Musi Pan przekazywać radzie pracowników informacje w taki sposób, aby każdy z członków rady mógł zapoznać się z ich treścią.
Jeżeli chociaż jeden członek rady nie potrafi odebrać wiadomości e-mail, to dodatkowo musi Pan poinformować go w inny sposób.
Przepisy nie wskazują, w jakiej formie pracodawca powinien przekazywać radzie pracowników informacje, co nie oznacza, że może to czynić w sposób dowolny. Na pewno obie strony muszą zaakceptować formę przekazywania informacji. Jeśli jednej ze stron, w tym przypadku radzie pracowników, nie odpowiada odbieranie wiadomości e-mail, oznacza to, że strony nie uzgodniły tej kwestii.
WAŻNE
Informacje radzie pracowników można przekazywać w każdej formie, np. ustnie na spotkaniach, przez wymianę pism, wysyłając wiadomości e-mail.
Stosowana forma powinna umożliwić radzie (wszystkim jej członkom) zapoznanie się ze sprawą i przeanalizowanie otrzymywanych informacji. Jeżeli chociaż jeden z członków rady nie może zapoznać się z informacją przesłaną elektronicznie, to należy uznać, że pracodawca nie przekazał jej prawidłowo i musi dodatkowo udostępnić tę informację w inny sposób zaakceptowany przez członka rady.
W celu uniknięcia ewentualnych nieporozumień związanych z formą przekazywanych informacji strony powinny uzgodnić zasady i tryb przekazywania informacji w porozumieniu art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z 7 kwietnia 2006 r. o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji (Dz.U. nr 79, poz. 550). Podpisywanie takiego porozumienia nie jest obowiązkowe, ale przydatne w praktyce. Podobne porozumienia podpisują zakładowe organizacje związkowe z pracodawcami, nazywając je zasadami współpracy. Wszelkie tego typu dokumenty, chociaż nie zawsze są ustawowo wymagane, ułatwiają stronom współpracę i pozwalają na uniknięcie wielu nieporozumień.
Jeżeli zaproponuje Pan podpisanie porozumienia i rada pracowników zgodzi się w nim na otrzymywanie informacji drogą elektroniczną w wiadomościach e-mail, to będzie Pan zwolniony z obowiązku przekazywania informacji w innym trybie.