Płatnicy składek są zobowiązani do przekazania do ZUS formularza ZUS ZSWA za 2023 r. Powinni to zrobić do 2 kwietnia 2024 r. Dokument ZUS ZSWA jest składany w celu zgłoszenia okresów pracy, w których ubezpieczony (pracownik) wykonywał prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.
- Kto ma obowiązek sporządzenia ZUS ZSWA?
- Prace w szczególnych warunkach, prace o szczególnym charakterze
- Ewidencja pracowników, którzy wykonują pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze
- Do kiedy ZUS ZSWA?
- Papierowo lub elektronicznie
Kto ma obowiązek sporządzenia ZUS ZSWA?
Obowiązek sporządzenia ZUS ZSWA dotyczy pracodawców prowadzących ewidencję pracowników (wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze), oraz opłacających za nich składki na Fundusz Emerytur Pomostowych (FEP).
Prace w szczególnych warunkach, prace o szczególnym charakterze
Prace w szczególnych warunkach to prace związane z czynnikami ryzyka, które z wiekiem mogą z dużym prawdopodobieństwem spowodować trwałe uszkodzenie zdrowia, wykonywane w szczególnych warunkach środowiska pracy, determinowanych siłami natury lub procesami technologicznymi, które mimo zastosowania środków profilaktyki technicznej, organizacyjnej i medycznej stawiają przed pracownikami wymagania przekraczające poziom ich możliwości, ograniczony w wyniku procesu starzenia się jeszcze przed osiągnięciem wieku emerytalnego, w stopniu utrudniającym ich pracę na dotychczasowym stanowisku (art. 3 ust. 1 ustawy o emeryturach pomostowych). Wykaz prac w szczególnych warunkach określa załącznik nr 1 do ustawy o emeryturach pomostowych.
Prace o szczególnym charakterze to prace wymagające szczególnej odpowiedzialności oraz szczególnej sprawności psychofizycznej, których możliwość należytego wykonywania w sposób niezagrażający bezpieczeństwu publicznemu, w tym zdrowiu lub życiu innych osób, zmniejsza się przed osiągnięciem wieku emerytalnego na skutek pogorszenia sprawności psychofizycznej, związanego z procesem starzenia się (min.. 3 ust. 3 ustawy o emeryturach pomostowych). Wykaz prac o szczególnym charakterze określa załącznik nr 2 do ustawy o emeryturach pomostowych.
Składki na FEP opłaca się za pracownika, który spełnia łącznie następujące warunki:
- urodził się po 31 grudnia 1948 r.,
- wykonuje prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.
Ewidencja pracowników, którzy wykonują pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze
W przypadku tych osób płatnik składek jest zobowiązani m.in. do prowadzenia ewidencji pracowników, którzy wykonują pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.
Zgłoszenie danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (ZUS ZSWA) powinno zawierać następujące informacje o pracowniku, za którego płatnik składek był zobowiązany opłacać składkę na FEP:
- nazwisko i imię,
- datę urodzenia,
- numer PESEL, a w razie gdy pracownikowi nie nadano numeru PESEL – serię i numer dowodu osobistego lub paszportu,
- okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,
- kod pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.
Do kiedy ZUS ZSWA?
Co do zasady dokument ZUS ZSWA należy złożyć do 31 marca danego roku za poprzedni rok kalendarzowy. ZUS ZSWA za 2023 r. płatnicy składek powinni przekazać jednak do 2 kwietnia 2024 r., z uwagi na przypadające 31 marca i 1 kwietnia 2024 r. Święta Wielkanocne.
W niektórych przypadkach termin przekazania ZUS ZSWA może być inny.
Przykładowo w sytuacji gdy pracownik wystąpi z wnioskiem o przyznanie emerytury pomostowej, płatnik składek powinien przekazać do ZUS dokument ZUS ZSWA w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia wniosku o emeryturę pomostową.
Jeżeli pracownik złożył wniosek o emeryturę pomostową przed przekazaniem przez płatnika składek dokumentu ZUS ZSWA za poprzedni rok kalendarzowy, w ww. terminie (tj. 7 dni od złożenia wniosku przez pracownika) płatnik składek powinien złożyć do ZUS także ZUS ZSWA za poprzedni rok kalendarzowy.
Papierowo lub elektronicznie
Dokument ZUS ZSWA należy złożyć w formie papierowej lub elektronicznej. Płatnicy składek, którzy rozliczają składki za więcej niż 5 osób, mają obowiązek przekazywania dokumentów w formie dokumentu elektronicznego, tj. m.in. za pośrednictwem aplikacji ePłatnik lub innego oprogramowania, z którego korzystają do rozliczeń z ZUS.
art. 3, art. 38, art. 41 ust. 4 i ust. 8 ustawy z 19 grudnia 2008 r. emeryturach pomostowych – j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 164; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1667
Oprac. Małgorzata Kozłowska
radca prawny, specjalista i praktyk, od wielu lat zajmuje się prawem ubezpieczeń społecznych