Zaliczka wypłacona awansem na poczet przyszłego wynagrodzenia staje się przychodem pracownika już z chwilą jej otrzymania lub postawienia do jego dyspozycji. Jednostka jako płatnik ma obowiązek od takiej wypłaty obliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy w miesiącu jej wypłaty.
Zaliczka udzielona pracownikowi to część należności (wynagrodzenia ze stosunku pracy) otrzymanej przez niego na poczet tej należności (tj. przyszłego wynagrodzenia).
Zgodnie z przepisami prawa pracy, wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną, na pracodawcy zaś spoczywa obowiązek wypłacania wynagrodzenia w miejscu, terminie i czasie określonych w regulaminie pracy lub w innych przepisach prawa pracy. Przepisy nie zabraniają wypłaty wynagrodzenia jeszcze przed wykonaniem pracy czy też przed obowiązującym terminem – czyli w momencie, gdy pracownik zwróci się do pracodawcy z prośbą o wypłacenie zaliczki na poczet wynagrodzenia (zależy to od woli pracodawcy).
Zaliczka wypłacona pracownikowi na poczet pensji jest przychodem ze stosunku pracy i podlega opodatkowaniu na zasadach właściwych dla tego źródła przychodu (art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych; dalej: updof).
Przykład
Załóżmy, że – zgodnie z regulaminem wynagradzania obowiązującym w jednostce, wynagrodzenie za każdy miesiąc jest płatne do 28 tego miesiąca. Jednostka, na wniosek pracownika, 6 lutego wypłaci mu 30% przyszłego wynagrodzenia za ten miesiąc. W takim przypadku, przy ustalaniu i odprowadzaniu zaliczki na podatek dochodowy za luty – płatnej do 20 marca – jednostka odprowadzi zaliczkę na podatek za całość wynagrodzenia pracownika za ten miesiąc, tj. 30% zaliczki wraz z 70% należnego wynagrodzenia.
Inaczej będzie w sytuacji, gdy jednostka 28 lutego wypłaci pracownikowi należne wynagrodzenie za luty i jednocześnie – tytułem zaliczki na pisemny wniosek pracownika – 30% wynagrodzenia za marzec. W takim przypadku pracodawca ma obowiązek doliczyć do wypłaty za luty wypłaconą dodatkowo w lutym zaliczkę na wynagrodzenie za marzec. Należy zatem ustalić i odprowadzić do urzędu skarbowego do 20 marca zaliczkę na podatek dochodowy od sumy tych kwot (tj. razem 130%).
W przypadku kilku wypłat ze stosunku pracy w danym miesiącu, koszty uzyskania przychodów oraz miesięczną kwotę zmniejszającą podatek (przy złożonym przez pracownika PIT-2) można stosować tylko raz (tzn. przy jednej wypłacie). Kwoty te są bowiem ustalone ryczałtowo, w wysokości przysługującej za jeden miesiąc, i są one niezależne od liczby wypłat dokonanych w danym miesiącu.
Z pisemnego wniosku pracownika o wypłatę zaliczki powinno jednoznacznie wynikać, że chodzi o zaliczkę na poczet wynagrodzenia (a nie np. o udzielenie pożyczki) oraz to, czy wnioskowana kwota jest kwotą netto wynagrodzenia czy też brutto.
Przepisy ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy nie wymieniają zaliczki na poczet wynagrodzenia jako należności, którą pracodawca ma prawo potrącić z wynagrodzenia pracownika. Oznacza to, że taka zaliczka może być potrącona z wynagrodzenia pracownika tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie. Pracodawca, który ma wypłacić zaliczkę na poczet wynagrodzenia, powinien zatem dysponować oświadczeniem pracownika, w którym wyraża on zgodę na potrącenie zaliczkowo wypłaconej kwoty. W takim oświadczeniu powinno być wskazane, z którego wynagrodzenia ma zostać dokonane potrącenie (zwrot zaliczki) oraz jakiej kwoty dotyczy.
Podstawy prawne
- Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2012 r. poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2012 r. poz. 1540)
- Ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2013 r. poz. 2)