Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, zasady postępowania w sprawach związanych ze zwolnieniami pracowników z przyczyn leżących po stronie pracodawcy są ustalane przez pracodawcę w regulaminie. Pracodawca wydaje regulamin po przeprowadzeniu konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Tryb wyłaniania tych przedstawicieli nie jest określony w ustawie o zwolnieniach grupowych.
W przypadku pracodawców wykonujących działalność gospodarczą zatrudniających co najmniej 50 pracowników za takie przedstawicielstwo należy uznać radę pracowników, jeżeli taka została powołana.
Zupełnie inaczej przedstawia się sytuacja u pracodawców, u których nie działają rady pracowników. W tym przypadku przedstawiciele pracowników powinni być wybierani w wolnych wyborach przez pracowników przedsiębiorstwa. W tym przypadku wybór powierzony będzie załodze. Na ogół będą to pracownicy, którzy już w innych sprawach reprezentowali pracowników w kontaktach z pracodawcą.
Natomiast gdy załoga nie ma swoich stałych przedstawicieli do reprezentowania, pracodawca w celu inicjacji konsultacji zamiaru przeprowadzenia grupowego zwolnienia z przedstawicielami pracowników powinien zawiadomić pracowników o zamiarze dokonania grupowych zwolnień w sposób przyjęty w danym zakładzie. Może to być ogłoszenie na tablicy ogłoszeń czy w gazecie zakładowej. W określonym trybie pracodawca może ewentualnie wezwać do wyłonienia swoich przedstawicieli, wskazując termin, do którego będzie czekał na przedstawienie umocowania przedstawicieli.
Może się zdarzyć, że pracownicy w ogóle nie wyłonią swoich reprezentantów. Należy pamiętać, że pracodawca na ten wybór nie ma żadnego wpływu i nie może w działania te ingerować.
W takiej sytuacji należy przyjąć, że w przypadku niewyłonienia przez pracowników swojej reprezentacji, pracodawca może samodzielnie ustalić zasady postępowania w sprawach dotyczących procedury związanej z zamiarem grupowego zwolnienia. Oznacza to więc, że sam wyda w tym zakresie regulamin. Regulamin zwolnień grupowych jest źródłem prawa pracy w rozumieniu art. 9 Kodeksu pracy, co jednoznacznie potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 20 czerwca 2006 r. (II PK 323/05, OSNP 2007/13–14/186).