Podejmując pracę po raz pierwszy, pracownik uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy w wymiarze 1/12 przysługującego mu urlopu po przepracowaniu roku. Wymiar urlopu w tym okresie będzie obejmował jednak niepełne dni. Może to przysporzyć pracodawcy problemy przy udzielaniu takiego urlopu, a także przy obliczaniu ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.
Pierwszy urlop
Pracownicy, którzy podejmują pierwszą pracę, aby uzyskać prawo do pierwszego urlopu, muszą przepracować chociaż jeden pełny miesiąc.
Przykład
Pracownik, który był zatrudniony u danego pracodawcy od 5 do 30 grudnia 2009 r., gdzie wykonywał swoją pierwszą pracę, zwrócił się do niego po kilku miesiącach od rozwiązania stosunku pracy o wypłatę ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop. Pracodawca odmówił. Postąpił prawidłowo, gdyż nie ma obowiązku wypłacania takiego ekwiwalentu, ponieważ pracownik nie przepracował pełnego miesiąca i dlatego nie nabył prawa do cząstkowego urlopu wypoczynkowego.
Wymiar urlopu zgodnie z art. 154 § 1 k.p. wynosi:
- 20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,
- 26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.
Do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się również okres nauki. Tak więc wymiar urlopu przysługujący po roku pracy będzie wynosił co do zasady 20 dni. Jeśli podzielimy wymiar urlopu przez 12 miesięcy, otrzymamy po pierwszym miesiącu pracy liczbę dni urlopu wynoszącą 1,666, a w drugim miesiącu 1,666 x 2 = 3,33 dnia itd.
Problem przy udzielaniu urlopu, a także przy obliczaniu ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, wynika z tego, że inaczej niż ma to miejsce przy regulacji dotyczącej pracowników niepełnoetatowych, nie ma przepisu, który pozwalałby na zaokrąglanie niepełnego dnia urlopu w górę do pełnego dnia.
Dlatego możliwe są 2 sposoby na rozwiązanie tego problemu:
- pracodawca zaokrągla urlop do pełnego dnia z korzyścią dla pracownika (czyli za pierwszy miesiąc pracodawca udziela 2 dni urlopu),
- pracodawca oblicza wymiar urlopu bez zaokrąglania, z podziałem na godziny i minuty (czyli za pierwszy miesiąc wymiar urlopu wyniósłby 1,666 x 8 h = 13,33 h); takie rozwiązanie jest jednak trudniejsze do realizacji i przy obliczaniu może powodować wiele problemów.
Należy podkreślić, że decyzja, które rozwiązanie wybrać, należy do pracodawcy:
WAŻNE!
Wskazana powyżej zasada liczenia urlopu obowiązuje tylko w pierwszym roku pracy, a nie przez pierwszy rok pracy. Urlopu cząstkowego należy więc udzielać przez pierwszy rok pracy, który może pokrywać się z rokiem kalendarzowym i tylko do końca danego roku kalendarzowego. Urlop cząstkowy przysługujący po każdym przepracowanym miesiącu podlega sumowaniu. Natomiast od 1 stycznia następnego roku urlop przysługuje na zasadach ogólnych, czyli pracownik nabywa prawo do całego przysługującego mu urlopu.
Wypłata ekwiwalentu
Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop ustala się, stosując z pewnymi zmianami określonymi w rozporządzeniu zasady obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego.
Ustalając podstawę wymiaru ekwiwalentu, stosownie do § 15–17 rozporządzenia:
- stałe miesięczne składniki wynagrodzenia uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu,
- składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy miesięczne w zmiennej wysokości, uzyskane przez pracownika w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się w przeciętnej wysokości z okresu 3 miesięcy,
- składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się w średniej wysokości z tego okresu.
Sumę miesięcznych wynagrodzeń ustalonych w sposób wskazany powyżej dzielimy przez współczynnik ekwiwalentowy służący do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu, o którym mowa w § 19 rozporządzenia. Współczynnik ten ustala się raz w danym roku kalendarzowym. Odejmuje się od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy. Obliczony wynik dzieli się przez 12. W 2009 r. współczynnik ten wynosi 21,08. Otrzymaną (po podzieleniu sumy miesięcznych wynagrodzeń przez współczynnik ekwiwalentowy) kwotę ekwiwalentu za 1 dzień urlopu dzielimy przez 8, co daje ekwiwalent za 1 godzinę urlopu. Następnie mnożymy ekwiwalent za jedną godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego. Otrzymana kwota jest kwotą ekwiwalentu, jaką należy wypłacić pracownikowi.
Przykłady
Pracownik podjął pierwsze zatrudnienie 1 września 2009 r., zawierając z pracodawcą umowę o pracę na 3-miesięczny okres próbny. Umowa rozwiązała się z upływem czasu, na który była zawarta. Po 3 miesiącach pracy pracownikowi przysługuje 3/12 z 20 dni urlopu, czyli urlop w wymiarze 5 dni, co odpowiada 40 godzinom. Pracownik nie wykorzystał urlopu w naturze, a więc pracodawca powinien wypłacić pracownikowi ekwiwalent za ten okres. Pracownik otrzymywał stałe miesięczne wynagrodzenie w wysokości 2000 zł i premię regulaminową w stałej wysokości 15% wynagrodzenia zasadniczego (300 zł).
Uwzględnia się je w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu:
● 2300 zł (2000 zł + 300 zł) – podstawa ekwiwalentu za urlop;
● 2300 zł : 21,08 (współczynnik ekwiwalentowy) = 109,11 zł – ekwiwalent za 1 dzień urlopu.
● 109,11 zł : 8h = 13,64 zł – ekwiwalent za 1 godzinę urlopu,
● 13,64 zł x 40 h = 545,60 zł – kwota ekwiwalentu, jaką należy wypłacić pracownikowi.
***
Pracownik wynagradzany stałym wynagrodzeniem miesięcznym w wysokości 2500 zł podjął 1 września 2009 r. pierwszą pracę w życiu. Umowa została zawarta na rok. Strony postanowiły jednak, że zakończy się ona z końcem 2009 r. Pracownik nie wykorzystał urlopu, dlatego należało mu wypłacić ekwiwalent. Ponieważ pracował do końca roku, przysługiwało mu 6,666 dni urlopu (4/12 z 20 dni), tj. 53,33 godziny urlopu (6,666 x 8 godz.). W związku z tym ekwiwalent obliczamy w następujący sposób:
● 2500 zł : 21,08 = 118,59 zł – ekwiwalent za 1 dzień urlopu,
● 118,59 zł : 8 godz. = 14,82 zł – kwota za jedną godzinę urlopu,
● 14,82 zł x 53,33 godz. = 790,35 zł – kwota należnego pracownikowi ekwiwalentu.
Podstawa prawna:
- § 15–17, 18 rozporządzenia MPiPS z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (DzU nr 2, poz. 14 ze zm.).