Podstawę naliczenia odpisu na fundusz socjalny stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u tego pracodawcy. Liczba ta obejmuje pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy, po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy. Ponieważ planowana liczba zatrudnionych może różnić się niekiedy znacząco od rzeczywistej liczby pracowników, ustaloną na początku roku podstawę naliczenia odpisu na fundusz trzeba z końcem roku skorygować do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych pracowników.
Zmiana stanu zatrudnienia w ciągu roku
Konieczność dokonania korekty wynika z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 marca 2009 r. Ponadto przepisy tego rozporządzenia określają również zasady ustalania przeciętnej planowanej liczby zatrudnionych oraz przeciętnego rzeczywistego zatrudnienia do dokonania korekty. Zasadą jest, że przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się przez 12 (§ 3 ust. 1 ww. rozporządzenia). Taki sposób liczenia przeciętnej liczby zatrudnionych stosuje się również w przypadku, gdy pracodawca działał w okresie krótszym niż 1 rok kalendarzowy albo naliczał odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na niepełny rok kalendarzowy (§ 3 ust. 2 ww. rozporządzenia). Przy obliczeniach rzeczywistej liczby zatrudnionych uwzględnia się faktyczne zmiany ilościowe wśród załogi. W związku z tym bierze się pod uwagę zarówno nowo przyjętych pracowników, jak i pracowników, których stosunki pracy ustały w trakcie danego roku kalendarzowego, np. w związku z odejściem na emeryturę czy zmianą zakładu pracy.
Kiedy pracodawca może zrezygnować z tworzenia funduszu socjalnego >>
WAŻNE!
Wśród pracowników, których należy uwzględnić przy ustalaniu podstawy naliczenia odpisu na zfśs, należy uwzględnić wszystkich zatrudnionych na podstawie stosunku pracy, pracowników młodocianych, a także pracowników korzystających z urlopów macierzyńskich i wychowawczych.
Metody obliczeń
Wybór metody, według której pracodawcy liczą przeciętną liczbę zatrudnionych w danym roku i według której dokonają korekty rzeczywistego stanu zatrudnienia, ustawodawca pozostawia pracodawcom. W tym zakresie nie narzuca też żadnych norm. Wskazuje jedynie, że przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się przez 12.
Przykład
W 2010 r. w zakładzie pracy X było zatrudnionych 43 pracowników w pełnym wymiarze czasu pracy. 1 kwietnia 2010 r. zatrudniono 2 nowych pracowników, a z końcem lipca 1 pracownik rozwiązał stosunek pracy i odszedł na emeryturę. Licząc rzeczywiste zatrudnienie, w takim przypadku można ograniczyć się do następujących ustaleń:
@RY1@i26/2011/001/i26.2011.001.000.0039.101.jpg@RY2@
Rzeczywista liczba pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy to:
- (3 miesiące (dalej m.) x 43 pracowników) + (4 m. x 45 pracowników) + (5 m. x 44 pracowników) = 129 + 180 + 220 = 529,
- 529 : 12 m. = 44,08.
Jednak w praktyce najczęściej stosuje się metody:
- średniej arytmetycznej (polecana przy znacznej fluktuacji kadr, ponieważ do obliczeń przyjmuje się dzienne stany zatrudnienia),
- średniej chronologicznej (praktyczna przy stabilnym zatrudnieniu, ustalana jako suma połowy załogi na początku i połowy na końcu miesiąca oraz pełnego stanu zatrudnienia w 15. dniu danego miesiąca, podzielona przez 2),
- uproszczoną (równie praktyczna przy stabilnej kadrze, ustalana jako suma zatrudnienia na początku i końcu miesiąca podzielona przez 2).
Gdyby zatrudnienie nowego pracownika lub ustanie zatrudnienia dotychczasowego pracownika następowało np. w połowie miesiąca, należałoby skorzystać z jednej z ww. metod, np. uproszczonej.
Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych >>
Przykład
W firmie Y od stycznia do marca było zatrudnionych 43 pracowników. Jeden z nowych pracowników został przyjęty do pracy 1 kwietnia, drugi zaś – 12 kwietnia. Przeciętne zatrudnienie dla kwietnia będzie wyglądało następująco:
Kwiecień 2010 r.:
@RY1@i26/2011/001/i26.2011.001.000.0039.102.jpg@RY2@
* data,
** stan zatrudnienia na dany dzień.
Poniżej znajduje się obliczenie przeciętnej liczby zatrudnionych w zakładzie Y w danym miesiącu ustalone metodą średniej:
- arytmetycznej:
(11 dni x 44 pracowników) + (19 dni x 45 pracowników) = 484 + 855 = 1339
1339 : 30 dni = 44,63
- uproszczonej:
44 pracowników (1 kwietnia) + 45 pracowników (30 kwietnia) = 89
89 : 2 = 44,5
- chronologicznej:
22 pracowników (stanu zatrudnienia na 1 kwietnia) + 45 pracowników (cały stan zatrudnienia na 15 kwietnia) + 22,5 pracowników (stanu zatrudnienia na 30 kwietnia) = 89,5
89,5 : 2 = 44,75.
Zaistnienie potrzeby korekty
Po przeliczeniu (a w zasadzie po porównaniu) przeciętnego planowanego i rzeczywistego stanu zatrudnienia w praktyce mogą wystąpić 3 sytuacje, a mianowicie przeciętny planowany stan zatrudnienia jest:
- wyższy od przeciętnej rzeczywistej liczby zatrudnionych,
- niższy od przeciętnej rzeczywistej liczby zatrudnionych,
- równy przeciętnej rzeczywistej liczbie zatrudnionych.
Gdy odpis na fundusz socjalny był wyższy, pracodawca może przelać kwotę nadpłaty na konto firmowe. W drugiej sytuacji (odpis niższy) różnicę między kwotą odprowadzoną na rachunek zfśs a kwotą rzeczywiście należną pracodawca musi wpłacić na konto funduszu do końca tego roku. W ostatnim przypadku kwota przekazana na konto zfśs jest równa kwocie należnej, a zatem nie wymaga to żadnych korekt.
Wspólna działalność socjalna pracodawców >>
WAŻNE!
Jeśli stan zatrudnienia w danym roku kalendarzowym nie uległ zmianie, nie ma potrzeby dokonywania korekty. Nie jest ona również konieczna w przypadku, gdy wprawdzie nastąpiły zmiany kadrowe, lecz nie nastąpiła zmiana w zakresie liczby zatrudnionych pracowników i wymiaru ich czasu pracy.
Podstawa prawna: