Rozliczenie roczne w PIT-11 i PIT-40 za 2012 r.

Informację PIT-11 mają obowiązek wystawiać płatnicy (osoby fizyczne, prawne, jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej) pobierający zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od nich przychody w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej updof). Chodzi tu m.in. o opodatkowane na ogólnych zasadach przychody:

• ze stosunku pracy i służbowego,
• z pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy,
• z umów cywilnoprawnych,
• otrzymywane przez osoby należące do zarządów, rad nadzorczych, komisji i innych organów stanowiących w spółkach,
• z osobiście wykonywanej działalności artystycznej, literackiej, naukowej, trenerskiej,
• uzyskane z umów o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontraktów menedżerskich lub podobnych umów.

PIT-11 należy sporządzić dla podatnika, właściwego urzędu skarbowego i ewentualnie pozostawić w dokumentacji kadrowo-płacowej. Płatnik może przekazać PIT-11 do urzędu skarbowego w formie papierowej lub elektronicznej. Złożenie informacji w formie elektronicznej jest możliwe pod warunkiem posiadania bezpiecznego podpisu elektronicznego.

WAŻNE!

Płatnicy posiadający tzw. e-podpis mogą elektronicznie przesyłać PIT-11 do urzędów skarbowych.

Formularze PIT-11 oraz PIT-40 można przekazywać drogą elektroniczną także podatnikom. Warunkiem skuteczności takiego przekazania jest zachowanie odpowiedniego wzoru formularza podatkowego i opatrzenie elektronicznej wiadomości podpisem elektronicznym. Płatnika obciąża obowiązek udowodnienia doręczenia pracownikowi wspomnianych deklaracji w przypadku zaistnienia wątpliwości w tym zakresie. W celach dowodowych płatnik może przedstawić elektroniczne potwierdzenie odbioru wiadomości elektronicznej, w której została przesłana deklaracja. Takie stanowisko potwierdził Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu w wyroku z 22 października 2010 r. (I SA/Po 486/10) oraz dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 21 października 2011 r. (nr IPPB4/415–653/11–2/MP).

PIT-11 jest podstawą do rozliczenia podatku w rocznym zeznaniu podatkowym składanym do końca kwietnia i do ustalenia ostatecznej kwoty nadpłaty bądź niedopłaty podatku (art. 45 ust. 1 updof).

I. Obowiązujący wzór PIT-11

Obecny wzór informacji PIT-11 (wersja 19) jest dostosowany do zmian obowiązujących od 1 września 2011 r. Zniosły one obowiązek posługiwania się numerem NIP przez podatników nieprowadzących działalności gospodarczej lub niebędących zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług (m.in. przez pracowników). Dla takich osób identyfikatorem podatkowym jest PESEL.

II. Dane wykazywane w PIT-11

W informacji PIT-11 płatnik wykazuje podlegające opodatkowaniu, otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze (np. wynagrodzenie za pracę, za wykonane zlecenia, finansowane przez ZUS zasiłki z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez płatnika) i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń (art. 11 ust. 1 updof).

Ponadto w formularzu PIT-11 należy wykazać:

• koszty uzyskania przychodów w wysokości faktycznie potrąconej w ciągu roku podatkowego,
• kwotę naliczonej i pobranej zaliczki na podatek,
• potrącone z przychodu podatnika składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz chorobowe, tj. 13,71% podstawy wymiaru, z pominięciem składek, których podstawę wymiaru stanowił dochód zwolniony z podatku,
• składki na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości nieprzekraczającej 7,75% podstawy ich wymiaru, pobrane w danym roku podatkowym zgodnie z przepisami o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, z wyłączeniem składek, których podstawę wymiaru stanowi dochód zwolniony z podatku,
• w poz. 76 i poz. 78 odpowiednio składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne (w wysokości nieprzekraczającej 7,75% podstawy wymiaru składki zdrowotnej) zapłacone w Szwajcarii lub w państwach należących do Unii Europejskiej bądź Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Chodzi tu o składki, których podstawą wymiaru jest dochód podlegający opodatkowaniu i które za granicą nie zostały potrącone z dochodu, przychodu lub podatku. Odliczenie tych składek jest możliwe wtedy, gdy istnieje podstawa prawna (wynikająca z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych, których stroną jest Polska) do wymiany informacji między Polską a państwem, w którym podatnik opłacał składki na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Stosownego odliczenia należy dokonać na podstawie dokumentów stwierdzających zapłatę tych składek.

1. Za jaki okres wystawić PIT-11

Informacja PIT-11 jest wystawiana za okres uzyskiwania przez podatnika dochodów, od których pobrano i odprowadzono do urzędu skarbowego zaliczkę na podatek dochodowy. Wypełniając formularz PIT-11 płatnik (podmiot zatrudniający) musi wskazać jedynie rok (w poz. 4), w którym podatnik uzyskiwał te dochody.

2. Miejsce składania deklaracji

Płatnik podaje w informacji PIT-11 nazwę urzędu skarbowego właściwego dla podatnika. Jest to urząd właściwy ze względu na miejsce zamieszkania podatnika, a w przypadku podatnika posiadającego miejsce zamieszkania za granicą – urząd właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych. Jeżeli podatnik zmieniał miejsce zamieszkania, urzędem właściwym jest urząd odpowiedni ze względu na miejsce zamieszkania podatnika 31 grudnia roku podatkowego, za który jest sporządzana informacja PIT-11.

III. Przychody

W informacji PIT-11 powinny zostać ujęte wszelkiego rodzaju przychody, które nie zostały zwolnione z opodatkowania (art. 9 ust. 1 updof). Bardzo ważne jest określenie, z jakich źródeł pochodzą poszczególne przychody, gdyż w zależności od źródła przychodu może zmieniać się sposób ich opodatkowania.

1. Przychody pracowników

Do przychodów ze stosunku pracy i stosunku służbowego zalicza się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń (art. 12 ust. 1 updof). O zakwalifikowaniu określonego przysporzenia do omawianego źródła przychodów decyduje to, że dane świadczenie może uzyskać wyłącznie pracownik pozostający w zatrudnieniu w momencie jego otrzymania albo były pracownik, któremu wypłacono należność w związku z uprzednio istniejącym stosunkiem pracy.

1.1. Wycena świadczeń w naturze

Aby ustalić zaliczkę na podatek dochodowy od świadczeń w naturze, należy je najpierw wycenić, a więc określić ich wartość pieniężną. Istotny jest tu rodzaj świadczenia oraz podstawa prawna jego przyznania. Wartość pieniężna świadczeń w naturze przysługujących pracownikom jest określana – zgodnie z art. 11 ust. 2 i ust. 2a updof – na podstawie:

• cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami lub prawami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca ich uzyskania,
• przeciętnych cen stosowanych wobec innych odbiorców – jeżeli przedmiotem świadczenia są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności pracodawcy.

2. Przychody osób wykonujących pracę nakładczą

Pracą nakładczą jest praca zlecona przez pracodawcę, wykonywana osobiście w domu. Przy obliczaniu zaliczki na podatek chałupników stosujemy zatem zryczałtowane koszty uzyskania przychodów oraz kwotę zmniejszającą podatek, jeżeli wykonawca złoży oświadczenie PIT-2.

Do przychodu osób wykonujących pracę nakładczą nie wlicza się wartości surowców i materiałów pomocniczych dostarczanych przez te osoby oraz zwrotu poniesionych przez nie kosztów z tytułu transportu, zużytej energii, opału, konserwacji maszyn i urządzeń itp., jeżeli osoba, na rzecz której jest wykonywana praca nakładcza, wypłaca należności z tych tytułów (art. 12 ust. 5 updof).

3. Przychody osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych lub przepisów Kodeksu spółek handlowych

Często występującym źródłem przychodów jest działalność wykonywana osobiście i wywodzące się z niej dochody, w tym z tytułu wykonywania usług na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, uzyskiwane m.in. od osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, osoby prawnej i jej jednostki organizacyjnej oraz jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, z umów o zarządzanie przedsiębiorstwem (tzw. kontrakty menedżerskie) oraz za pełnienie funkcji w zarządach i radach nadzorczych osób prawnych.

3.1. Przychody z działalności wykonywanej osobiście nieprzekraczające jednorazowo kwoty 200 zł

Od 2009 r. niektóre przychody z działalności wykonywanej osobiście (m.in. z tytułu umowy zlecenia, umowy o dzieło, kontraktu menedżerskiego, powołania do składu zarządu, rady nadzorczej, komisji lub innego organu stanowiącego osoby prawnej) podlegają opodatkowaniu zryczałtowanym podatkiem dochodowym w wysokości 18% (bez pomniejszania tego przychodu o koszty jego uzyskania ani o składki ZUS). Należności opodatkowanych w sposób zryczałtowany nie należy wykazywać w PIT-11. Podatnik nie ma tym samym obowiązku ujmowania takich przychodów w zeznaniu rocznym.

Od 1 stycznia 2011 r. od niektórych przychodów z działalności wykonywanej osobiście (m.in. z tytułu umowy zlecenia, umowy o dzieło) osiąganych przez osobę niebędącą pracownikiem płatnik pobiera zryczałtowany podatek dochodowy, jeżeli kwota należności określona w umowie zawartej z taką osobą nie przekroczy 200 zł (art. 30 ust. 1 pkt 5a updof).

4. Przychody w walucie obcej

Od 1 stycznia 2011 r. wszelkie przychody wyrażone w walutach obcych (bez względu na ich źródło – m.in. w przypadku osób pracujących za granicą) należy przeliczać na złote według kursu średniego walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu lub odpowiednio dzień poniesienia kosztu, wydatku lub zapłaty podatku (art. 11a updof).

5. Moment uzyskania przychodu

Momentem uzyskania przychodu jest:

• dzień otrzymania przez podatnika środków pieniężnych, świadczeń w naturze lub innych nieodpłatnych świadczeń lub
• dzień postawienia do dyspozycji podatnika środków pieniężnych, jeżeli pracodawca albo zleceniodawca był realnie przygotowany do dokonania ich wypłaty i umożliwił zatrudnionemu odbiór tych środków.

Bez znaczenia pozostaje okres, za jaki przysługuje wynagrodzenie, oraz to, czy zatrudniony fizycznie pobrał pieniądze. Jeśli pieniądze nie zostaną odebrane (np. z kasy firmy), to datą uzyskania przychodu jest data wymagalności świadczenia (np. ustalony w zakładzie dzień wypłaty wynagrodzenia).

Ustalając moment powstania przychodu ze stosunku pracy, należy brać pod uwagę dzień obciążenia rachunku bankowego pracodawcy, a nie dzień, w którym wynagrodzenie pojawi się na rachunku pracownika (decyzja dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 22 listopada 2006 r., nr PB I-3/4150/IN-572/06/MK oraz interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 31 maja 2011 r., nr IBPBII/1/415–208/11/MK).

Regulamin pracy w firmie poligraficznej stanowi, że wynagrodzenia dla działów produkcyjnych za dany miesiąc są wypłacane 10. dnia następnego miesiąca, natomiast dla administracji – w ostatnim dniu miesiąca, którego dotyczą. Przelewy pensji drukarzy i introligatorów za grudzień 2012 r. zostały zrealizowane 10 stycznia 2013 r. i stanowią przychód 2013 r. Asystentka prezesa, której wynagrodzenie było do odbioru w kasie firmowej 27 grudnia 2012 r., odebrała je dopiero w styczniu 2013 r. Mimo to wypłacone pieniądze powiększyły jej przychód w 2012 r.

IV. Koszty uzyskania przychodów

1. Koszty zryczałtowane

Dokonując rozliczenia podatku w informacji PIT-11 pracodawca powinien w niej uwzględnić koszty uzyskania przychodów, jakie faktycznie zastosował naliczając zaliczkę na podatek za poszczególne miesiące 2012 r.

WAŻNE!

W informacji PIT-11 należy wykazać koszty faktycznie uwzględnione przez płatnika przy obliczaniu miesięcznych zaliczek na podatek.

Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów (art. 22 ust. 1 updof). W przypadku osób uzyskujących dochód z tytułu stosunku pracy lub stosunków pokrewnych możemy mówić o:

• zryczałtowanych kosztach uzyskania przychodu,
• kosztach w wysokości faktycznie poniesionej.

Wystarczającą przesłanką do stosowania zryczałtowanych kosztów uzyskania przychodów jest otrzymywanie wynagrodzenia z umowy o pracę. Obowiązek ten istnieje nawet w sytuacji, gdy pracownik wykonuje pracę tylko przez część miesiąca lub z powodu choroby jest nieobecny w pracy przez cały miesiąc i otrzymuje za co najmniej 1 dzień tego miesiąca wynagrodzenie chorobowe wypłacane ze środków pracodawcy.

Pracownikowi, który przez cały grudzień 2012 r. przebywał na zwolnieniu lekarskim, pracodawca wypłacił za 2 dni wynagrodzenie chorobowe, a za 29 dni zasiłek chorobowy. Ustalając podstawę opodatkowania płatnik pomniejszył przychód pracownika za grudzień 2012 r. o koszty uzyskania przychodów, ponieważ za część miesiąca pracownik otrzymał przychód ze stosunku pracy, tj. wynagrodzenie chorobowe.

1.1. Koszty dla dojeżdżających

Pracownicy, którzy dojeżdżają do pracy z innej miejscowości, mają prawo do podwyższonych zryczałtowanych kosztów uzyskania przychodów, tj. 139,06 zł miesięcznie (art. 22 ust. 2 pkt 3 updof). Pracodawca może je stosować przy naliczaniu zaliczki na podatek, jeśli łącznie zostaną spełnione poniższe warunki:

• miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy. Należy pamiętać, że miejsce zamieszkania nie jest tożsame z adresem zameldowania – miejscem zamieszkania jest miejscowość, w której pracownik faktycznie przebywa z zamiarem stałego pobytu. Również miejsce wykonywanej pracy (zakładu pracy) to nie to samo, co siedziba pracodawcy. Podwyższone koszty mogą być stosowane, jeśli pracownik musi dojeżdżać do miejsca, w którym pracuje, a nie w którym jego pracodawca ma siedzibę,
• pracownik nie otrzymuje dodatku za rozłąkę,
• pracownik nie otrzymuje zwrotu kosztów dojazdu do zakładu pracy, z wyjątkiem gdy zrefundowane koszty zostały zaliczone do przychodów podlegających opodatkowaniu,
• pracownik złoży płatnikowi na piśmie odpowiednie oświadczenie, że miejsce czasowego lub stałego zamieszkania leży poza miejscowością zakładu pracy, rozumianego jako miejsce świadczenia pracy.

Po otrzymaniu stosownego oświadczenia od pracownika zakład pracy jest zobowiązany uwzględniać przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy wyższe koszty uzyskania przychodów bez względu na środek lokomocji, jakim pracownik dojeżdża do pracy, odległość między miejscowością, w której mieszka pracownik, a miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a także bez względu na liczbę dni dojazdów do pracy czy wymiar czasu pracy.

Jeśli pracownik nie złożył takiego oświadczenia i w związku z tym pracodawca stosował podstawowe koszty uzyskania przychodów, podatnik może uwzględnić podwyższone koszty, jeżeli miał do nich prawo, przy samodzielnym sporządzaniu rocznego zeznania podatkowego.

2. Koszty procentowe

Koszty uzyskania przychodów są również określane procentowo. Procentowy sposób ich ustalania dotyczy w większości przychodów, których źródłem jest działalność wykonywana osobiście.

W praktyce koszty procentowe występują w dwóch wysokościach: 20% lub 50%. Ich wysokość jest ustalana od przychodu podatnika pomniejszonego o potrącone w danym miesiącu przez płatnika składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe, których podstawę wymiaru stanowi ten przychód (art. 22 ust. 9 updof).

Koszty uzyskania przychodów w wysokości 50% są obliczane od przychodu niepomniejszanego o składki ZUS, jeśli przychód został uzyskany z tytułu:

• zapłaty za przeniesienie prawa własności projektu wynalazku, topografii układu scalonego, wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego, znaku towarowego lub wzoru zdobniczego,
• opłaty licencyjnej za przeniesienie prawa stosowania wynalazku, topografii układu scalonego, wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego, znaku towarowego lub wzoru zdobniczego, otrzymanej w pierwszym roku trwania licencji od pierwszej jednostki, z którą zawarto umowę licencyjną (art. 22 ust. 9 pkt 1 i 2 updof).

Od 1 stycznia 2013 r. autorskie koszty uzyskania przychodów zostały ograniczone do kwoty 42 764 zł. Ta zmiana ma jednak zastosowanie do przychodów osiągniętych od 1 stycznia 2013 r.

WAŻNE!

Od 1 stycznia 2013 r. autorskie koszty uzyskania przychodów nie mogą przekroczyć 42 764 zł.

3. Faktyczne wydatki

Regulacje podatkowe dopuszczają stosowanie nie tylko kosztów ustalanych kwotowo lub procentowo, ale także kosztów w wysokości faktycznie poniesionych wydatków na dojazdy do miejsca wykonywania pracy. Jest to dozwolone, gdy łącznie są spełnione następujące warunki:

• wydatki faktycznie poniesione są wyższe od kosztów zryczałtowanych,
• pracownik dojeżdżał do zakładu pracy środkami transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej,
• wydatki na dojazd do pracy są udokumentowane imiennymi biletami okresowymi.

Pracownik lub płatnik pracownika powinien wówczas uwzględnić w podatkowym rozliczeniu rocznym udokumentowane koszty uzyskania przychodów w wysokości faktycznie poniesionych wydatków. Dokumentowanie faktycznie poniesionych kosztów w inny sposób niż imiennymi biletami okresowymi nie uprawnia do uwzględnienia ich przy ustalaniu podstawy opodatkowania (art. 22 ust. 11 updof).

V. Zaliczka na podatek dochodowy

1. Dochód podstawą do opodatkowania

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem tych, które podlegają zwolnieniom przedmiotowym oraz od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku (art. 9 ust. 1 updof). Dochodem uzyskiwanym ze źródła przychodów jest nadwyżka sumy przychodów z tego źródła nad kosztami ich uzyskania (art. 9 ust. 2 updof).

Podstawą do obliczenia podatku z tytułu przychodów ze stosunku pracy jest dochód po odliczeniu kwot:

• składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe i chorobowe) potrąconych w roku podatkowym przez płatnika ze środków podatnika. Nie bierze się tu jednak pod uwagę składek, których podstawę wymiaru stanowi dochód (przychód) zwolniony z podatku na podstawie przepisów updof, oraz składek, których podstawę wymiaru stanowi dochód, z którego na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku,
• dokonanych w roku podatkowym zwrotów nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu, w kwotach uwzględniających pobrany podatek dochodowy, jeżeli zwroty te nie zostały potrącone przez płatnika. Jeśli takiego zwrotu dokona pracownik pozostający w stosunku pracy, to pracodawca, występujący w roli płatnika, przy ustalaniu wysokości bieżącej zaliczki na podatek powinien odjąć zwróconą sumę od dochodu tego pracownika. Organy podatkowe często wskazywały, że opisane odliczenie może mieć miejsce tylko wtedy, gdy pracownik zwróci nienależnie pobrane świadczenie w kwocie uwzględniającej pobrany podatek dochodowy, tj. w kwocie brutto.

Oprócz pieniędzy (m.in. wynagrodzenia zasadniczego, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, za wykonane czynności w ramach umów cywilnoprawnych, różnego rodzaju dodatków, nagród, ekwiwalentów za niewykorzystany urlop) i wartości pieniężnych, do dochodów będących podstawą do obliczenia podatku należy zaliczyć także wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

2. Ustalenie zaliczki na podatek

Zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od dochodu ze stosunku pracy pobiera się według progresywnej skali podatkowej (18% lub 32%).

Niezależnie od wysokości osiąganych dochodów pracownicy mają możliwość wystąpienia do pracodawcy z wnioskiem o pobieranie w trakcie roku wyższych zaliczek na podatek dochodowy. Złożenie takiego wniosku umożliwia pracownikowi uniknięcie ewentualnego dopłacania przez niego podatku obliczonego w zeznaniu rocznym.

3. Pobór zaliczek od dochodów z pracy i działalności wykonywanej osobiście

Od uzyskanych przez pracownika przychodów z umowy o pracę i umowy cywilnoprawnej pracodawca odrębnie ustala zaliczkę na podatek dochodowy. Są to bowiem dwa różne źródła przychodów i regulacje prawne nie pozwalają obliczać podatku od ich sumy.

Zaliczkę na podatek oblicza się osobno także wówczas, gdy z osobą, która jest już zatrudniona na podstawie umowy o pracę, zawarto odrębnie kontrakt menedżerski. W takiej sytuacji zakład pracy ma prawo stosować zryczałtowane koszty uzyskania przychodu odrębnie z każdego tytułu. Potwierdza to m.in. pismo Urzędu Skarbowego w Tychach z 3 marca 2006 r. (nr US.PD/pł/415/T-5/3/06).

Od dochodów osiąganych przez pracownika z tytułu działalności wykonywanej osobiście na rzecz swojego pracodawcy, przez cały rok podatkowy pobiera się zaliczkę na podatek w wysokości 18%, bez względu na wysokość osiąganych równocześnie u tego samego płatnika przychodów ze stosunku pracy. Nie ma znaczenia, że pracownik przekroczył pierwszy próg skali podatkowej i ze stosunku pracy zaliczka jest pobierana według skali 32%. Wyjątkowo płatnik może pobierać od przychodów z działalności wykonywanej osobiście zaliczkę w wysokości 32%, jeśli pracownik zwróci się do niego z takim wnioskiem.

4. Kiedy płatnik nie pobiera zaliczek na podatek

Płatnik nie ma obowiązku naliczania i pobierania zaliczek na podatek dochodowy, jeśli podatnik złoży mu oświadczenie, że wykonywane przez niego usługi wchodzą w zakres pozarolniczej działalności gospodarczej, którą prowadzi. Takie oświadczenie zwalnia płatnika z obowiązku obliczania i odprowadzania podatku od wypłacanych należności z tytułu zawartych z podatnikiem umów o dzieło i umów zlecenia (art. 41 ust. 2 updof).

Przychody z tytułu umów cywilnoprawnych, w ramach których świadczone usługi pokrywały się z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej, są przychodami z tej działalności i podatnik musi rozliczyć się z nich we własnym zakresie.

VI. Sankcje za niedopełnienie obowiązku płatnika

Płatnik, który wbrew obowiązkowi nie wystawi informacji PIT-11 albo nie zrobi tego w ustawowym terminie lub wykaże nieprawdziwe dane, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności karnoskarbowej. W zależności od wagi uchybienia lub błędu, na płatnika może zostać nałożona kara grzywny nawet do 240 stawek dziennych (art. 80 § 3 Kodeksu karnego skarbowego). Stawkę dzienną grzywny ustala sąd. Nie może być ona niższa od 1/30 części minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w roku nałożenia kary ani przekraczać 400-krotności tej kwoty (czyli w 2013 r. od 53,33 zł do 21 332 zł). Przy wymiarze kary sąd bierze pod uwagę stan majątkowy i rodzinny sprawcy, nasilenie złej woli itp. (art. 23 § 3 Kodeksu karnego skarbowego).

VII. Przechowywanie informacji PIT-11

Płatnicy muszą przechowywać dokumenty związane z poborem podatków do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, który wynosi 5 lat licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 32 § 1 i art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej). Nie dotyczy to informacji PIT-11. Taki wniosek wynika z pisma Pierwszego Urzędu Skarbowego w Gdańsku z 7 lutego 2006 r. (nr WP/415–151/05), w którym urząd stwierdził, że informacja PIT-11 nie ma związku z poborem podatku. Jest ona imienną informacją o wysokości dochodu i pobranych zaliczkach przez płatnika na podatek dochodowy od osób fizycznych, której treść można odtworzyć na podstawie innych dokumentów, które płatnik ma obowiązek przechowywać.

Od 1 stycznia 2003 r. płatnicy nie mają obowiązku sporządzania informacji w 3 egzemplarzach i zachowania jednej kopii informacji. Płatnicy mogą jednak pozostawiać w dokumentacji zakładowej kopię formularza PIT-11 w wersji papierowej lub elektronicznej.

VIII. Roczne rozliczenie podatku w deklaracji PIT-40

Pracownikom, którzy zwrócili się do pracodawcy na druku PIT-12 o rozliczenie podatku za 2012 r., należy dokonać rozliczenia rocznego na formularzu PIT-40 w wersji 17. wprowadzonej rozporządzeniem Ministra Finansów z 14 listopada 2011 r. w sprawie określenia wzorów rocznego obliczenia podatku oraz zeznań podatkowych obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych (Dz.U. Nr 252, poz. 1518).

1. PIT-40 zamiast PIT-11

Pracownicy mogą zgłosić się do pracodawcy z żądaniem rocznego rozliczenia podatku składając oświadczenie na formularzu PIT-12 przed 10 stycznia roku następującego po roku podatkowym, za który ma być rozliczony podatek (art. 37 updof).

Płatnicy dokonujący rocznego rozliczenia podatkowego pracowników za 2012 r. w PIT-40 nie mają obowiązku rozliczenia m.in. ulgi prorodzinnej (ulgi na dzieci). Pracownik, który chce skorzystać z tej ulgi za 2012 r., musi samodzielnie rozliczyć się z urzędem skarbowym (art. 27f ust. 5 updof). Jeżeli pracownik skorzystał z możliwości rozliczenia podatku przez płatnika, to nie pozbawia go to prawa do złożenia zeznania (np. PIT-37) według ogólnie obowiązujących zasad. Gdy okaże się, że podatnik nie spełnił warunków uprawniających do dokonania rocznego obliczenia podatku przez płatnika (gdyż np. w tym samym roku osiągnął dochody od dwóch różnych płatników), wówczas za nieprawidłowe rozliczenie podatku odpowiada pracownik.

2. Różnica między kwotą pobranych zaliczek a należnym podatkiem

Po rozliczeniu przez pracodawcę rocznego podatku w PIT-40 często pojawia się różnica między kwotą pobranych zaliczek a podatkiem należnym za rok podatkowy.

Gdy z wyliczeń wynika, że trzeba dopłacić podatek za 2012 r., płatnik powinien pobrać odpowiednią kwotę z dochodu pracownika za marzec 2013 r. lub z dochodu za kwiecień – jeśli pracownik wystąpi z takim wnioskiem. Jeżeli nie ma takiej możliwości, bo stosunek pracy ustanie w styczniu lub w lutym 2013 r. (np. pracownik odchodzi z firmy), kwotę niedopłaty podatku należy pobrać z dochodu za miesiąc, za który została pobrana ostatnia zaliczka (art. 37 ust. 4 updof). Pobraną różnicę płatnik wpłaca na rachunek właściwego dla siebie urzędu skarbowego, łącznie z zaliczkami za te miesiące.

Jeżeli z rocznego obliczenia wyniknie nadpłata podatku za 2012 r., płatnik ma obowiązek zaliczyć ją na poczet zaliczki należnej za marzec 2013 r. Jeśli okaże się, że po pobraniu tej zaliczki nadal pozostaje nadpłata, pracodawca powinien ją zwrócić pracownikowi w gotówce. Zwrócone nadpłaty w gotówce pracodawca potrąca z kwot pobranych i przekazanych urzędom skarbowym zaliczek na podatek za 2013 r., wykazując je w deklaracji rocznej PIT-4R za 2013 r. (składanej do końca stycznia 2014 r.).

IX. Błędy w informacji PIT-11 i PIT-40

Popełnienie błędu przy sporządzaniu informacji PIT-11 lub rocznego obliczenia podatku PIT-40 może wiązać się nie tylko z koniecznością złożenia korekty w odpowiednim urzędzie, ale także z konsekwencjami karnoskarbowymi.

Najczęściej spotykane nieprawidłowości w formularzach PIT-11 i PIT-40 to przede wszystkim:

• błędny adres podatnika lub niewłaściwy miejscowo urząd skarbowy,
• niewłaściwy numer identyfikacyjny,
• przyjmowanie kosztów uzyskania przychodów w zawyżonej lub zaniżonej wysokości,
• podawanie błędnej kwoty przychodu,
• wykazywanie składek ZUS, których podstawę wymiaru stanowił dochód zwolniony z podatku,
• wykazywanie składki na ubezpieczenie zdrowotne podlegającej odliczeniu od podatku bez ograniczania jej wysokości do 7,75% jej podstawy.

1. Wskazanie nieprawidłowego urzędu skarbowego

Informację PIT-11 lub PIT-40 należy przesłać urzędowi skarbowemu właściwemu ze względu na miejsce zamieszkania podatnika. W przypadku obu tych formularzy oznaczenie konkretnego organu podatkowego powinno nastąpić w części A w poz. 5 formularza.

W praktyce często zdarza się, że pracodawcy wskazują w tym polu niewłaściwy urząd, co najczęściej wynika z zaniedbania pracowników dotyczącego np. obowiązku informowania o zmianie swojego miejsca zamieszkania. W takiej sytuacji nie ma konieczności dokonywania korekt czy ponownego składania informacji, ponieważ organ podatkowy ma obowiązek z urzędu przekazać PIT-11 lub PIT -40 organowi właściwemu miejscowo.

2. Niewłaściwy numer identyfikacyjny podatnika

W części C.1. w poz. 20 PIT-11 i w części C.1. w poz. 19 PIT-40 należy podać numer identyfikacyjny podatnika.

Zwykle jest nim PESEL. Gdyby pracownik np. prowadził dodatkowo działalność gospodarczą i był płatnikiem podatku VAT, wówczas identyfikatorem podatkowym jest dla niego NIP. W razie wykazania w PIT-11 lub w PIT-10 NIP zamiast PESEL (lub odwrotnie) pracodawca ma obowiązek sporządzenia korekty wraz z uzasadnieniem (art. 81 Ordynacji podatkowej).

Należy podkreślić, że przepisy Kodeksu karnego skarbowego nie przewidują sankcji karnych za podanie przez płatnika niewłaściwego identyfikatora podatkowego podatnika.

3. Nieprawidłowy adres podatnika

Zarówno w PIT-11, jak i w PIT-40 w części C.2. należy podać adres zamieszkania podatnika, aktualny według stanu na 31 grudnia roku podatkowego.

Należy pamiętać, że adres zamieszkania nie jest tożsamy z adresem zameldowania. Jeśli płatnik poda w informacji PIT-11 lub PIT-40 błędny adres podatnika (np. z powodu nieuwzględnienia zmiany jego miejsca zamieszkania), wówczas należy przygotować korektę wraz z uzasadnieniem.

Ze zmianą adresu podatnika może ulec zmianie właściwy dla niego urząd skarbowy, do którego należało przesłać PIT-11 lub PIT-40. Wówczas, w korygowanym formularzu, obok nowego adresu należy również wskazać prawidłowy miejscowo organ podatkowy. Korektę (wraz z uzasadnieniem) należy dostarczyć urzędowi skarbowemu, któremu pierwotnie doręczono dokument. Urząd ten powinien przesłać skorygowany PIT do odpowiedniego miejscowo organu. Prośbę o takie przesłanie można dodatkowo zawrzeć w uzasadnieniu do korekty.

4. Koszty uzyskania przychodu w nieprawidłowej wysokości

W części D w poz. 34 PIT-11 i PIT-40 należy zaznaczyć właściwą pozycję dotyczącą zastosowanych w roku podatkowym kosztów uzyskania przychodów.

Przykładowo, w informacji PIT-11 (w części E w poz. 36) pracodawca powinien uwzględnić koszty uzyskania przychodów, jakie faktycznie zastosował naliczając zaliczkę na podatek za poszczególne miesiące roku podatkowego.

Jeśli koszty zostały obniżone do wysokości przychodu w danym miesiącu lub w wyniku błędu programu płacowego nie były przez pewien okres w ogóle uwzględniane przy obliczaniu zaliczek na podatek, należy je wykazać w PIT-11 w rzeczywistej wysokości.

Gdyby pracodawca wykazał w PIT-11 inne koszty uzyskania przychodu niż faktycznie zastosowane, należałoby skorygować informację.

Inaczej jest w przypadku PIT-40. W tym rocznym obliczeniu podatku należy uwzględnić:

• pełną sumę kosztów uzyskania przychodu, przysługującą podatnikowi w danym roku (z uwzględnieniem rocznego limitu) albo
• faktycznie poniesione wydatki, udokumentowane imiennymi biletami okresowymi.

Wskazanie niewłaściwego pola dotyczącego zastosowanych kosztów uzyskania przychodów w części E w poz. 34 PIT-40, zaniżenie lub zawyżenie kosztów uzyskania przychodów w PIT-11 lub PIT-40 wiąże się z obowiązkiem skorygowania tych formularzy i podaniem uzasadnienia dokonanej korekty.

5. Nieprawidłowa wysokość przychodu uzyskanego przez pracowników wykonujących pracę w Polsce

Często spotykaną nieprawidłowością przy sporządzaniu formularzy PIT-11 i PIT-40 jest wykazywanie przez płatników w części E w poz. 35 błędnej sumy przychodu uzyskanego przez podatnika w roku podatkowym.

Zwykle przyczyną tego błędu jest:

• uwzględnianie w przychodach wynagrodzenia, które nie zostało postawione do dyspozycji podatnika w roku, za który jest sporządzany PIT (np. wynagrodzenie za grudzień wypłacone w styczniu następnego roku) bądź nieuwzględnianie wynagrodzenia za grudzień poprzedniego roku wypłacanego w styczniu rozliczanego roku,
• uwzględnianie wartości świadczeń zwolnionych z opodatkowania.

Powyższe nieprawidłowości wymagają korekty przychodu i przesłania prawidłowego PIT-11 lub PIT-40 do organu podatkowego.

6. Nieprawidłowa wysokość przychodu uzyskanego przez pracowników oddelegowanych do pracy za granicę

Od 2009 r. w PIT-11 w części E w poz. 38 należy wykazywać kwotę dochodu zwolnionego z opodatkowania w Polsce na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.

Odnosi się to do pracowników delegowanych do pracy poza granice Polski. Pracodawcy często podają w tej pozycji nieprawidłowy przychód pracownika oddelegowanego bez pomniejszania przychodu o:

• 30% diety z tytułu zagranicznej podróży służbowej, określonej dla pracowników sfery budżetowej, za każdy dzień pobytu poza terytorium RP, w którym podatnik pozostawał w stosunku pracy (art. 21 ust. 1 pkt 20 updof) oraz
• koszty uzyskania przychodów ustalone zgodnie z art. 22 ust. 2 updof.

Skorygowanie powyższego błędu polega na wykazaniu w części E w poz. 38 wysokości przychodu po dokonaniu tych pomniejszeń.

7. Nieprawidłowa wysokość składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne

Częstą pomyłką jest wykazywanie przez płatników w PIT-11 (w części E w poz. 75 i 77) oraz w PIT-40 (w części G w poz. 66 i w części H.2. w poz. 75) kwot składek, których podstawę wymiaru stanowił dochód zwolniony z opodatkowania (składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne). Pracodawcy muszą bezwzględnie przestrzegać zasady, zgodnie z którą w PIT-11 i w PIT-40 nie należy naliczać, a tym samym wykazywać składek ZUS, których podstawę wymiaru stanowił dochód (przychód) zwolniony z podatku na podstawie art. 21, 52, 52a i 52c updof lub dochód, od którego na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Błędem nadal popełnianym przez płatników jest także wykazywanie w PIT-11 lub w PIT-40 składki zdrowotnej w wysokości 9% jej podstawy wymiaru. Składki na to ubezpieczenie (pobrane w danym roku podatkowym zgodnie z przepisami o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych) należy wykazać w wysokości nieprzekraczającej 7,75% podstawy jej wymiaru. Popełnienie tego rodzaju błędu wymaga przesłania do właściwego urzędu skarbowego korekty informacji lub rocznego obliczenia podatku wraz z uzasadnieniem.

Podstawa prawna:

• art. 9 ust. 1, ust. 1a, ust. 2, art. 11, art. 11a, art. 12, art. 13, art. 21, art. 22 ust. 1–2, ust. 9–9a, ust. 11, ust. 13, art. 27, art. 29 ust. 1 pkt 1, art. 30–30c, art. 30e, art. 31, art. 32, art. 37, art. 39 ust. 1–2, art. 41, art. 41a, art. 41b, art. 42, art. 45 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.),
• art. 1 pkt 2 lit. c ustawy z 24 października 2012 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2012 r. poz. 1278),
• art. 3a, art. 14m, art. 32, art. 39, art. 70 § 1, art. 82 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.),
• art. 23 § 3, art. 80 Kodeksu karnego skarbowego,
• § 1 pkt 1 lit. a, pkt 1 lit. d, pkt 2 lit. a, pkt 3 lit. b, § 2, § 4 i załączniki nr 1, 4, 5 i 9 do rozporządzenia Ministra Finansów z 9 listopada 2011 r. w sprawie określenia niektórych wzorów oświadczeń, deklaracji i informacji podatkowych obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych (Dz.U. Nr 252, poz. 1514 ze zm.),
• § 1 pkt 1, § 2, § 4 i załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z 14 listopada 2011 r. w sprawie określenia wzorów rocznego obliczenia podatku oraz zeznań podatkowych obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych (Dz.U. Nr 252, poz. 1518 ze zm.),
• § 1 pkt 48, pkt 62 rozporządzenia Ministra Finansów z 19 grudnia 2007 r. w sprawie określenia rodzajów deklaracji, które mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej (Dz.U. Nr 246, poz. 1817 ze zm.).