Przesunięcie urlopu wypoczynkowego – urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę. Dotyczy to także pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa – w takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem. Niekiedy zdarza się, że urlop nie może odbyć się w terminie z góry zaplanowanym. Wówczas możliwe jest jego przesunięcie.
Decyzję o przesunięciu urlopu podejmuje wyłącznie pracodawca. Może to uczynić na wniosek pracownika lub z własnej inicjatywy.
Wniosek pracownika powinien być umotywowany ważnymi przyczynami. W orzecznictwie Sądu Najwyższego wskazuje się, że „ważne przyczyny”, które leżą u podstaw wniosku pracownika o przesunięcie terminu urlopu, podlegają ocenie m.in. z punktu widzenia funkcji urlopu. Nie naruszy więc przepisów pracodawca, który odmówi przesunięcia terminu urlopu ze względu na cele sprzeczne z jego wypoczynkową funkcją, chyba że przemawiałby za tym szczególny interes osobisty lub rodzinny pracownika. W razie odmowy przesunięcia urlopu – jeżeli pracownik stawił się do pracy w okresie planowanego urlopu wypoczynkowego – może wystąpić z roszczeniem o zapłatę wynagrodzenia z tytułu pozostawania w gotowości do pracy. Jeżeli pracownik został zwolniony z pracy z powodu nieświadczenia pracy w okresie, w którym występował o udzielenie urlopu wypoczynkowego – może ponadto żądać uznania takiego wypowiedzenia za bezskuteczne lub o przywrócenie do pracy na poprzednich warunkach.
Samodzielne przesunięcie terminu urlopu przez pracownika stanowi naruszenie podstawowego obowiązku pozostawania w gotowości do pracy i może stanowić przyczynę wypowiedzenia stosunku pracy.
Przesunięcie urlopu z inicjatywy pracodawcy może nastąpić jedynie z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika może spowodować poważne zakłócenia toku pracy. O istnieniu tych przyczyn decyduje wyłącznie pracodawca.
W okolicznościach uzasadniających przesunięcie urlopu na inny termin niż określony w planie urlopów lub ustalony po porozumieniu z pracownikiem pracodawca udziela pracownikowi niewykorzystanego urlopu w terminie z nim uzgodnionym. Nowy termin urlopu nie może być ustalony wyłącznie przez pracownika w dowolny sposób.
W przypadku gdy pracownik podjął już czynności związane z planowanym urlopem, np. dokonał zapłaty za wypoczynek, a przesunięcie urlopu następuje z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, pracodawca będzie miał obowiązek zwrócić pracownikowi poniesione wydatki podobnie jak w przypadku podjęcia decyzji o odwołaniu pracownika z urlopu wypoczynkowego. Zwrot powinien objąć koszty poniesione przez pracownika, które pozostają w bezpośrednim związku z nieudzieleniem pracownikowi urlopu w zaplanowanym terminie.
Niekiedy pracodawca ma obowiązek przesunąć urlop na termin późniejszy. Dotyczy to niemożności rozpoczęcia przez pracownika urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy. Obligatoryjne przesunięcie urlopu ma na celu zapewnienie pracownikowi wykorzystania urlopu wypoczynkowego zgodnie z jego funkcją, tzn. umożliwienia mu zregenerowania sił fizycznych i psychicznych. Jeżeli w przypadku niezdolności pracownika do pracy urlop, który by przypadał na ten okres, nie może zostać efektywnie wykorzystany, uzasadnione jest jego przerwanie i przesunięcie na okres po ustaniu tych przyczyn.
W orzecznictwie Sądu Najwyższego przyjmuje się, że pracodawca nie może skutecznie udzielić urlopu wypoczynkowego pracownikowi niezdolnemu do pracy nawet wówczas, gdy pracownik wyraził na to zgodę, a więc udzielenie urlopu wypoczynkowego nie przerywa niezdolności pracownika do pracy. Pracownik nie ma obowiązku złożenia wniosku o przesunięcie terminu rozpoczęcia urlopu wypoczynkowego, jeżeli pracodawca wie o usprawiedliwionej przyczynie uniemożliwiającej wykorzystanie udzielonego urlopu.
Przyczyny uniemożliwiające wykonywanie pracy zostały zdefiniowane w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy.
Przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są:
- zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy (takimi jak: Kodeks pracy, akty wykonawcze do Kodeksu pracy i inne przepisy prawa pracy, np. ustawa o związkach zawodowych), które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie, a także
- inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy.
Do pierwszej grupy należą przykładowo przypadki wymienione w Kodeksie pracy, tj. czasowa niezdolność do pracy wskutek choroby, odosobnienie w związku z chorobą zakaźną, powołanie na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy, urlop macierzyński.
Szeroki katalog takich okoliczności zawiera wskazane rozporządzenie, które wymienia sytuacje, w których pracodawca jest zobowiązany zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy:
- w razie wezwania do osobistego stawienia się przed organem właściwym w zakresie powszechnego obowiązku obrony,
- w razie wezwania pracownika do osobistego stawiennictwa przez organ administracji rządowej, samorządu terytorialnego, sądu, prokuratury, policji lub organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia,
- w celu wykonania czynności biegłego w postępowaniu administracyjnym, karnym przygotowawczym, sądowym lub przed kolegium do spraw wykroczeń (łączny wymiar zwolnień z tego tytułu nie może przekroczyć 6 dni w ciągu roku kalendarzowego),
- w celu wzięcia udziału w posiedzeniu komisji pojednawczej w charakterze członka tej komisji, strony lub świadka,
- w celu przeprowadzenia obowiązkowych badań lekarskich i szczepień ochronnych przewidzianych przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych, o zwalczaniu gruźlicy oraz o zwalczaniu chorób wenerycznych,
- w celu udziału w charakterze świadka lub specjalisty w postępowaniu kontrolnym prowadzonym przez Najwyższą Izbę Kontroli.
Pracodawca jest zobowiązany zwolnić od pracy pracownika:
- będącego członkiem ochotniczej straży pożarnej (na czas niezbędny do uczestniczenia w działaniach ratowniczych i do wypoczynku koniecznego po ich zakończeniu, a także – w wymiarze nieprzekraczającym łącznie 6 dni w ciągu roku kalendarzowego – na szkolenie pożarnicze),
- będącego ratownikiem Górskiego Ochotniczego Pogotowia Ratunkowego (na czas niezbędny do uczestniczenia w akcji ratowniczej i do wypoczynku koniecznego po jej zakończeniu),
- będącego członkiem doraźnym Państwowej Komisji Badania Wypadków Kolejowych, ujętym na liście ministra właściwego do spraw transportu (na czas wyznaczenia przez przewodniczącego Państwowej Komisji Badania Wypadków Kolejowych do udziału w postępowaniu),
- będącego członkiem ochotniczej drużyny ratowniczej działającej w brzegowej stacji ratowniczej Morskiej Służby Poszukiwania i Ratownictwa "Służba SAR" (na czas niezbędny do uczestniczenia w akcji ratowniczej i do wypoczynku koniecznego po jej zakończeniu oraz na czas udziału w szkoleniach organizowanych przez Morską Służbę Poszukiwania i Ratownictwa),
- będącego na czas wykonywania obowiązku świadczeń osobistych, w trybie i na warunkach przewidzianych w odrębnych przepisach,
- będącego krwiodawcą (na czas oznaczony przez stację krwiodawstwa w celu oddania krwi oraz czas niezbędny do przeprowadzenia zaleconych przez stację krwiodawstwa okresowych badań lekarskich, jeżeli nie mogą one być wykonane w czasie wolnym od pracy),
- w celu przeprowadzenia zajęć dydaktycznych w szkole zawodowej, w szkole wyższej, w placówce naukowej albo w jednostce badawczo-rozwojowej (łączny wymiar zwolnień z tego tytułu nie może przekraczać 6 godzin w tygodniu lub 24 godzin w miesiącu),
- będącego członkiem rady nadzorczej, działającej u zatrudniającego go pracodawcy (na czas niezbędny do uczestniczenia w posiedzeniach tej rady),
- czas obejmujący: 2 dni – w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy, 1 dzień – w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.