Pracownik obok wynagrodzenia może otrzymywać od pracodawcy inne świadczenia związane z pracą, do których zaliczamy m.in. zwrot wydatków na dojazd do pracy albo zapewnienie transportu do siedziby firmy.
W umowie o pracę zawartej z pracownikiem pracodawca ma obowiązek określić miejsce wykonywania pracy (art. 29 k.p.). Jednocześnie należy podkreślić, że przepisy Kodeksu pracy nie podają sposobu określenia miejsca pracy pracownika.
Przez miejsce pracy zgodnie z orzeczeniem Sądu Najwyższego z 1 kwietnia 1985 r. (I PR 19/85, OSP 1986/3/46) należy rozumieć bądź stały punkt w znaczeniu geograficznym, bądź pewien oznaczony obszar, strefę określoną granicami jednostki administracyjnej podziału kraju lub w inny dostatecznie wyraźny sposób, w którym ma nastąpić dopełnienie świadczenia pracy.
W związku z powyższym miejscem pracy wskazanym w umowie o pracę może być siedziba zakładu pracy, określona miejscowość, na terenie której wykonywana jest praca. Jako miejsce pracy można również określić miejsce, w którym pracownik otrzymuje przydział zadań roboczych.
Zobacz także: Ekwiwalent za używanie i pranie odzieży roboczej
Dojazd do pracy a czas pracy
Za czas pracy uznaje się czas pozostawania do dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy.
Czas dojazdu do miejsca wykonywania pracy nie może zostać doliczony do czasu pracy.
Podobnie czas powrotu z pracy nie jest wliczany do czasu pracy pracownika, a tym samym za czas takiego powrotu nie przysługuje pracownikowi wynagrodzenie.
Wyjątkiem od powyższej zasady jest sytuacja, gdy pracownik odbywa np. podróż służbową w czasie pracy.
Jeżeli podróż do miejsca wykonywania pracy odbywa się w godzinach pracy pracownika, wynikających z obowiązującego go rozkładu czasu pracy, wówczas czasem pracy tego pracownika jest również ta podróż.
Przykład:
Pracownik pracuje w podstawowym systemie czasu pracy od godziny 9.00 do 17.00. W podróż służbową wyjeżdża o godzinie 8.00, a o godzinie 10.00 dociera na miejsce, gdzie do godziny 17.00 pracuje. Później wraca do miejsca zamieszkania.
Do czasu pracy tego pracownika zaliczany będzie czas podróży przypadający między godzinami jego planowej pracy, a zatem między 9.00 a 17.00. Oznacza to, że zarówno czas podróży między godziną 8.00 a 9.00, jak i czas podróży powrotnej przypadający po godzinie 17.00 nie będą wliczane do czasu pracy tego pracownika. Czas przejazdów nie jest czasem pracy pracownika. Dlatego też pracownik ten nie otrzyma z tego tytułu wynagrodzenia za pracę. Pracownikowi w tym przypadku będą przysługiwać jednak należności z tytułu podróży służbowej, takie jak: dieta i zwrot kosztów przejazdu.
Zwrot kosztów dojazdu do pracy
Zasady jak też forma zwrotu pracownikom kosztów dojazdów do pracy powinna być określona przepisami wewnętrznymi zakładu pracy, np. w regulaminie. Pracodawca decydujący się na przyznanie swoim pracownikom takiego świadczenia może dokonać tego w sposób dowolny.
Przykład:
Pracodawca zamierza zwracać swoim pracownikom koszty dojazdów do pracy, ustalając w regulaminie, że wysokość dopłaty zależy od odległości, jaką pracownik ma do przebycia do miejsca pracy. W innym zakładzie pracy pracodawca przyznał pracownikom w regulaminie ryczałt z tego tytułu w jednakowej wysokości.
Działania obu pracodawców są zgodne z prawem, bowiem pracodawca, przyznając pracownikowi np. określoną kwotę (ryczałt) tytułem zwrotu kosztów dojazdów do pracy, może kierować się dowolnymi kryteriami.
Należy jednak pamiętać, że tego rodzaju wypłaty nie są wolne od podatku dochodowego. Pracodawca musi pobrać od nich i odprowadzić do urzędu skarbowego zaliczkę na podatek dochodowy.
Pracodawca może również zwracać koszty dojazdu własnym środkiem transportu, stosując przepisy rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27, poz. 271 ze zm.).
Zadaj pytanie: Forum Kadry - ZUS i Płace
Dowóz pracowników do pracy
Dowóz do pracy jest dla pracowników nieodpłatnym albo tylko częściowo odpłatnym świadczeniem ze stosunku pracy.
Pracodawca musi jednak ustalić wartość tego świadczenia zgodnie z przepisami podatkowymi i pobrać od niego zaliczkę na podatek dochodowy (art. 11 i 12 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.).
Tak samo pracodawca musi postąpić w sytuacji, gdy dopłaty do wydatków na dojazdy gwarantuje pracownikom np. układ zbiorowy pracy.
Stanowisko takie potwierdził również Sąd Najwyższy w wyroku z 24 października 2003 r. (III RN 8/03, Prok. i Pr. 2004/1/48). Uznał, że pracodawca musi od wartości tych dopłat, tak jak i od innych należności wypłacanych pracownikom, pobrać i odprowadzić do urzędu skarbowego zaliczkę na podatek dochodowy.
Nie zawsze jednak fundowanie przejazdu do pracy wiąże się z obowiązkiem podatkowym. Zwolniony od podatku jest zwrot kosztów dojazdu pracownika do zakładu pracy wtedy, gdy obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy wynika wprost z przepisów innych ustaw (art. 21 ust. 1 pkt 112 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).
Zasada ta dotyczy jednak szczególnych grup zawodowych. Otóż zwrot kosztów dojazdu do miejsca pracy (pełnienia służby) przewidują przepisy ustawy o Prokuraturze, Policji, Straży Granicznej i Prawa o ustroju sądów powszechnych (w stosunku do sędziów).
Warto również pamiętać, że art. 21 ust. 1 pkt 102 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwalnia od podatku niektóre świadczenia dla bezrobotnych, w tym m.in. zwrot kosztów przejazdu do miejsca pracy.
Polecamy serwis: Składniki wynagrodzenia