzecznika ZUS listem poleconym, za potwierdzeniem odbioru. Jeśli ubezpieczony nie odebrał przesyłki, była ona dwukrotnie awizowana i dopiero z upływem 14 dni od daty pierwszej awizacji przyjmowano, że wezwanie zostało skutecznie doręczone. Tak sformalizowany sposób wezwań przez ZUS powodował, że w przypadku krótkich zwolnień lekarskich (np. kilkudniowych), zanim wezwanie zostało skuteczne doręczone - ubezpieczonemu często skończył się już okres niezdolności do pracy. Uruchomiona zatem przez ZUS procedura kontrolna okazywała się nieefektywna i generowała koszty wynikające z czasu pracy pracowników ZUS oraz kosztów doręczenia wezwania.

Wezwanie listowne, telefoniczne lub e-mailowe

Po zmianie przepisów ustawy zasiłkowej, od 1 stycznia 2019 r. ZUS weryfikując prawidłowość orzekania o czasowej niezdolności do pracy ma możliwość skorzystania z jednej z 3 form zawiadomienia ubezpieczonego o terminie badania przez lekarza orzecznika ZUS:

• pisemnie - pocztą tradycyjną,
• telefonicznie,
• z wykorzystaniem poczty elektronicznej.

Od 1 stycznia 2019 r. ZUS może telefonicznie lub mailowo wezwać ubezpieczonego z orzeczoną czasową niezdolnością do pracy na badanie przez lekarza orzecznika ZUS.

Bez względu na formę zawiadomienia ubezpieczony musi być poinformowany o konsekwencjach wynikających z niezastosowania się do określonych w zawiadomieniu obowiązków, tj. o utracie ważności zaświadczenia lekarskiego od dnia następnego po dniu, w którym miało się odbyć badanie kontrolne lub od dnia, do którego ubezpieczony miał dostarczyć dokumentację medyczną i o utracie prawa do zasiłku.

ZUS zdecyduje o tym jak wezwać ubezpieczonego na kontrolę

Ubezpieczony nie będzie miał wpływu na to, która forma zawiadomienia będzie zastosowana przez ZUS. Korzystanie jednak przez ZUS z drogi mailowej lub telefonicznej będzie możliwe tylko wtedy, gdy ZUS będzie w posiadaniu numeru telefonu lub adresu poczty elektronicznej ubezpieczonego. ZUS jednak będzie mógł zwrócić się do pracodawcy o doręczenie pracownikowi zawiadomienia o kontroli. Wówczas pracodawca może do tego celu wykorzystać takie dane osobowe pracownika jak jego numer telefonu czy adres e-mail.

Adres pobytu ubezpieczonego w czasie niezdolności do pracy

ZUS zawsze będzie posiadał adres miejsca pobytu ubezpieczonego w czasie niezdolności do pracy. Informacja ta stanowi jeden z wymaganych elementów zaświadczenia lekarskiego o czasowej niezdolności do pracy (art. 55 ust. 3 pkt 2 ustawy zasiłkowej).

Nowelizacja ustawy zasiłkowej nakłada na ubezpieczonego nowe obowiązki związane ze wskazaniem miejsca pobytu w czasie orzeczonej czasowej niezdolności do pracy:

• ubezpieczony ma obowiązek poinformować lekarza wystawiającego zaświadczenie lekarskie o adresie swojego pobytu w trakcie orzeczonej przez lekarza niezdolności do pracy - jeżeli jest on inny niż adres udostępniony na profilu informacyjnym lekarza wystawiającego zaświadczenie lekarskie lub znajdujący się w dokumentacji medycznej (art. 59 ust. 5d ustawy zasiłkowej)
• jeśli zaś już po wystawieniu zaświadczenia lekarskiego o czasowej niezdolności do pracy ubezpieczony zmienia miejsce pobytu, a jego niezdolność do pracy z powodu choroby trwa nadal - informacje o adresie pobytu przekazuje do ZUS i pracodawcy (płatnika składek). Ubezpieczony ma 3 dni na wykonanie obowiązku informacyjnego wobec ZUS i pracodawcy (art. 59 ust. 5e ustawy zasiłkowej).

Ubezpieczony jest zobowiązany w 3-dniowym terminie poinformować ZUS i pracodawcę o zmianie adresu pobytu w czasie orzeczonej czasowej niezdolności do pracy.

18 stycznia 2019 r. Pan Jan stał się niezdolny do pracy na okres 28 dni z uwagi na złamanie kości przedramienia. Pan Jan pracuje w Warszawie w firmie zatrudniającej ponad 100 pracowników, a jego rodzina mieszka w Poznaniu. 20 stycznia br., w niedzielę pracownik uznał, że na pozostały okres niezdolności do pracy przeniesie się do Poznania - co uczynił w tym samym dniu. Zatem do 23 stycznia br. włącznie, Pan Jan powinien zawiadomić swego pracodawcę oraz ZUS o zmianie miejsca pobytu, podając dokładny adres miejsca swojego pobytu w Poznaniu.

Zasady powiadamiania o zmianie miejsca pobytu chorego ubezpieczonego

Jeśli ubezpieczony:

• nie poda lekarzowi wystawiającemu zaświadczenie lekarskie adresu faktycznego pobytu w czasie niezdolności do pracy, lub
• nie poinformuje ZUS i pracodawcy o zmianie adresu pobytu w czasie niezdolności do pracy,

- skuteczne będzie wysłanie przez ZUS zawiadomienia o terminie badania kontrolnego na adres wskazany w zaświadczeniu lekarskim. Zatem to ubezpieczony poniesie negatywne konsekwencje niewykonania ustawowego obowiązku informacyjnego dotyczącego jego miejsca pobytu w czasie niezdolności do pracy z powodu choroby.

Podmiot dokonujący doręczenia zawiadomienia

ZUS dokonuje zawiadomienia o terminie badania kontrolnego przez operatora pocztowego, pracowników ZUS lub inne upoważnione osoby oraz przez pracodawcę. Zatem jeśli ZUS zamierza we własnym zakresie dokonać zawiadomienia w sposób inny niż listowny, wówczas może wykorzystać drogę telefoniczną lub mailową jeśli posiada numer telefonu lub adres mailowy ubezpieczonego.

Znowelizowana ustawa zasiłkowa nie daje ZUS-owi uprawnienia do żądania udostępnienia przez pracodawcę prywatnego adresu e-mail pracownika lub jego numeru telefonu. Pracodawca zatem - jeśli posiada te dane osobowe pracownika - nie może bez zgody pracownika przekazać ich do ZUS.

Jeśli jednak ZUS zwróci się do pracodawcy o dokonanie zawiadomienia o terminie badania przez lekarza orzecznika ZUS czy też konieczności dostarczenia przez pracownika dokumentacji medycznej (podstawą takiego działania jest art. 59 ust. 5a pkt 3 ustawy zasiłkowej), wówczas pracodawca - dokonując zawiadomienia - może wykorzystać w tym celu posiadane przez siebie dane osobowe pracownika, takie jak adres prywatnej poczty e-mailowej pracownika lub jego prywatny numer telefonu. W takiej sytuacji pracodawca jest "podmiotem dokonującym doręczenia" zawiadomienia w rozumieniu art. 59 ust. 5b ustawy zasiłkowej - a zatem w celu dokonania zawiadomienia może wykorzystać posiadane przez siebie dane teleadresowe pracownika.

ZUS może zwrócić się do pracodawcy, by ten zawiadomił pracownika o terminie badania pracownika przez lekarza orzecznika ZUS.

Kiedy zawiadomienie o kontroli jest skuteczne

1. Zawiadomienie pisemne za pośrednictwem operatora pocztowego

Zawiadomienie będzie skuteczne w dniu, w którym ubezpieczony odebrał przesyłkę. Ustawodawca nowelizując art. 59 ustawy zasiłkowej zrezygnował z wymogu doręczania przesyłki (zawiadomienia) za potwierdzeniem odbioru. Gdyby jednak ZUS wysłał zawiadomienie przesyłką nierejestrowaną, to ustalenie konkretnej daty doręczenia może być utrudnione. Utrzymywanie zatem przez ubezpieczonego, że ten zawiadomienia nie otrzymał spowoduje, że to ZUS musi wykazać, że przesyłka została doręczona ubezpieczonemu.

2. Zawiadomienie telefoniczne

Zawiadomienie telefoniczne będzie skuteczne w dniu, w którym odbyła się rozmowa telefoniczna z ubezpieczonym, jeśli spełnione są warunki:

• ubezpieczony zostanie uprzedzony, że rozmowa jest nagrywana i wyrazi zgodę na jej nagrywanie, i
• rozmowa (zawiadomienie) została faktycznie zarejestrowana (a zatem istnieje możliwość późniejszego odtworzenia rozmowy).

Powyższe wymogi muszą być spełnione także wtedy, gdy telefonicznego zawiadomienia dokonuje pracodawca.

3. Zawiadomienie mailowe

Dokonanie zawiadomienia drogą mailową będzie skuteczne wówczas gdy ZUS (lub pracodawca) otrzyma potwierdzenie otrzymania wiadomości przez ubezpieczonego.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 59 ust. 5-ust. 5g ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1368, ost. zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 2244).