Organizacja czasu pracy – oznacza sposób regulacji obowiązujących u danego pracodawcy systemów i rozkładów czasu pracy. Powinny być one wraz z przyjętymi okresami rozliczeniowymi czasu pracy ustalone w układzie zbiorowym pracy (zakładowym lub ponadzakładowym) lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy, z poniższymi zastrzeżeniami. Obwieszczenie o przyjętym systemie i rozkładzie czasu pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy; pracodawca obowiązany jest zapoznać pracownika z treścią obwieszczenia przed rozpoczęciem przez niego pracy.
Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, a także pracodawca, u którego zakładowa organizacja związkowa nie wyraża zgody na ustalenie lub zmianę systemów i rozkładów czasu pracy oraz okresów rozliczeniowych czasu pracy, może stosować, po uprzednim zawiadomieniu właściwego inspektora pracy, następujące okresy czasu pracy:
- 6-miesięczny, a jeżeli jest to dodatkowo uzasadnione nietypowymi warunkami organizacyjnymi lub technicznymi mającymi wpływ na przebieg procesu pracy – dopuszczalny jest okres pracy nieprzekraczający 12-miesięczny w ramach podstawowego czasu pracy (systemu przedłużonego nie można jedynie stosować przy równoważnym czasie pracy, dozorze urządzeń, pilnowaniu mienia lub ochrony osób, straży, w ratownictwie, przy pracy w ruchu ciągłym; art. 135–138 k.p.),
- przedłużony 3-miesięczny okres czasu pracy oraz 4-miesięczny okres czasu pracy w ramach równoważnego czasu pracy (art. 135 § 2 i 3 k.p.).
Jeżeli inspektor uzna, że nie zachodzą okoliczności uzasadniające wydłużenie okresów rozliczeniowych, może skierować do pracodawcy wystąpienie wzywające go do wycofania się ze stosowania tak wydłużonych okresów.
Natomiast szczególną regulację w zakresie ustalania okresów rozliczeniowych wprowadza ustawa z 1 lipca 2009 r. o łagodzeniu skutków kryzysu ekonomicznego dla pracowników i przedsiębiorców (DzU nr 125, poz. 1035). Przewiduje możliwość przedłużenia okresu rozliczeniowego, nie więcej jednak niż do 12 miesięcy, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technologicznymi, lub dotyczącymi organizacji czasu pracy. W takiej sytuacji muszą być również zachowane ogólne zasady dotyczące bezpieczeństwa i zdrowia pracowników. Stosowanie przedłużonego okresu rozliczeniowego czasu pracy nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku. Natomiast w każdym miesiącu stosowania przedłużonego okresu rozliczeniowego czasu pracy:
- wynagrodzenie pracownika nie może być niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,
- harmonogram czasu pracy określający indywidualny rozkład czasu pracy pracownika może być sporządzany na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 2 miesiące.
Wskazane przedłużenie okresu rozliczeniowego czasu pracy wprowadza się w wyłącznie przez odpowiednie zapisy w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi. Kopię porozumienia pracodawca przekazuje właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy w terminie 3 dni roboczych od dnia zawarcia porozumienia.
System przerywanego czasu pracy musi być ustalany w układzie zbiorowym pracy. Natomiast u pracodawcy będącego osobą fizyczną, prowadzącego działalność w zakresie rolnictwa i hodowli, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, system przerywanego czasu pracy może być stosowany na podstawie umowy o pracę. Pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za czas przerwy, jeżeli wynika to z umowy o pracę.
Przerywanego czasu pracy nie można wprowadzić przy systemie:
- równoważnego czasu pracy, dozorze urządzeń, pilnowaniu, straży, w ratownictwie, przy pracy w ruchu ciągłym (art. 135–138 k.p.),
- skróconego czasu pracy (art. 143 k.p.),
- pracy weekendowej (art. 144 k.p.).
Zastosowanie do pracownika systemów skróconego tygodnia pracy oraz systemu pracy weekendowej następuje na podstawie umowy o pracę.