Ustawodawca w ramach art. 174 k.p. przewidział możliwość udzielenia pracownikowi urlopu bezpłatnego. Istotą tej instytucji jest czasowe zwolnienie pracownika z obowiązku świadczenia pracy, któremu odpowiada zwolnienie pracodawcy z obowiązku wypłaty wynagrodzenia. Pomimo braku świadczenia pracy podczas urlopu bezpłatnego pracownik nadal formalnie pozostaje w stosunku pracy.
Tryb udzielenia urlopu bezpłatnego
Urlop bezpłatny udzielany jest przez pracodawcę wyłącznie na pisemny wniosek pracownika. Udzielenie pracownikowi urlopu bezpłatnego z inicjatywy pracodawcy i bez pisemnego wniosku pracownika w tym zakresie jest w świetle art. 174 § 1 k.p. bezskuteczne (wyrok SA w Łodzi z 15 października 1996 r., III AUa 34/96). Z wnioskiem o udzielenie urlopu bezpłatnego może wystąpić każdy pracownik, bez względu na staż pracy.
Długość urlopu bezpłatnego uzależniona jest od ustaleń stron stosunku pracy. Maksymalny czas jego trwania wyznacza pracownik we wniosku o urlop bezpłatny, który to wniosek następnie musi być zaakceptowany przez pracodawcę. Istotne jest to, że okres urlopu bezpłatnego nie może przekraczać czasu wynikającego z wniosku pracownika. Oczywiście określenie długości trwania urlopu bezpłatnego może też zostać wypracowane na zasadzie kompromisu, pierwotnie rozbieżnych stanowisk stron stosunku pracy. Tak przyjęty okres urlopu może być następnie zarówno wydłużony, jak i skrócony na mocy obopólnego porozumienia.
Kilka dni urlopu bezpłatnego a miesięczne wynagrodzenie pracownika >>
Przepisy Kodeksu pracy nie precyzują przesłanek udzielenia urlopu bezpłatnego. Uzależnione są one od ustaleń stron. A zatem przyczyny urlopu bezpłatnego mogą być różne, jednak adekwatne do konkretnego stanu faktycznego – w tym nawet zamiar podjęcia pracy u innego pracodawcy. Pracodawca, udzielając urlopu bezpłatnego, bierze pod uwagę cel urlopu i potencjalne konsekwencje dla funkcjonowania zakładu pracy w związku z czasową nieobecnością pracownika.
Uprawnienia pracodawcy
Ustawodawca nie przyjął górnego limitu trwania urlopu bezpłatnego. W przypadku udzielenia przez pracodawcę urlopu bezpłatnego dłuższego niż 3 miesiące strony stosunku pracy mogą przewidzieć dopuszczalność odwołania pracownika z urlopu bezpłatnego z ważnych powodów (art. 174 § 3 k.p.). Treść cytowanego przepisu nie pozostawia wątpliwości, że w przypadku zastrzeżenia klauzuli odwołania pracownika z urlopu bezpłatnego stosowne uprawnienie przysługuje wyłącznie pracodawcy. Takie odwołanie jest skuteczne i wiążące dla pracownika. Analogicznego oświadczenia woli, skutkującego przerwaniem urlopu bezpłatnego, nie może zaś złożyć pracownik.
Ustawodawca nie przewidział formy zastrzeżenia, uprawniającego pracodawcę do odwołania podwładnego z urlopu. Do celów dowodowych i pewności obrotu prawnego uzasadnione jest jednak, aby stosowny zapis został sporządzony na piśmie. Brak zastrzeżenia odpowiedniej klauzuli powoduje, że odwołanie pracownika może nastąpić wyłącznie za jego zgodą.
Przepis art. 174 § 3 k.p. określa wyłącznie minimalny okres trwania urlopu bezpłatnego, który uzasadnia dopuszczalność zastrzeżenia odwołania pracownika z urlopu. Ustawodawca nie określił zaś terminu, w którym pracodawca może skorzystać ze swojego uprawnienia. Należy przyjąć, że przy spełnieniu pozostałych przesłanek pracodawca mógłby skorzystać ze swojego prawa także przed upływem 3 miesięcy od daty rozpoczęcia urlopu. W skrajnych przypadkach – nawet po kilku dniach od jego udzielenia, mimo że pierwotnie przewidywany przez strony urlop znacznie przekraczał 3 miesiące.
Warunkiem niezbędnym sporządzenia zastrzeżenia o dopuszczalności odwołania pracownika z urlopu bezpłatnego jest to, aby przewidywana nieobecność przekraczała 3 miesiące. Nawet niewielkie przekroczenie tego okresu (np. o jeden dzień) uzasadnia dopuszczalność zastosowania klauzuli o odwołaniu.
WAŻNE!
Udzielenie urlopu bezpłatnego na okres pełnych, równych 3 miesięcy nie daje podstawy do przyjęcia stosownego zastrzeżenia.
Przykład
Pracodawca udzielił Ryszardowi G. urlopu bezpłatnego od 15 stycznia do 15 kwietnia 2010 r. (czyli na okres 3 miesięcy). Nie daje to podstawy do zastrzeżenia możliwości odwołania Ryszarda G. z urlopu z ważnych przyczyn. Natomiast udzielenie urlopu bezpłatnego w tym samym terminie początkowym, ale do 16 kwietnia 2010 r. (czyli przez okres 3 miesięcy i jednego dnia), daje już taką możliwość.
Udzielenie pracownikowi kilku krótkich urlopów bezpłatnych, przekraczających łącznie okres 3 miesięcy, przeplatanych okresami świadczenia pracy nie uzasadnia zastrzeżenia określonego w przepisie art. 174 § 3 k.p. Bez znaczenia pozostaje również, czy opisane krótkie urlopy bezpłatne wykorzystane były w jednym roku kalendarzowym czy też w kolejnych latach następujących po sobie. Warunkiem koniecznym zastosowania zastrzeżenia jest spełnienie przesłanek w ramach jednego nieprzerwanego urlopu bezpłatnego.
Badania profilaktyczne pracowników wracających z urlopu bezpłatnego >>
Istotne jest też to, że niepodjęcie pracy przez pracownika mimo skutecznego odwołania go z urlopu bezpłatnego przez pracodawcę w danych okolicznościach może być traktowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych w rozumieniu art. 52 § 1 k.p. Wyznaczony przez pracodawcę termin stawiennictwa pracownika w pracy powinien być jednak tak określony, aby umożliwiał pracownikowi jej podjęcie.
Nie należy zapominać, że odwołanie pracownika z urlopu możliwe jest wyłącznie w przypadku zaistnienia ważnych przyczyn. Celem uniknięcia niepotrzebnych sporów interpretacyjnych uzasadnione byłoby enumeratywne wskazanie na piśmie takich przyczyn przez strony. W piśmiennictwie jako ważne przyczyny wskazuje się okoliczności powodujące poważne zakłócenie toku pracy w przedsiębiorstwie pracodawcy, które to przyczyny nie były znane w dacie udzielenia urlopu bezpłatnego.
Ogólne zasady obliczania terminu urlopu bezpłatnego nie są regulowane w Kodeksie pracy, dlatego należy zastosować przepisy prawa cywilnego stosownie do odesłania z art. 300 k.p. Sposób obliczenia terminu nieprzerwanego (ciągłego) urlopu bezpłatnego determinowany jest przez art. 112 k.c. Ciągłość terminu jest wymagana w wypadku zdarzeń, które nie mogą być wykonane z przerwami. Termin oznaczony w miesiącach kończy się z upływem dnia, który datą odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było – w ostatnim dniu tego miesiąca (art. 112 k.c.).
Podstawa prawna:
- art. 174 Kodeksu pracy,
- wyrok SA w Łodzi z 15 października 1996 r. (III AUa 34/96, OSA 1997/10/35).