Nie wszystkie składniki doliczane do pensji będą brane pod uwagę przy ustalaniu podstawy wynagrodzenia za urlop. Listę składników niewliczanych do podstawy ustalania wynagrodzenia urlopowego zawiera § 6 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.
Do podstawy obliczania wynagrodzenia urlopowego nie wlicza się m.in.:
- jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
- wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
- gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,
- wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
- nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej.
Pozostałe świadczenia niewskazane w § 6 rozporządzenia należy wliczyć do podstawy wynagrodzenia urlopowego.
Premie
Do wynagrodzenia urlopowego należy wliczyć premię pracownika. Nie chodzi tu o premie uznaniowe, czyli tzw. nagrody, ale o takie świadczenia, które pracownik otrzymuje cyklicznie (np. co miesiąc czy co kwartał).
Co do zasady na wysokość premii (nawet regulaminowej) pracownik powinien mieć wpływ, tzn. powinna ona być uzależniona od wkładu pracy pracownika, osiąganych efektów itp. Natomiast w sytuacji gdy premia jest przyznawana zawsze, niezależnie od jakości pracy pracownika, np. co miesiąc pracownik ma zagwarantowany procent z zysku, niezależnie od tego, czy pracuje czy jest na zwolnieniu lub urlopie, to takie świadczenie bardziej przypomina należność z tytułu udziału w zysku i jako takie powinno być wykluczone z podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego.
Przykład
Pracownik pracuje od poniedziałku do piątku. Poprosił o urlop wypoczynkowy od 7 do 13 maja 2012 r. (40 godzin). Otrzymuje on wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 4000 zł oraz premię miesięczną w wysokości do 20% wynagrodzenia zasadniczego, która w lutym wyniosła 600 zł (15%), w marcu 480 zł (12%), a w kwietniu 800 zł (20%). W okresie od lutego do kwietnia pracownik przepracował w sumie 504 godziny. Wynagrodzenie za ten urlop należy ustalić w następujący sposób:
● wynagrodzenie zasadnicze za maj należy wypłacić w stałej kwocie, należnej w każdym miesiącu: 4000 zł,
● premię miesięczną należy przyjąć z 3 miesięcy poprzedzających maj: 600 zł + 480 zł + 800 zł = 1880 zł,
● sumę premii z okresu luty–kwiecień trzeba następnie podzielić przez liczbę godzin przepracowanych przez pracownika w okresie tych 3 miesięcy (1880 zł : 504 godz. = 3,73 zł),
● 40 godz. × 3,73 zł = 149,20 zł – wynagrodzenie urlopowe ze zmiennych składników.
Natomiast premie kwartalne nie powinny być zaliczane do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego. Powinno się je wypłacać w przyjętych terminach wypłaty, w wysokości tak ustalonej, jakby pracownik wykonywał pracę w czasie urlopu.
Godziny nadliczbowe
Do zmiennych składników wynagrodzenia przysługujących za okresy nie dłuższe niż miesiąc, z jakich ustala się podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego, należy zaliczyć wynagrodzenie za godziny nadliczbowe oraz dodatki za te godziny.
W przypadku 1-miesięcznych okresów rozliczeniowych należy uwzględnić zarówno wynagrodzenie oraz dodatek za godziny nadliczbowe dobowe i średniotygodniowe. Przy dłuższych okresach rozliczeniowych pod uwagę bierzemy tylko nadgodziny dobowe.
W takiej bowiem sytuacji wynagrodzenie i dodatki za nadgodziny z racji przekroczenia normy średniotygodniowej są traktowane jak zmienne składniki wynagrodzenia, ale za okresy dłuższe niż miesiąc. Takich składników w ogóle nie przyjmuje się do podstawy wynagrodzenia urlopowego. Wypłaca się je w przyjętych terminach wypłaty tych składników, przy czym okres urlopu jest traktowany na równi z okresem wykonywania pracy.
Przykład
Pracownik poprosił o urlop w okresie od 1 do 6 maja 2012 r. W tym czasie przypadają 2 dni pracujące (16 godzin) – pracownik pracuje od poniedziałku do piątku. Pensja jest wypłacana do 28. dnia miesiąca.
Na jego pensję składa się płaca zasadnicza w stałej wysokości 5000 zł oraz dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych.
Pracownik w miesiącach poprzedzających urlop otrzymał następujące wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych:
● w kwietniu – 442,50 zł (160 godzin i 12 godzin nadliczbowych),
● w marcu – 320 zł (176 godzin i 16 godzin nadliczbowych),
● w lutym – 675,82 zł (168 godzin i 20 godzin nadliczbowych).
Ustalamy wynagrodzenie za urlop ze zmiennych składników wynagrodzenia:
● sumujemy zmienne składniki wynagrodzenia:
442,50 zł + 320 zł + 675,82 zł = 1438,32 zł,
● czas przepracowany w okresie tych 3 miesięcy:
160 godz. + 12 godz. nadliczbowych + 176 godz. + 16 godz. nadliczbowych + 168 godz. + 20 godz. nadliczbowych = 552 godz.,
● ustalamy średnie wynagrodzenie za 1 godzinę ze zmiennych składników wynagrodzenia:
1438,32 zł : 552 godz. = 2,61 zł/godz.,
● obliczamy wynagrodzenie za urlop ze zmiennych składników wynagrodzenia:
2,61 zł/godz. x 16 godz. = 41,76 zł.
Wynagrodzenie urlopowe ze zmiennych składników wynagrodzenia wynosi 41,76 zł.
Dodatki do wynagrodzenia
Do podstawy wynagrodzenia urlopowego zaliczamy także te dodatki, które pracownik otrzymuje stale.
Przykład
Pracownik otrzymuje stałe miesięczne wynagrodzenie w wysokości 3200 zł oraz dodatki za pracę w godzinach nocnych, a także stały dodatek za znajomość języków obcych w wysokości 250 zł. Pracownik w maju przebywał na 10-dniowym urlopie (80 godzin). Pracuje od poniedziałku do piątku.
Dodatki za pracę w nocy wyniosły odpowiednio:
● w kwietniu – 120 zł,
● w marcu – 180 zł,
● w lutym – 100 zł.
W ciągu tych 3 miesięcy pracownik przepracował 504 godziny.
Wynagrodzenie za urlop należy ustalić następująco:
● dwa pierwsze składniki, czyli wynagrodzenie zasadnicze i dodatek za znajomość języków, należy wypłacić za maj w stałej wysokości:
3200 zł + 250 zł = 3450 zł,
● wynagrodzenie urlopowe ze zmiennych składników wynagrodzenia należy obliczyć następująco:
(120 zł + 180 zł + 100 zł) : 504 godz. = 400 zł : 504 godz. = 0,79 zł za 1 godzinę urlopu,
0,79 zł x 80 godz. urlopu = 63,20 zł.
Podstawa prawna:
- art. 151, 1511, art. 1518, art. 172 Kodeksu pracy,
- § 6–12 rozporządzenia MPiPS z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (DzU nr 2, poz. 14 ze zm.).