Jeden z pracowników pracuje na stanowisku tłumacza. Osoba ta nie świadczy pracy ani w formie pracy zdalnej, ani jako telepracownik, ale wykorzystuje w pracy swój prywatny laptop. Z pracownikiem nie wiąże nas pisemna umowa o korzystanie z jego sprzętu i nie ustaliliśmy z nim żadnych warunków dotyczących zwrotu kosztów z tego tytułu. Czy w takiej sytuacji pracownik może domagać się od nas ekwiwalentu za używanie prywatnego komputera do celów służbowych? - pyta Czytelnik ze Szczecina.
- RADA
- UZASADNIENIE
- Umowa o używanie do pracy prywatnego sprzętu przez pracownika
- Zwrot kosztów wykorzystywania prywatnego sprzętu pracownika
RADA
Pracownik ma prawo domagać się od Państwa ekwiwalentu za używanie prywatnego komputera do celów służbowych. Ma do tego prawo nawet wówczas, gdy nie było to przedmiotem jakichkolwiek uzgodnień między stronami.
UZASADNIENIE
Zasadą jest, że pracodawca dostarcza pracownikowi odpowiednie narzędzia do pracy. Na pracodawcy ciąży bowiem tzw. ryzyko gospodarcze ponoszone w związku z prowadzeniem działalności i nie może on przerzucać kosztów tej działalności na pracowników. Jednak w praktyce można spotkać sytuacje, w których pracownik wykonuje pracę z wykorzystaniem swojego prywatnego sprzętu (w tym przypadku laptopa).
Umowa o używanie do pracy prywatnego sprzętu przez pracownika
Brak jest bezpośredniej regulacji dotyczącej zwrotu kosztów używania prywatnego sprzętu w stosunku do pracowników zatrudnionych w innej formie niż telepraca czy praca zdalna. Nie oznacza to, że nie ma możliwości ustalenia tego zagadnienia np. w umowie o pracę lub w odrębnej umowie o wykorzystywanie prywatnego sprzętu pracownika do celów służbowych.
Należy przyjąć, że umowa między pracownikiem a pracodawcą dotycząca wykorzystywania prywatnego sprzętu pracownika do celów służbowych może mieć dowolną formę. Jednak najlepszym rozwiązaniem dla stron jest umowa zawarta w formie pisemnej. Pozwala to na uniknięcie wątpliwości co do jej postanowień w przypadku powstania ewentualnego sporu w tym zakresie.
Niezależnie od tego, czy strony zawarły pisemną umowę czy nie, dopuszczenie pracownika do pracy na jego prywatnym sprzęcie powoduje, że nawiązuje się umowa ustna (dorozumiana) ze wszystkimi konsekwencjami wynikającymi z tego faktu. Jak już wspomniano, pracownik nie ma obowiązku ponoszenia kosztów związanych z prowadzeniem działalności przez pracodawcę. Taka sytuacja byłaby rażąco sprzeczna zarówno z zasadami współżycia społecznego, jak i z podstawowymi zasadami prawa pracy.
Brak ustaleń w zakresie rekompensaty za używanie prywatnego sprzętu pracownika do celów służbowych powoduje, że wykorzystanie tego sprzętu może być kwalifikowane jako działanie mające na celu obejście przepisów prawa pracy oraz zasad współżycia społecznego.
Zwrot kosztów wykorzystywania prywatnego sprzętu pracownika
Z zasady nieponoszenia przez pracowników kosztów działalności pracodawcy i ryzyka jej prowadzenia wynika, że pracownik ma prawo domagać się od pracodawcy zwrotu kosztów wykorzystywania w pracy prywatnego sprzętu.
Brak pisemnych czy ustnych uzgodnień w kwestii rekompensaty używania przez pracownika prywatnego sprzętu do celów służbowych nie oznacza, że nie ma on podstaw do żądania wypłaty takiego ekwiwalentu w związku z umową zawartą w sposób dorozumiany (praca była przecież wykonywana na prywatnym sprzęcie za wiedzą i zgodą pracodawcy). Określając wysokość ekwiwalentu, należy w szczególności uwzględnić normy zużycia sprzętu i jego udokumentowane ceny rynkowe. Pomocne przy ustaleniu wysokości ekwiwalentu mogą być również takie kryteria, jak rodzaj pracy i częstotliwość korzystania z prywatnego sprzętu.
Pracodawca organizujący swoją działalność zaproponował, aby pracownicy świadczyli pracę przynosząc do biura swoje prywatne laptopy. Po kilku miesiącach uznał, że jest to sposób na oszczędności w firmie, i postanowił, że pracownicy będą na stałe świadczyli pracę z wykorzystaniem prywatnego sprzętu. Strony zawarły umowy, w których przewidziano wypłatę ekwiwalentu za pracę na prywatnych laptopach. Jeden z pracowników upomniał się o wypłatę ekwiwalentu za wcześniejszy okres używania laptopa (kiedy strony nie były związane pisemną umową). Pracodawca odmówił, uznając, że nie było wówczas mowy o ekwiwalencie, a pracownicy dobrowolnie zgodzili się na świadczenie pracy na swoich komputerach. Postępowanie pracodawcy należy uznać za nieprawidłowe. Powinien on wypłacić pracownikom ekwiwalent za cały okres używania prywatnych laptopów do celów służbowych - uwzględniając stawki wynikające z pisemnej umowy.
W sytuacji gdy pracodawca odmówi wypłaty ekwiwalentu, pracownik ma prawo skierować sprawę na drogę sądową. Roszczenie pracownika o wypłatę ekwiwalentu przedawni się z upływem 3 lat od dnia jego wymagalności (art. 291 § 1 Kodeksu pracy).
Podstawa prawna
- art. 8, art. 29 § 1, art. 291 § 1, art. 300 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost. zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2140),
- art. 3531 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1360; ost. zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2339).
Sebastian Kryczka
specjalista z zakresu prawa pracy