Nagrodę jubileuszową powinni Państwo obliczyć jak ekwiwalent za urlop wypoczynkowy według wynagrodzenia należnego pracownikowi w dniu nabycia prawa do świadczenia bądź na podstawie wynagrodzenia przysługującego mu w dniu jego wypłaty – w zależności od tego, które okaże się korzystniejsze. Ponadto od wypłaconej po terminie nagrody jubileuszowej muszą Państwo uiścić odsetki za zwłokę, ponieważ pracownik zgłosił żądanie o ich wypłatę (w przypadku gdyby pracownik nie zgłosił takiego żądania, nie mieliby Państwo obowiązku wypłaty odsetek). Odsetki wynoszą 13% w skali roku i przysługują za każdy dzień opóźnienia. Odsetki nie podlegają składkom ani opodatkowaniu. Szczegóły – w uzasadnieniu.
Nagroda jubileuszowa jest ustawowym, powszechnie należnym składnikiem wynagrodzenia jedynie pracownikom sfery budżetowej. Pracodawca prywatny nie musi jej przewidywać w swojej siatce płac, ale może to uczynić, jeśli taka jest jego wola. Warunki nabywania prawa do nagrody, jej przyznawania i wypłaty też może on określić dowolnie, np. uzależniając jej uzyskanie od stażu wypracowanego tylko u niego, a nie od tzw. stażu zatrudnienia (jak w sektorze finansów publicznych). Ma on również prawo określić według własnego uznania sposób obliczania nagród jubileuszowych, np. jako wielokrotność pensji zasadniczej, z wyłączeniem innych składników płacowych, jak też sprecyzować ją jako składnik uznaniowy, czyli nagrodę.
Aby zatem sprawdzić, jak w konkretnej sytuacji obliczyć nagrodę jubileuszową, należy dokładnie przeanalizować regulamin wynagradzania funkcjonujący w zakładzie pracy, w części regulującej tę kwestię. Zazwyczaj pracodawcy prywatni zamieszczają w swoich wewnętrznych przepisach zasady przyznawania nagród jubileuszowych obowiązujące w sferze budżetowej lub odsyłają do odpowiednich aktów wykonawczych, np. do rozporządzenia Rady Ministrów z 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz.U. Nr 50, poz. 398 ze zm.).
Na potrzeby obliczeń przyjmujemy zatem, że wypłacają Państwo swoim pracownikom nagrodę jubileuszową o charakterze roszczeniowym, która stanowi składnik wynagrodzenia, natomiast w zakresie ustalania do niej prawa i jej poziomu w obowiązującym regulaminie wynagradzania odsyłają Państwo do ww. rozporządzenia. W związku z tym, ustalając prawo do nabycia i wysokość nagrody jubileuszowej, należy zastosować reguły z § 8 rozporządzenia, m.in. stanowiące, że:
- pracownik nabywa prawo do nagrody jubileuszowej w dniu upływu okresu uprawniającego do tej nagrody,
- nagrodę jubileuszową wypłacamy niezwłocznie po uzyskaniu do niej prawa,
- podstawę jej wymiaru stanowi wynagrodzenie przysługujące w dniu nabycia do niej prawa, a jeżeli to jest korzystniejsze – w dniu jej wypłaty.
Nagrodę jubileuszową obliczamy jak ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy (art. 38 ust. 4 ustawy o pracownikach samorządowych), a więc zgodnie z § 14–17 rozporządzenia urlopowego. Podstawę jej wymiaru stanowi zatem miesięczne wynagrodzenie pracownika. Jednak podstawy tej nie dzielimy przez współczynnik ekwiwalentu, lecz poprzestajemy na ustaleniu średniej arytmetycznej miesięcznego wynagrodzenia i pomnożeniu jej przez odpowiednią stopę procentową nagrody jubileuszowej (uchwała Sądu Najwyższego z 9 maja 2000 r., sygn. akt III ZP 12/00, OSNP 2000/22/806).
Aby prawidłowo obliczyć nagrodę jubileuszową, powinni Państwo w pierwszej kolejności ustalić jej wysokość według wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu uzyskania do niej prawa (tj. 12 lipca 2011 r.), a następnie należy obliczyć nagrodę według wynagrodzenia przysługującego w dniu jej wypłaty:
1) nagroda jubileuszowa – obliczona według stawki obowiązującej 12 lipca 2011 r.
- podstawa wymiaru – suma składnika określonego w stałej stawce miesięcznej (dodatek funkcyjny) należnego w miesiącu uzyskania prawa do świadczenia i wynagrodzenia godzinowego w średniej wysokości wypłaconej pracownikowi w czerwcu, maju i kwietniu 2011 r. – zakładamy, że średnie wynagrodzenie z tego okresu wyniosło 2851,20 zł:
380 zł + 2851,20 zł = 3231,20 zł
- kwota nagrody:
3231,20 zł x 100% = 3231,20 zł,
2) nagroda jubileuszowa – obliczona według stawki obowiązującej w lipcu 2012 r.
- podstawa wymiaru – wynagrodzenie w stałej stawce miesięcznej należnej pracownikowi w lipcu 2012 r., tj. 5000 zł
- kwota nagrody:
5000 zł x 100% = 5000 zł.
Kolejnym krokiem jest porównanie obu obliczonych kwot. W tej sytuacji powinni Państwo wypłacić pracownikowi nagrodę jubileuszową w wysokości 5000 zł (tj. w kwocie wyższej).
Ponadto gdy zatrudniony tego zażąda, pracodawca musi wypłacić odsetki za opóźnienie w wypłacie nagrody jubileuszowej. Zakładamy, że wypłata zaległej nagrody jubileuszowej nastąpi 20 lipca br. – w tej sytuacji będą Państwo musieli wypłacić pracownikowi odsetki za okres od 13 lipca 2011 r. do 20 lipca br. (374 dni opóźnienia).
WAŻNE!
Pracodawca nie musi wypłacać odsetek razem z nagrodą, jeżeli pracownik o to nie wystąpił.
Odsetki należy obliczyć w następujący sposób:
(5000 zł x 13% x 374 dni) : 365 = 666,03 zł.
Nagroda jubileuszowa, wypłacana zgodnie z przepisami nie częściej niż co 5 lat, nie podlega oskładkowaniu, podlega jednak opodatkowaniu. Natomiast od odsetek nie należy odprowadzać składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne ani zaliczki na podatek dochodowy.
Podstawa prawna:
- art. 38 ust. 4 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych – Dz.U. Nr 223, poz. 1458; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 201, poz. 1183
- rozporządzenie Rady Ministrów z 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych – Dz.U. Nr 50, poz. 398
- § 14–17 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop – Dz.U. Nr 2, poz. 14; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 174, poz. 1353
- art. 21 ust. 1 pkt 95 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2012 r., poz. 596
- rozporządzenie Rady Ministrów z 4 grudnia 2008 r. w sprawie określenia wysokości odsetek ustawowych – Dz.U. Nr 220, poz. 1434
- § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – Dz.U. Nr 161, poz. 1106; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 127, poz. 860