W jaki sposób zastąpić nieobecnego pracownika

Pracodawca musi być przygotowany na braki kadrowe. Problem ten wiąże się z koniecznością organizowania zastępstw za pracowników, którzy są nieobecni np. z powodu choroby lub z innych przyczyn nie świadczą pracy. Pracodawca w takich okolicznościach ma kilka możliwych rozwiązań, które mogą być zastosowane w różnych okresach czasowych.

Aby zastąpić nieobecnego pracownika, pracodawca może m.in.:

• powierzyć wykonywanie innej pracy pracownikowi zatrudnionemu na innym stanowisku,
• zatrudnić nowego pracownika na podstawie umowy na zastępstwo,
• skorzystać z usług agencji pracy tymczasowej.

Powierzenie pracy

Pracodawca może na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym powierzyć pracownikowi inną pracę niż ta określona w umowie o pracę. Wyjątkowo dopuszczalne jest przeniesienie pracownika na inne stanowisko na nieprzerwany okres do 6 miesięcy, jeżeli ma to miejsce na przełomie roku.

Jedną z przesłanek dopuszczalności powierzenia innej pracy jest posiadanie przez pracownika odpowiednich kwalifikacji zawodowych. Należy ją interpretować w ten sposób, że zakaz przenoszenia na nowe stanowisko dotyczy nie tylko pracowników posiadających wyższe kwalifikacje niż wymagane na nowym stanowisku, ale również sytuacji, w której pracownik posiada zbyt niskie kwalifikacje, aby wykonywać pracę, do której jest przenoszony. Na ten temat wypowiedział się Sąd Najwyższy w wyroku z 8 maja 1997 r. (I PKN 131/97), w którym stwierdził, że „powierzenie pracownikowi (technik chemik) pracy niewymagającej żadnych kwalifikacji zawodowych (sprzątanie) w okresie biegnącego wypowiedzenia warunków pracy i płacy stanowi naruszenie art. 42 § 4 k.p. Odmowa wykonywania takiej pracy nie uzasadnia rozwiązania umowy o pracę w trybie art. 52 § 1 k.p.”.

Dodatkowo należy również pamiętać, że przez pojęcie „kwalifikacje”, o których mowa w art. 42 § 4 k.p., należy rozumieć nie tylko przygotowanie zawodowe pracownika – jego formalne wykształcenie, zdobyte doświadczenia zawodowe i potrzebne umiejętności, ale także właściwości psychofizyczne pracownika, predyspozycje psychiczne oraz zdolności do wykonywania określonych czynności z punktu widzenia zdrowia fizycznego (wyrok SN z 4 października 2000 r., I PKN 61/00).

Przykład

Pracodawca, chcąc zastąpić nieobecną przez 6 miesięcy pracownicę działu promocji, postanowił powierzyć wykonywanie jej obowiązków innemu pracownikowi, który jest zatrudniony w dziale reklamy. Pracodawca będzie mógł tego dokonać pod warunkiem, że kwalifikacje na powierzanym stanowisku są odpowiednie z tymi posiadanymi przez przenoszonego pracownika. Jednocześnie pracodawca, chcąc przenieść pracownika na okres przekraczający 3 miesiące w roku kalendarzowym, musi pamiętać, że jest to możliwe jedynie na przełomie roku, np. od 1 października 2011 r. do 31 marca 2012 r.

Umowa na zastępstwo

Podstawową przesłanką zawarcia umowy na zastępstwo jest usprawiedliwiona nieobecność pracownika. Umowa taka nie może być zatem zawarta w innych okolicznościach, np. gdy wymiar czasu pracy pracownika został zmniejszony i w związku z tym część jego obowiązków musi być powierzona innej osobie. W takiej sytuacji pracodawca może zawrzeć np. umowę na czas określony, podając za datę końcową tej umowy termin, w którym zastępowany pracownik powróci do wykonywania swoich obowiązków w pełnym wymiarze czasu pracy, ale zawarcie w takich okolicznościach umowy na zastępstwo byłoby sprzeczne z prawem.

Przepisy prawa pracy nie zabraniają określenia w umowie węższego zakresu obowiązków pracownika zastępującego niż zakres obowiązków pracownika zastępowanego. W tym przypadku wszystko zależy od potrzeb pracodawcy, który może powierzyć pracownikowi zastępującemu tylko jeden rodzaj prac, nawet jeżeli jego stały pracownik wykonuje ich więcej. Niestety odwrotna sytuacja jest niedopuszczalna, wynika to z samej istoty zastępstwa.

Warunki zatrudnienia określone w umowie o pracę na zastępstwo mogą się różnić od warunków zatrudnienia zastępowanego pracownika. W szczególności umowa o pracę na zastępstwo może określać inny wymiar czasu pracy i inną wysokość wynagrodzenia. Ograniczeniem w zakresie warunków zatrudnienia pracownika na zastępstwo mogą być przepisy wewnątrzzakładowe, np. wynagrodzenie określone w umowie o pracę na zastępstwo nie może naruszać przepisów płacowych ani zasady równości pracowników.

Przykład

Pracownica zamiast wykorzystywać urlop wychowawczy postanowiła wrócić do pracy i zmniejszyć wymiar etatu do 1/2. W tej sytuacji pracodawca nie może dalej zatrudniać pracownika na zastępstwo, gdyż nieaktualna stała się przesłanka usprawiedliwionej nieobecności. W związku z tym umowa o pracę na zastępstwo zawarta z pracownikiem zastępującym wracającą do pracy pracownicę ulegnie rozwiązaniu.

Pracodawca, chcąc uzupełnić brakującą część etatu, może zatrudnić pracownika np. na podstawie umowy cywilnoprawnej.

Pracownik tymczasowy

Decydując się na zatrudnienie pracownika tymczasowego, pracodawca musi zawrzeć umowę z reprezentującą pracownika agencją pracy tymczasowej. W takiej umowie muszą zostać określone m.in. wymagania kwalifikacyjne konieczne do wykonywania pracy, która ma być powierzona pracownikowi tymczasowemu, przewidywany okres wykonywania pracy tymczasowej oraz miejsce jej wykonywania.

Pracodawca musi również pamiętać, że pracownikowi tymczasowemu nie może powierzyć wykonywania pracy:

• szczególnie niebezpiecznej w rozumieniu przepisów wydanych na podstawie art. 237¹⁵ k.p.,
• na stanowisku pracy, na którym jest zatrudniony pracownik pracodawcy-użytkownika, w okresie uczestniczenia tego pracownika w strajku,
• na stanowisku pracy, na którym w okresie ostatnich 3 miesięcy poprzedzających przewidywany termin rozpoczęcia wykonywania pracy tymczasowej przez pracownika tymczasowego był zatrudniony pracownik pracodawcy-użytkownika, z którym został rozwiązany stosunek pracy z przyczyn niedotyczących pracowników.

Pewien problem z pracą tymczasową pojawia się, gdy pracodawca chce zastąpić pracownika, którego nieobecność jest długotrwała. Jest to związane z tym, że pracodawca może zatrudnić tego samego pracownika tymczasowego na okres maksymalnie 36 miesięcy. Po tym okresie pracownik tymczasowy może być ponownie skierowany do wykonywania pracy u tego pracodawcy-użytkownika, nie wcześniej niż po upływie 36 miesięcy.

Podstawa prawna:

• art. 25, 42 Kodeksu pracy,
• art. 8, 9, 20 ustawy z 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (DzU nr 166, poz. 1608 ze zm.).

Orzecznictwo:

• wyrok SN z 8 maja 1997 r. (I PKN 131/97, OSNP 1998/6/178),
• wyrok SN z 4 października 2000 r. (I PKN 61/00, OSNP-wkł. 2001/10/9).