Niejednokrotnie wystawione przez pracodawcę zaświadczenie o zarobkach jest jeszcze weryfikowane, np. przez kontakt telefoniczny z pracodawcą. Przedstawiciel banku, dzwoniąc do osoby wystawiającej zaświadczenie, prosi o potwierdzenie wystawionego zaświadczenia, okresu zatrudnienia i wysokości wpisanego w nim wynagrodzenia. Należy jednak pamiętać, że dane wpisane w zaświadczeniu mają niewątpliwie charakter danych osobowych podlegających szczególnej ochronie. Nasuwa się zatem pytanie, czy bank w świetle ustawy o ochronie danych osobowych ma do tego prawo.
Weryfikacja zaświadczeń a ochrona danych osobowych
Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy, jako administratora danych osobowych, jest m.in. obowiązek zabezpieczenia danych osobowych przed ich udostępnieniem osobom do tego nieupoważnionym. W sytuacji gdy bank weryfikuje zaświadczenie telefonicznie, pracodawca nie ma praktycznie możliwości sprawdzenia, czy osoba przedstawiająca się jako pracownik banku rzeczywiście nim jest. A zatem podanie przez telefon informacji o zarobkach i zatrudnieniu pracownika może skutkować tym, że informacje (tj. dane osobowe pracownika) zostaną ujawnione osobom nieuprawnionym. Takie działanie jest już zagrożone karą grzywny, ograniczenia wolności albo karą pozbawienia wolności do lat 2.
Wystawianie zaświadczeń przez pracodawcę >>
Odpowiedzialność karną za naruszenie ustawy o ochronie danych osobowych ponoszą zarówno osoby administrujące zbiorem danych osobowych, jak i inne osoby, które umożliwiają osobom nieupoważnionym dostęp do danych osobowych. W konsekwencji osoba potwierdzająca zaświadczenie telefonicznie, nie mając 100% pewności, że rozmawia z przedstawicielem banku, oprócz odpowiedzialności cywilnej za naruszenie dóbr osobistych pracownika, może narazić się także na odpowiedzialność karną.
Jak sprawdzić, czy rozmawiamy z pracownikiem banku
GIODO w swoich wyjaśnieniach stanął na stanowisku, że ww. procedura weryfikacji zaświadczeń jest dopuszczalna, ale pracodawca lub osoba potwierdzająca zaświadczenie musi mieć całkowitą pewność, że zaświadczenie jest weryfikowane przez przedstawiciela banku. W ocenie GIODO, należy zastosować taką procedurę potwierdzania danych, która pozwoli na całkowite wyeliminowanie udostępnienia danych z zaświadczenia osobie nieuprawnionej (niebędącej przedstawicielem banku). Jednym z warunków potwierdzenia zaświadczenia przez pracodawcę jest więc potwierdzenie tożsamości rozmówcy, tak aby można było z całą pewnością stwierdzić, że osoba, z którą przeprowadza się rozmowę, jest rzeczywiście przedstawicielem banku.
W świetle powyższego nie wystarczy tylko podanie imienia i nazwiska przez osobę telefonującą. Pracodawca nie zna bowiem imion i nazwisk pracowników banku. Pracodawca, który zdecydowałby się na telefoniczne potwierdzenie, aby mieć pewność, że udzielane przez niego informacje trafią do przedstawiciela banku, musiałby spisać imię i nazwisko oraz stanowisko dzwoniącego, a następnie w banku uzyskać potwierdzenie, że dana osoba jest tam rzeczywiście zatrudniona. W mojej ocenie, po ustaleniu, że dana osoba jest rzeczywiście zatrudniona w banku, pracodawca sam powinien skontaktować się z tym pracownikiem banku, a nie na odwrót.
Przykład
Jan P. ubiega się o kredyt mieszkaniowy w kilku bankach, o czym w trakcie luźnych rozmów informował znajomych. Skarżył się też na mnóstwo papierkowych formalności m.in. w związku z koniecznością uzyskania zaświadczeń o zarobkach. Kilku kolegów postanowiło, ze zwykłej ciekawości, sprawdzić, ile zarabia ich kolega. Jeden z nich znając imię i nazwisko oraz stanowisko jednego z pracowników banku, u którego sam kiedyś załatwiał formalności kredytowe, zadzwonił do pracodawcy, podając dane tego pracownika. Zgodził się na zaproponowaną procedurę weryfikacyjną i stwierdził, że zadzwoni ponownie, po sprawdzeniu jego danych przez pracodawcę za 2 dni. Pracodawca ustalił, że rzeczywiście osoba o takim imieniu i nazwisku jest zatrudniona w banku i w czasie kolejnej rozmowy z osobą podszywającą się pod pracownika banku podał dane z zaświadczenia. W tym momencie pracodawca naruszył przepisy ustawy o ochronie danych osobowych, a tym samym naraził się na odpowiedzialność karną.
Procedura potwierdzania danych telefonicznie jest zatem dość skomplikowana. Z punktu widzenia pracodawcy jest też czasochłonna, szczególnie w dużych zakładach pracy, gdzie liczba wystawianych zaświadczeń może być bardzo duża. Można zatem odstąpić od tej formy potwierdzania, prosząc, aby bank, który chce uzyskać potwierdzenie, skierował w tej sprawie pismo do pracodawcy. Powinno być ono wysłane pocztą i podpisane przez osobę uprawnioną.
Stanowisko instytucji bankowych
Na uwagę zasługują również przytoczone w wyjaśnieniach GIODO stanowiska i pisma Przewodniczącego Komisji Nadzoru Bankowego oraz Narodowego Banku Polskiego.
Przewodniczący Komisji Nadzoru Bankowego w piśmie z 1 października 2004 r., poruszając kwestię odpowiedzialności za naruszenie ustawy o ochronie danych osobowych, podkreśla, że w przypadku kiedy problem dotyczy potwierdzania danych osobowych kredytobiorców przez banki u ich pracodawców, odpowiedzialność spoczywa na pracodawcach jako administratorach danych osobowych, a nie na bankach (NB-B-PN-I-077-15/05).
Zaświadczenie o zarobkach dla pracownika pobierającego świadczenie przedemerytalne >>
Natomiast NBP w piśmie z 6 kwietnia 2001 r. do Generalnego Inspektora Nadzoru Bankowego, które zostało przekazane do osób kierujących bankami, stwierdza, że przepisy ustawy – Prawo bankowe i ustawy o ochronie danych osobowych nie przewidują telefonicznej formy pozyskiwania żądanych informacji. Banki nie mogą więc uzależniać przyznania kredytu od udzielenia informacji w tej formie (NB/BPN/I/214/01).
Zaświadczenia do innej instytucji
Zasady wskazane powyżej dotyczą także innych instytucji (np. pomocy społecznej, operatorów sieci komórkowych, sklepów prowadzących sprzedaż ratalną), które chciałyby uzyskać potwierdzenie prawdziwości danych zwartych w tym zaświadczeniu. Do tej formy należy podchodzić z bardzo dużą ostrożnością, a dane dzwoniącego weryfikować tak, aby nie mieć żadnych wątpliwości, że poufne informacje trafią do rąk osób nieuprawnionych. Ze względu na możliwość manipulacji także faks lub email mogą budzić wątpliwości w zakresie pozyskania przez pracodawcę pewności co do tego, czy pracodawca kieruje się do uprawnionych instytucji. A zatem, najbezpieczniejszą formą potwierdzania danych zawartych w zaświadczeniu o zarobkach jest forma pisemna.
Podstawa prawna:
- art. 36 ust. 1, art. 51 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.).