Poprzednie regulacje, które w sposób odrębny odnosiły się do kwestii rozliczania podróży służbowych odbywanych na terenie kraju oraz za granicą, zostały zastąpione jednym aktem prawnym – Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. (dalej jako: „Rozporządzenie”)
Regulacja ta odnosi się do należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Nie budzi jednakże wątpliwości, iż w związku z regulacją art. 775 § 5 Kodeksu Pracy w przypadku, gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawierają odmiennych postanowień, rozporządzenie poprzez analogię jest stosowane również w stosunku do każdego pracownika w rozumieniu przepisów Kodeksu Pracy.
Podróż służbowa
Przepisy nie definiują wprost, kiedy mamy do czynienia z podróżą służbową. Jak wskazuje się jednakże w literaturze, o podróży służbowej możemy mówić, gdy odbywa się ona:
- poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy;
- na polecenie pracodawcy;
- w celu wykonania określonego przez pracodawcę zadania.
Należy przy tym dodać, iż z założenia, wszystkie powyższe „cechy” powinny być spełnione łącznie.
Zobacz również: Podróże służbowe - diety 2013
Dieta
Zgodnie z § 2 Rozporządzenia, dieta przysługuje z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę. Warto przy tym zaznaczyć, iż funkcją diety jest nie tyle zapewnienie pracownikowi zwrotu pełnych kosztów wyżywienia, co zabezpieczenie zwiększonych wydatków w czasie podróży.
W myśl nowych przepisów, obowiązujących od 1 marca 2013 r. dieta w podróży krajowej, którą pracownik może przeznaczyć na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie wyjazdu wynosi 30 zł za każdą dobę podróży. Rozporządzenie w § 7 ust. 2 modyfikuje dodatkowo wartość należnej diety w odniesieniu do godzinowego trwania podróży służbowej.
Kwota diety jest również zmniejszana o koszt zapewnionego pracownikowi bezpłatnego wyżywienia, przy założeniu, iż każdy posiłek stanowi odpowiednio, w przypadku:
- śniadania - 25% diety;
- obiadu – 50% diety
- kolacji – 25% diety
Zadaj pytanie: Forum
Rozwiązanie to stosuje się do korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach, której pracownikowi zapewniono wyżywienie. Należy również dodać, iż w sytuacji, w której pracownik ma zapewnione całodzienne bezpłatne wyżywienie oraz gdy oddelegowanie następuje do miejscowości stałego lub czasowego pobytu pracownika dieta nie przysługuje.
W przypadku podróży zagranicznej dochodzi przy tym do modyfikacji funkcji diety, która ma służyć nie tylko pokryciu kosztów wyżywienia, ale również zapewnić pracownikowi środki na drobne wydatki. Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do Rozporządzenia. Również – jak w przypadku podróży krajowej – dieta przysługuje jedynie częściowo za niepełną dobę wyjazdu zagranicznego.
Jeżeli pracownik może korzystać z bezpłatnego wyżywienia, kwota diety jest obniżana przy założeniu, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
- śniadanie - 15% diety;
- obiad – 30% diety
- kolacja – 30% diety
Powyższe dotyczy również korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej. W odrażeniu jednak od regulacji dotyczącej podróży krajowej, pracownikowi, któremu zapewniono całodzienne bezpłatne wyżywienie, nadal przysługuje świadczenie w wysokości 25% należnej diety.
Podsumowując, dieta z tytułu podróży służbowej służy pokryciu zwiększonych kosztów wyżywienia które w tym czasie występują (np. gdy zachodzi konieczność skorzystania z usługi restauracyjnej), a które przewyższają wydatki, jakie pracownik normalnie poniósłby w miejscu swojego zamieszkania. Wyjątkowo, w przypadku podróży zagranicznych, kwota diety może być również przeznaczana przez pracownika na inne, drobne wydatki, jednakże jedynie w zakresie kwoty określonej Rozporządzeniem
Notka biograficzna autora:
Jan Kretowicz – aplikant adwokacki, prawnik w Kancelarii Prawniczej R. Olszewski, J. Tokarski i Wspólnicy. Specjalizuje się w prowadzeniu spraw z zakresu prawa cywilnego, w tym związanych z tematyką ubezpieczeń gospodarczych. W sferze jego zainteresowań leżą zagadnienia z zakresu prawa pracy oraz ubezpieczeń społecznych.
Polecamy serwis: Podróż służbowa