Zwrot kosztów w wysokości zryczałtowanej z tytułu korzystania przez kierowców z płatnych sanitariatów podlega zwolnieniu z podatku dochodowego, mimo braku dokumentów potwierdzających te wydatki.
UZASADNIENIE
Przepisy podatkowe nie zawierają definicji podróży służbowej, która służyłaby do ustalenia prawa do zwolnienia należności wypłacanych z tego tytułu. Trzeba więc sięgnąć do Kodeksu pracy, który określa, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
Diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika są zwolnione z podatku dochodowego do wysokości ustalonej na podstawie dwóch rozporządzeń dotyczących podróży zagranicznych i krajowych pracowników sfery budżetowej, które są przepisami wykonawczymi do Kodeksu pracy. Mają więc zastosowanie w prawie podatkowym.
Pracownik odbywający podróż służbową poza granicami kraju w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę ma prawo do diet, a także do zwrotu kosztów:
- przejazdów i dojazdów,
- noclegów,
- innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Diety przysługujące pracownikom z tytułu zagranicznych podróży służbowych są przeznaczone na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia oraz innych drobnych wydatków. Rozliczenie kosztów podróży jest dokonywane w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia. W celu rozliczenia podróży pracownik dołącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki, z wyjątkiem diet oraz wydatków objętych ryczałtami (za noclegi, za dojazdy miejscowe). Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
Z praktyki i doświadczenia życiowego wynika, że każdy pracownik – kierowca przebywający w podróży służbowej, który nie korzysta z noclegów w hotelach, musi korzystać w trakcie tej podróży z sanitariatów na parkingach. Odpłatność za korzystanie z nich polega najczęściej na wrzuceniu monet o odpowiedniej wartości do wrzutnika na drzwiach lub kabinie prysznicowej. Pracownik nie ma więc żadnej możliwości udokumentowania (rachunkiem, fakturą czy innym dokumentem) poniesionego wydatku.
Natomiast sporządzanie za każdym razem oświadczenia na piśmie o dokonaniu opłaty za skorzystanie z tych urządzeń i opisywanie przyczyn braku ich udokumentowania byłoby uciążliwe i niekiedy trudne do wykonania. Pracownik ma bowiem określony czas na dotarcie do celu podróży i nie zawsze jest możliwe pilnowanie takich formalności. Z kolei pracodawca nie może przerzucać na pracownika kosztów, które ponosi on w związku z wyjazdami w interesie i na rzecz firmy.
Dlatego rozsądnym i uzasadnionym rozwiązaniem jest przyznanie pracownikowi (kierowcy) zwrotu poniesionych kosztów w wysokości ryczałtowej. Pracodawca ma bowiem prawo zwracać pracownikowi „inne wydatki” odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Taki zwrot mieści się więc w ramach rozporządzenia, dlatego należność tego typu podlega zwolnieniu z podatku dochodowego.
Należy również podkreślić, że ryczałt w walucie obcej, który może być przyznany na pokrycie kosztów wyżywienia i innych drobnych wydatków, noclegów oraz przejazdów środkami komunikacji miejskiej w czasie zagranicznych podróży służbowych pracownika, nie jest ekwiwalentem za pracę wykonywaną za granicą (art. 80 Kodeksu pracy), zatem nie może być traktowany jako składnik pracowniczego wynagrodzenia za pracę (wyrok Sądu Najwyższego z 15 lutego 2000 r., I PKN 536/99, OSNP 2001/13/443).
Reasumując, jeżeli kierowca wykonujący polecenie służbowe pracodawcy w kraju i poza jego granicami będzie ponosił dodatkowe koszty związane z przebywaniem poza miejscem siedziby pracodawcy, to przysługująca mu dieta i inne należności za czas podróży służbowej są zwolnione z podatku dochodowego na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach z 1 czerwca 2009 r., I SA/Gl 1071/08).
Podstawa prawna
- art. 775 Kodeksu pracy,
- § 2, § 13 ust. 4 rozporządzenia z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (DzU nr 236, poz. 1991 ze zm.),
- art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.).