Organ prowadzący szkołę został upoważniony przez przepisy ustawy – Karta Nauczyciela do określenia w drodze regulaminu m.in. wysokości stawek dodatku motywacyjnego oraz szczegółowych warunków jego przyznawania (art. 30 ust. 6 pkt 1 ustawy – Karta Nauczyciela).
Ogólne warunki przyznawania dodatku motywacyjnego dla nauczycieli szkół gminnych określają przepisy rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z 31 stycznia 2005 r. w sprawie wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli, ogólnych warunków przyznawania dodatków do wynagrodzenia zasadniczego oraz wynagradzania za pracę w dniu wolnym od pracy (DzU nr 22, poz. 181 ze zm.).
Kryterium przyznania prawa do dodatku motywacyjnego są w szczególności:
- osiągnięcia wychowawczo-opiekuńcze,
- wprowadzanie innowacji pedagogicznych, skutkujących efektami w procesie kształcenia i wychowania;
- szczególnie efektywne wypełnianie zadań i obowiązków związanych z powierzonym stanowiskiem,
- realizowanie w szkole zadań edukacyjnych, wynikających z przyjętych przez organ prowadzący priorytetów w realizowanej lokalnej polityce oświatowej.
Szczegółowe uregulowania w zakresie przyznawania i wypłacania tych dodatków określają regulaminy wynagradzania tworzone dla nauczycieli z danej gminy, powiatu czy województwa. O tym, czy dany nauczyciel dodatek ten otrzyma czy też nie, decydują wyniki pracy nauczyciela. Decyzje w tym zakresie w stosunku do dyrektorów szkół podejmują organy prowadzące szkoły, a w przypadku nauczycieli – dyrektorzy szkół. Przyznany dodatek motywacyjny staje się dopiero wtedy składnikiem wynagrodzenia i stanowi istotny element umowy o pracę. Natomiast określenie w regulaminie minimalnej wysokości dodatku motywacyjnego nie oznacza automatycznie, że dodatek ten powinien być przyznany każdemu nauczycielowi