Ustalając podstawę ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy należy dopełniać składniki zmienne za czas absencji w pracy, mimo że pracownik nie usprawiedliwił swojej nieobecności. Należy zatem ustalić wysokość wynagrodzenia, jakie pracownik uzyskałby, gdyby pracował przez 3 ostatnie miesiące zgodnie z obowiązującym go harmonogramem czasu pracy.
UZASADNIENIE
Z dniem zakończenia stosunku pracy prawo do urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego w naturze przekształca się w prawo do ekwiwalentu pieniężnego za ten urlop (art. 171 Kodeksu pracy). Ekwiwalent ten należy wypłacić pracownikowi w ostatnim dniu trwania umowy o pracę. Zasady dotyczące sposobu obliczania takiego świadczenia określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.
Przy ustalaniu podstawy wymiaru ekwiwalentu należy brać pod uwagę zarówno składniki o charakterze stałym, jak i zmiennym, uwzględniając je w następujący sposób:
- składniki wynagrodzenia określone w stałej stawce miesięcznej należy wliczać w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu (§ 7 rozporządzenia urlopowego),
- składniki płacowe przysługujące za okresy dłuższe niż 1 miesiąc (np. premie kwartalne, półroczne) należy wliczać w średniej wysokości z okresu 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (§ 17 rozporządzenia urlopowego),
- zmienne składniki wynagrodzenia za okresy nie dłuższe niż miesiąc należy wliczać w przeciętnej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (§ 16 ust. 1 rozporządzenia urlopowego).
Jeżeli pracownik nie przepracował pełnych ostatnich 3 miesięcy, wówczas należy dokonać tzw. dopełnienia podstawy. Polega to na podzieleniu wynagrodzenia faktycznie uzyskanego przez zatrudnionego w tym okresie przez liczbę dni pracy, za które ono przysługiwało, i pomnożeniu otrzymanego wyniku przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy (§ 16 ust. 2 rozporządzenia urlopowego).
Przepisy przywołanego wyżej rozporządzenia nie precyzują, w przypadku jakich nieobecności trzeba uzupełniać podstawę ekwiwalentu za urlop. Wobec tego nie ma podstaw prawnych wyłączających konieczność dopełniania wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczeń ekwiwalentu w przypadku nieusprawiedliwionych nieobecności pracownika w pracy.
Za słusznością takiego poglądu przemawia również fakt, że działamy na korzyść zatrudnionego i w razie ewentualnego sporu lub kontroli nie narażamy się na zarzut wykroczenia przeciwko prawom pracownika.
PRZYKŁAD
Z pracownikiem zatrudnionym w podstawowym systemie czasu pracy na pełny etat, wynagradzanym według stawki godzinowej, 13 marca 2010 r. rozwiązano umowę o pracę. Uwzględniając kwoty wypłaconych zmiennych premii, jego łączne wynagrodzenie za 3 miesiące wynosiło:
● za grudzień 2009 r. – 2334,85 zł,
● za styczeń 2010 r. – 2104,75 zł,
● za luty 2010 r. – 2480,67 zł.
Pracownik w grudniu 2009 r. przebywał przez 3 dni robocze na urlopie bezpłatnym, a przez 2 dni miał nieobecność nieusprawiedliwioną. Podstawę wymiaru ekwiwalentu za niewykorzystany urlop należy ustalić wykonując kolejno następujące obliczenia.
Krok 1. Uzupełnienie podstawy o dni nieprzepracowane w grudniu 2009 r.:
(2334,85 zł + 2104,75 zł + 2480,67 zł) : 56 dni pracy w okresie od grudnia do lutego = 123,58 zł,
123,58 zł x 61 dni, które powinien przepracować w tym okresie = 7538,38 zł.
Krok 2. Wyznaczenie średniej miesięcznej podstawy obliczeń:
7538,38 zł : 3 = 2512,79 zł.
Podstawa ekwiwalentu wyniesie 2512,79 zł.
Podstawa prawna
- art. 171 Kodeksu pracy,
- § 14–17 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. Nr 2, poz. 14 ze zm.).