Składniki pensji określone w stałej miesięcznej stawce należy przyjąć do podstawy wymiaru ekwiwalentu i wynagrodzenia urlopowego w wysokości należnej w miesiącu wykorzystywania urlopu bądź nabycia prawa do ekwiwalentu (bez względu na zmiany wymiaru czasu pracy w okresie zatrudnienia). Natomiast składniki zmienne należy ustalić od wysokości nowej stawki stałej obowiązującej w miesiącu korzystania z urlopu lub nabycia prawa do ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. Wyznaczając tzw. współczynnik ekwiwalentowy należy wziąć pod uwagę wymiar etatu, w jakim pracownik był zatrudniony w dniu, w którym nabył prawo do ekwiwalentu.
UZASADNIENIE
Za czas urlopu wypoczynkowego pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował.
Licząc podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego należy przyjąć:
- stałe składniki pensji (np. miesięczne wynagrodzenie zasadnicze, stała miesięczna premia, dodatek funkcyjny) – w wysokości przysługującej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu oraz
- zmienne składniki przysługujące za okres nie dłuższy niż miesiąc (np. wynagrodzenie określone stawką godzinową, akordową lub prowizyjne) – w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, a w przypadku znacznych wahań ich wysokości – z 12 miesięcy poprzedzających miesiąc wykorzystywania urlopu.
Aby ze składników zmiennych obliczyć wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, należy:
- podzielić podstawę wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik świadczył pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa,
- pomnożyć obliczoną w powyższy sposób stawkę godzinową przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.
Trochę inaczej liczony jest ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop. W podstawie wymiaru należy uwzględniać:
- stałe składniki wynagrodzenia przysługujące w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu,
- zmienne składniki przysługujące za okresy nie dłuższe niż miesiąc w przeciętnej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc uzyskania prawa do ekwiwalentu,
- zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy dłuższe niż 1 miesiąc w średniej wysokości z okresu 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu.
Jeżeli pracownik nie przepracował pełnego okresu, z którego przyjmuje się miesięczne składniki zmienne albo składniki przysługujące za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wynagrodzenie faktycznie uzyskane przez niego w tym okresie należy podzielić przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik pomnożyć przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.
PRZYKŁAD
Pracownik pełnoetatowy jest wynagradzany stałą stawką miesięczną w wysokości 2000 zł. Z końcem listopada 2010 r. nabył prawo do ekwiwalentu za urlop. W okresie od sierpnia do października 2010 r. otrzymał zmienną premię regulaminową w łącznej kwocie 1800 zł. We wrześniu przebywał na urlopie wypoczynkowym przez 10 dni. W tym przypadku uzupełnienie podstawy ekwiwalentu obliczanej ze zmiennych składników wynagrodzenia powinno wyglądać następująco:
• 1800 zł : (22 dni przepracowane w sierpniu + 12 dni przepracowane we wrześniu + 21 dni przepracowane w październiku) = 32,73 zł;
• 32,73 zł x 65 dni do przepracowania w okresie: 08–10.2010 r. = 2127,45 zł.
Po ustaleniu podstawy wymiaru ekwiwalentu urlopowego należy:
- skalkulować stawkę dzienną, dzieląc podstawę wymiaru przez tzw. współczynnik ekwiwalentowy, który ustalamy proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika, obowiązującego w dniu nabycia prawa do ekwiwalentu (w 2010 r. dla zatrudnionego na pełny etat wynosi on 21,08),
- podzielić otrzymaną stawkę przez liczbę godzin odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej danego pracownika (np. w przypadku osób niepełnosprawnych w stopniu umiarkowanym i znacznym przez 7 godzin, a w przypadku niektórych osób zatrudnionych w zakładach opieki zdrowotnej 7 godzin i 35 minut),
- pomnożyć obliczoną stawkę godzinową przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.
W razie zmiany w zmiennych składnikach wynagrodzenia za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc uwzględnianych w podstawie wymiaru ekwiwalentu i wynagrodzenia urlopowego lub zmiany wysokości takich składników w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru ww. świadczeń, wprowadzonych przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu lub w miesiącu jego wykorzystywania bądź przed nabyciem prawa do ekwiwalentu lub w miesiącu nabycia tego prawa, podstawę wymiaru należy ustalić ponownie z uwzględnieniem tych zmian (§ 10 rozporządzenia urlopowego). Oznacza to, że zarówno podwyżka, jak i obniżenie wynagrodzenia, a także zlikwidowanie danego składnika bądź wprowadzenie nowego w okresie, o którym mowa wyżej, musi skutkować przeliczeniem podstawy wymiaru wynagrodzenia i ekwiwalentu urlopowego. Powoduje to, że wzrost płacy przekłada się na wyższe wynagrodzenie i ekwiwalent urlopowy, zaś gdy pensja ulega zmniejszeniu, wymienione świadczenia będą niższe.
Opisaną zasadę stosujemy m.in. w sytuacji, kiedy w okresie, z którego jest ustalana podstawa wymiaru ekwiwalentu bądź wynagrodzenia urlopowego, dochodzi do zmiany wymiaru etatu powodującej podwyższenie lub obniżenie wysokości składników przysługujących za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc.
Przepisy nie nakazują natomiast przeliczania godzin pracy do nowego etatu. Mimo to pracodawca może wybrać wariant korzystniejszy dla pracownika i dokonać przeliczenia godzin w stosunku do nowego wymiaru czasu pracy.
WAŻNE!
Niezależnie od zmian w wymiarze etatu w okresie, z którego jest ustalana podstawa wynagrodzenia urlopowego i ekwiwalentu za urlop, stałe składniki wynagrodzenia należy wliczyć do podstawy ww. świadczeń w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu lub nabycia prawa do ekwiwalentu.
PRZYKŁAD
Piotr W. był zatrudniony w okresie od 1 stycznia do 30 września 2010 r. w pełnym wymiarze czasu pracy w podstawowym systemie czasu pracy, z wynagrodzeniem stałym w wysokości 3000 zł. Pracownik ma również prawo do premii miesięcznej w zmiennej wysokości od 5% do 15% wynagrodzenia za czas faktycznie przepracowany. Za sierpień otrzymał 10% premii, a za wrzesień 5% premii. Od 11 października 2010 r. pracownikowi obniżono wymiar czasu pracy do 1/2 etatu i wynagrodzenie do kwoty 2000 zł. Od tego dnia pracownik świadczy pracę codziennie po 4 godziny. Za październik pracownik otrzymał również premię miesięczną w wysokości 10% oraz dodatek za pracę w porze nocnej w wysokości 15,70 zł. Praca w porze nocnej zdarza się tylko w razie konieczności zastępowania osób na urlopach wypoczynkowych. Od 15 do 19 listopada 2010 r. Piotr W. korzystał z 20 godzin urlopu wypoczynkowego (5 dni × 4 godz.), natomiast z ostatnim dniem listopada rozwiązał umowę o pracę i nabył prawo do ekwiwalentu za urlop za 12 godzin urlopu.
Piotr W. od 1 sierpnia 2010 r. wykonywał w każdym miesiącu pracę przez pełny obowiązujący go nominalny czas pracy. Należne mu wynagrodzenie za urlop i ekwiwalent urlopowy powinien zostać obliczony następująco:
Krok 1. Obliczamy wynagrodzenie urlopowe za listopad ze stałych składników:
2000 zł : 80 godz. = 25 zł/godz.;
25 zł x 20 godz. = 500 zł.
Krok 2. Ustalamy podstawę wynagrodzenia urlopowego ze zmiennych składników:
● łączna kwota premii z okresu od sierpnia do października 2010 r. wyliczona od zmienionej płacy zasadniczej: (2000 zł x 10%) x 2 m-ce + (2000 zł x 5%) = 500 zł,
● dodatek za godziny nocne: 15,70 zł,
łącznie: 500 zł + 15,70 zł = 515,70 zł.
Krok 3. Obliczamy wynagrodzenie urlopowe za listopad ze zmiennych składników:
515,70 zł : 460 godz. (176 godz. za sierpień + 176 godz. za wrzesień + 108 godz. za październik – od 11 października 2010 r. Piotr W. pracuje po 4 godziny dziennie) = 1,12 zł
1,12 zł x 20 godz. urlopu = 22,40 zł.
Krok 4. Ustalamy podstawę ekwiwalentu:
● ze stałych składników wynagrodzenia za listopad: 2000 zł,
• ze zmiennych składników z okresu 3 m-cy: 515,70 zł : 3 m-ce = 171,90 zł.
Krok 5. Obliczamy kwotę należnego ekwiwalentu:
● podstawa ustalona ze stałych i zmiennych składników wynagrodzenia: 2171,90 zł,
• współczynnik ekwiwalentowy dla osób zatrudnionych na 1/2 etatu: 21,08 x 1/2 etatu = 10,54,
2171,90 zł : 10,54 = 206,06 zł,
206,06 zł : 8 godz. = 25,76 zł,
25,76 zł x 12 godzin niewykorzystanego urlopu = 309,12 zł.
Podstawa prawna
- art. 171–172 Kodeksu pracy,
- § 6–19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. Nr 2, poz. 14 ze zm.).