Jeśli pracownicy organizacji używają do potrzeb jej działalności swoich prywatnych samochodów osobowych, pracownikom tym należy się zwrot kosztów tego używania.
Zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych m.in. samochodów osobowych następuje na podstawie:
- do jazd lokalnych – umowy cywilnoprawnej zawartej między pracodawcą a pracownikiem o używanie pojazdu do celów służbowych (poza umową niezbędne jest też oświadczenie pracownika o używaniu przez niego jego prywatnego samochodu),
- do jazd zamiejscowych (w podróżach służbowych) – przepisów w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (podstawowym dokumentem jest tu ewidencja przebiegu pojazdu).
Zobacz wideoszkolenie: Samochody służbowe 2015
Jazdy lokalne
W jazdach lokalnych podstawowym dokumentem, na podstawie którego dokonuje się zwrotu kosztów używania samochodu niebędącego własnością organizacji, jest umowa z pracownikiem (wzór 1).
Zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu, obliczonego jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne. Limit ten ustala co prawda pracodawca, ale trzeba pamiętać, że jest on uzależniony od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony – i nie może przekroczyć:
- 300 km – do 100 tys. mieszkańców,
- 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
- 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.
Limit kilometrów może być podwyższony, ale dotyczy to jedynie pojazdów wykorzystywanych w służbie leśnej, w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków albo skutków katastrofy ekologicznej.
Zobacz również: Telefon służbowy a rozliczanie prywatnych rozmów pracowników
Stawki za jeden kilometr przebiegu samochodu osobowego zależą od pojemności skokowej silnika i wynoszą obecnie:
- 0,5214 zł (pojemność skokowa silnika do 900 cm3),
- 0,8358 zł (pojemność skokowa silnika powyżej 900 cm3).
Maksymalne miesięczne kwoty ryczałtu za używanie samochodu osobowego przez pracownika
Pojemność skokowa silnika |
Limit |
Limit |
Limit |
do 900 cm3 |
156,42 |
260,70 |
364,98 |
powyżej 900 cm3 |
250,74 |
417,90 |
585,06 |
Co istotne, kwotę ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności, a także za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.
Umowa o używanie prywatnego samochodu do celów organizacji
Zwrot kosztów następuje po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu.
Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych (wzór 2).
Polecamy serwis: Zatrudnianie i zwalnianie
Oświadczenie o używaniu samochodu prywatnego do celów służbowych
Kwota ryczałtu a zwolnienie z podatku
Zwolnieniem z podatku dochodowego objęto ryczałt za jazdy lokalne – ale tylko w określonych warunkach. Zwolniony z podatku jest bowiem zwrot kosztów poniesionych przez pracownika w związku z używaniem do celów służbowych pojazdu będącego własnością pracownika w jazdach lokalnych tylko w przypadku, gdy obowiązek ponoszenia tych kosztów przez pracodawcę albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw (art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych; dalej: updof). Zwolnienie dotyczy zasadniczo trzech grup pracowników: listonoszy, leśników i pracowników socjalnych.
Zwolnienie przysługuje do wysokości:
- miesięcznego ryczałtu pieniężnego,
- nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu (do wysokości kilometrówki), jeśli przebieg pojazdu (z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego) jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika.
Jazdy zamiejscowe
W przypadku podróży służbowych, czyli jazd zamiejscowych, pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie takiej podróży samochodem niebędącym jego własnością. W takiej sytuacji pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości kilometrówki – tj. iloczynu przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż stawka wspomniana wyżej.
UWAGA!
Wzór ewidencji przebiegu jest zwykle dostępny w sklepach, które oferują druki do prowadzenia działalności.
Ewidencja powinna zawierać co najmniej następujące dane:
- nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
- numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
- kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, a także opis trasy (skąd – dokąd),
- liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
- stawkę za 1 km przebiegu,
- kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
- podpis pracodawcy i jego dane.
Warto też pamiętać, że pracownikowi, który w czasie podróży służbowej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się w udokumentowanej wysokości. Wydatki te obejmują m.in. opłaty za przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, opłaty parkingowe i inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem takiej podróży.
Jeśli chodzi o udokumentowanie i rozliczenie z pracodawcą, pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży nie później niż w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia. Do rozliczenia tych kosztów pracownik załącza dokumenty – w szczególności: rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki. Nie trzeba dokumentować diet i wydatków objętych ryczałtami (wzór 3).
Zobacz także: Jazdy lokalne pracowników stowarzyszenia
Dokument rozliczenia kosztów podróży
Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość (wzór 4).
Oświadczenie w warunkach braku możliwości udokumentowania wydatku
Koszty używania samochodu osobowego w podróży służbowej a podatek
W przypadku podróży służbowych zwolnieniem objęto należności z tytułu odbywania takich podróży, w tym zwrot kosztów używania prywatnego samochodu pracownika do wysokości kilometrówki (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof).
Umowa o używanie samochodu w jazdach lokalnych może również dotyczyć jazd zamiejscowych, natomiast w razie wypłaty ryczałtu za podróże służbowe, podlega on w całości opodatkowaniu (zwolnieniem objęto tylko limit kilometrówki).
Zwrot kosztów współpracownikom – zleceniobiorcom i wolontariuszom
Jeśli chodzi o możliwość zwrotu kosztów używania samochodu stanowiącego własność osoby współpracującej, niebędącej pracownikiem – tj. zleceniobiorcy lub wykonawcy dzieła – należy zawrzeć ją w zawartej z daną osobą umowie.
Natomiast w odniesieniu do wolontariuszy, konieczność zwrotu kosztów odbywanych przez nich podróży wynika wprost z przepisów. Korzystający ma bowiem obowiązek pokrywać, na zasadach dotyczących pracowników, koszty podróży służbowych i diet (art. 45 ust. 1 pkt 3 ustawy z 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie).
Zadaj pytanie na: Forum Kadry
Koszty używania samochodu przez współpracowników a podatek
W odniesieniu do zleceniobiorców (wykonawców dzieła), zwolnieniem z podatku objęto zwrot kosztów używania ich samochodów do celów organizacji zlecającej im dany wyjazd – do wysokości kilometrówki (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b updof).
Natomiast w przypadku wolontariuszy, od podatku wolna jest wartość tych świadczeń, które wolontariusz otrzymał na podstawie ustawy o działalności pożytku publicznego (art. 21 ust. 1 pkt 113 updof). Należą więc do nich także koszty podróży odbywanych przez wolontariuszy, które korzystający ma obowiązek pokrywać na zasadach dotyczących pracowników.
Podstawa prawna:
- ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 1036)
- ustawa z 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (j.t. Dz.U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 232, poz. 1378)
- rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. Nr 27, poz. 271; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 61, poz. 308)
- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r., poz. 167)