Pracodawcy z sektora prywatnego wysyłając pracowników w delegację mogą zawrzeć uregulowania dotyczące należności przysługujących z tego tytułu w:
- układzie zbiorowym,
- regulaminie wynagradzania albo
- umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym lub nie ma obowiązku ustalania regulaminu wynagradzania.
W przeciwnym przypadku rozliczanie podróży służbowych powinno następować na zasadach stosowanych do pracowników sfery budżetowej (art. 775 § 5 Kodeksu pracy).
Pracodawcy prywatni zamierzający ograniczyć koszty delegacji mają prawo ustalić niższą wysokość diety z tytułu podróży służbowych poza terytorium Polski niż jest to przewidziane dla pracowników sfery budżetowej, przy czym obecnie nie może ona być niższa niż 23 zł (art. 775 § 4 Kodeksu pracy).
Korzyści (+)
Pracodawca może obniżyć wysokość diety zagranicznej do wysokości diety krajowej.
Takie rozwiązanie musi być zapisane w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania, a jeśli zakład pracy nie jest zobowiązany do ich wydawania – w treści umowy o pracę. Inna forma obniżenia kwoty diety zagranicznej (np. ustne poinformowanie pracownika) nie będzie skuteczna i ważna.
Zagrożenia (–)
Obniżenie wysokości diety zagranicznej do wysokości diety krajowej wyłącznie w formie ustnego powiadomienia pracownika jest nieważne.
Możliwość obniżenia kosztów związanych z podróżami pracowników i zleceniobiorców istnieje także w przypadku wydatków na nocleg. Oszczędności w tym zakresie mogą powstać m.in. w przypadku:
- rezerwowania miejsc noclegowych z odpowiednim wyprzedzeniem, dzięki czemu usługę można zakupić po niższej cenie,
- wynajmowania w docelowych miejscowościach np. mieszkań, co w przypadku częstych lub dłuższych wyjazdów może okazać się tańsze od pobytów np. w hotelach czy pensjonatach,
- nabywania kart rabatowych na usługi hotelowe, które mogą dać oszczędności nawet do kilkudziesięciu procent w stosunku do standardowych cen.
Nie bez znaczenia, z punktu widzenia redukcji kosztów, jest także optymalne wyznaczenie lokalizacji noclegu delegowanych osób. Jeżeli miejsce noclegowe zostanie wybrane w bezpośredniej bliskości miejsca pracy wyznaczonego na czas delegacji, pracownik nie będzie ponosił wydatków na dojazdy środkami komunikacji miejscowej. Wówczas z tego tytułu nie będzie mu przysługiwał zwrot kosztów, co dla pracodawcy może być korzystne.
Czynnikiem ograniczającym wydatki na noclegi może być również wyznaczenie w przepisach wewnątrzzakładowych lub w umowie o pracę maksymalnej wysokości kosztów noclegu, której przekroczenie będzie dopuszczone wyłącznie przy wyraźnej zgodzie pracodawcy.
Przykładowy zapis odnoszący się do powyższych kwestii mógłby wyglądać następująco:
1. Pracownikowi odbywającemu podróż służbową na terytorium Polski przysługuje zwrot kosztów noclegu w wysokości stwierdzonej rachunkiem (fakturą), nie wyższej jednak niż 350 zł brutto za jedną noc.
2. W uzasadnionych okolicznościach pracodawca może wyrazić zgodę na pokrycie kosztów noclegu w wysokości przekraczającej kwotę wskazaną w ust. 1, jednak przed poniesieniem wydatku pracownik jest zobowiązany uzgodnić to każdorazowo z pracodawcą.
Innymi rozwiązaniami skutkującymi ograniczeniem wydatków na podróże służbowe mogą okazać się np.:
- korzystanie z usług podmiotów specjalizujących się w zindywidualizowanej obsłudze podróży służbowych i efektywnym zarządzaniu kosztami, które oferują kompleksową (lub tylko częściową) organizację delegacji, różnorodny dobór opcji i doradztwo w tym zakresie,
- wyposażenie pracowników wysłanych w podróż w firmowe karty kredytowe (z określonymi limitami w skali tygodnia lub miesiąca), co pozwoli pracodawcy na sprawowanie kontroli nad transakcjami realizowanymi przez podwładnego w trakcie delegacji,
- zawieranie stałych umów z przewoźnikami, z których korzystają pracownicy, dzięki czemu można uzyskać obniżenie jednostkowych kosztów wyjazdu,
- organizowanie wideokonferencji lub telekonferencji, np. w przypadku komunikacji z kontrahentami czy między oddziałami firmy znajdującymi się w różnych krajach/miejscowościach,
- opracowanie regulaminu podróży służbowych, który będzie szczegółowo określał zasady i limity zwrotów kosztów podróży służbowych dokonywanych na rzecz zatrudnionych osób (w tym dokumencie można np. zastrzec, że w przypadku odbywania podróży prywatnym samochodem osobowym wydatki na opłaty za parkingi rozliczane są w ramach tzw. kilometrówki).
- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.),
- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.),
Podstawa prawna:
- art. 775 Kodeksu pracy.