Na podstawie powołanej interpretacji należy uznać, że zwrot przez pracodawcę udokumentowanych wydatków, których jest on nabywcą, a które zostały poniesione przez pracownika w ramach wykonywanych przez niego obowiązków, nie stanowi dla zatrudnionego przychodu ze stosunku pracy.
Stan faktyczny
Spółka zatrudnia na podstawie umów o pracę przedstawicieli handlowych. Jako miejsce pracy w ich umowach o pracę wskazany jest obszar kilku województw. Przedstawiciele ci faktycznie wykonują pracę na terenie przypisanych w umowie o pracę województw, z czym związane są w sposób nieodłączny stałe przejazdy, wizyty i spotkania z klientami i potencjalnymi klientami.
Ponieważ wspomniane wyjazdy odbywają się w ramach obszaru wskazanego w umowie o pracę jako miejsce wykonywania pracy przez pracownika i są nieodłącznym i stałym elementem wykonywania pracy przez pracownika wynikającym z charakteru i treści zawartej umowy o pracę, Spółka nie traktuje ich jako podróży służbowych w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy. Z tego względu Spółka nie wypłaca pracownikom diet i innych należności przysługujących pracownikom zgodnie z Kodeksem pracy w przypadku podróży służbowych. W trakcie wykonywania pracy zatrudnieni przedstawiciele handlowi ponoszą jednak wydatki związane z wykonywaną pracą. Do wydatków tych należą głównie wydatki na noclegi w trasie, zakup paliwa do samochodu służbowego, opłaty parkingowe. Przedstawiciele handlowi zbierają na potwierdzenie dokonania powyższych wydatków faktury, rachunki lub paragony, które następnie przedstawiają Spółce. Spółka zwraca pracownikom równowartość poniesionych wydatków na podstawie przedłożonych do rozliczenia dokumentów. Wspomniane dokumenty wystawiane są na Spółkę, która figuruje na fakturach i rachunkach jako nabywca.
Zdaniem Wnioskodawcy
Zdaniem Spółki, wyjazdy i przejazdy przedstawicieli handlowych w obrębie obszaru stanowiącego, zgodnie z umową o pracę, miejsce wykonywania przez nich pracy są nieodłącznym elementem ich obowiązków służbowych związanych ze świadczeniem pracy na rzecz pracodawcy. W ramach wykonywania tych obowiązków pracownik ponosi koszty związane z wykonywaniem pracy, takie jak np. zakup paliwa do samochodu służbowego, noclegi w trasie, opłaty parkingowe. Zwrot tych kosztów nie stanowi dla pracownika żadnego dodatkowego przysporzenia, lecz jest jedynie refinansowaniem wydatku poniesionego przez pracownika w imieniu i na rzecz pracodawcy, wobec czego nie stanowi przychodu ze stosunku pracy, a co za tym idzie, nie podlega również opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
Stanowisko organu podatkowego
W sytuacji przedstawionej we wniosku, poniesione przez pracowników Spółki wydatki mają bezpośredni związek z wykonywaniem obowiązków służbowych wynikających z umowy o pracę. Z opisanego stanu faktycznego wynika, że wydatki nie mają związku z celami osobistymi pracowników, lecz wyłącznie z celami służbowymi. W trakcie wykonywania pracy zatrudnieni przedstawiciele handlowi ponoszą wydatki związane z wykonywaniem określonych czynności (zadań) w imieniu i na rzecz Spółki.
Kwestię procedury zwrotu kosztów podróży i innych wydatków związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych pracowników należy rozpatrywać na tle przepisów bądź postanowień regulaminów i statutów spółki, określających ich prawa i obowiązki, zakres oraz warunki zwrotu ww. należności. Ponadto zasada swobody umów umożliwia stronom zawarcie w umowie zapisu dotyczącego zwrotu wydatków poniesionych w ramach wykonania obowiązków służbowych.
Reasumując należy stwierdzić, iż zwrotu wydatków poniesionych przez przedstawicieli handlowych związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych wynikających z umowy o pracę Spółka nie powinna traktować jako przychodu ze stosunku pracy oraz nie powinna pobrać i odprowadzić z tego tytułu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Sposób rozliczenia wydatków Spółki, np. zwrotu kosztów podróży, nie ma wpływu na powstanie obowiązku podatkowego po stronie pracowników z tytułu nieodpłatnych świadczeń.