Na początku warto zdefiniować pojęcie podróży służbowej. Zgodnie z Kodeksem pracy jest to każdy wyjazd pracownika na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałe miejsce pracy w celu wykonania zadania służbowego. Każda z tych przesłanek musi być spełniona. Podróż służbową powszechnie określa się mianem delegacji.
Ustawa w zasadzie dość oszczędnie reguluje kwestie dotyczące podróży służbowej. Oczywiście jednoznacznie wskazuje, że pracownikowi przysługuje zwrot kosztów związanych z delegacją. W wielu przypadkach odsyła jednak do rozporządzeń albo innych dokumentów i tak np. warunki wypłacania należności z tytułu podróży określa układ zbiorowy, regulamin wynagradzania bądź umowa o pracę. Praktyka uwidoczniła pewne kwestie sporne związane z interpretacją postanowień Kodeksu pracy w zestawieniu z regulacjami pracodawców. Wszelkie wątpliwości rozstrzyga jednak orzecznictwo sądów.
Kierowcy także przysługuje godny nocleg
Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 24 stycznia 2018 r. (I PK 210/16) kierowcy pojazdu ciężarnego przysługuje ryczałt z tytułu noclegów, mimo obecności w pojeździe specjalnej kabiny do spania, a nawet braku przedstawienia rachunku z noclegu. Pracownik taki także odbywa podróż służbową. Sąd Najwyższy przyznał, że pracodawca prywatny w zasadzie posiada większą swobodę w ustalaniu wysokości należności z tytułu kosztów delegacji i ma możliwość ukształtowania ich w sposób mniej korzystny niż to wynika z rozporządzenia wykonawczego właściwego ministerstwa. Niemniej jednak obowiązuje bezwzględny zakaz przerzucania na pracownika kosztów noclegu w podróży służbowej, a ponadto konieczne jest zachowanie ryczałtowego charakteru rozliczenia. Zgodnie z treścią uzasadnienia wyroku, sądy są uprawione, aby weryfikować na ile zachowany jest adekwatny priorytet między realnymi kosztami noclegu pracownika, a swoistym uśrednieniem, jakie niesie ze sobą struktura ryczałtu. Punktem wyjścia do takiej oceny jest wartość hipotetycznego noclegu w warunkach hotelowych. Podsumowując, kierowca w transporcie międzynarodowym ma prawo do noclegu umożliwiającego regenerację sił w godnych warunkach. Warunków takich raczej nie spełnia nocleg w kabinie. Dlatego też Sąd Najwyższy uznał, że ryczałt przewidziany w umowie o pracę, regulaminie wynagradzania lub układzie zbiorowym pracy powinien zostać tak ukształtowany, aby dawał rzeczywistą, a nie iluzoryczną możliwość zrealizowania tej potrzeby.
Opodatkowanie wyżywienia
Jak się okazuje, zgodnie z wyrok WSA w Warszawie z dnia 7 marca 2017 r. (III SA/Wa 649/16) wydatki poniesione na wyżywienie w czasie podróży służbowej nie podlegają zwolnieniu od podatku dochodowego w pełnym wymiarze. Sąd Najwyższy podkreśli, ze koszty wyżywienie pracownik musi ponieść niezależnie od tego czy jest w delegacji czy tez nie. Dlatego tez rekompensacie mogą podlegać jedynie tzw. „zwiększone koszty wyżywienia” i tylko to świadczenie może podlegać zwolnieniu od podatku, jako ze stanowi element podróży służbowej. Oczywiście, jak już zostało wspomniane, pracodawca prywatny ma zdecydowanie większą swobodę w kształtowaniu zasad zwrotu swoim pracownikom kosztów, poniesionych w czasie podroży służbowej. W rezultacie może zdecydować się na regulacje korzystniejsze dla pracownika niż te skonstruowane przez ustawodawcę dla pracowników państwowych i samorządowych. Niemniej jednak, jak podkreślił sąd, w kwestii zwolnień od podatku dochodowego charakter wiążący i ostateczny maja przepisy ustalone przez ustawodawcę, dotyczące należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. W związku z tym jakakolwiek nadwyżka z tytułu kosztów wyżywienia ponad kwotę diety określonej przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej stanowi podlegający opodatkowaniu przychód pracownika (zleceniobiorcy) z tytułu nieodpłatnego świadczenia.
Premia nie pokrywa kosztów podróży
Jak podkreślił Sad Najwyższy w wyroku z dnia 13 marca 2018 r. (I PK 360/16) premia nie może stanowić rekompensaty kosztów podróży, w tym ryczałtów za nocleg – świadczenia te mają zupełnie odmienny charakter. Każdorazowe zlecenie podróży służbowej przez pracodawcę kreuje po jego stronie obowiązek pokrycia jej kosztów, który wynika z przepisów prawa. W zakres premii nie można podciągnąć rozliczenia z tytułu delegacji. Dodatkowo, zgodnie z przytaczanym wyrokiem, jeśli pracodawca w umowie czy regulaminie wynagradzania zawrze klauzule pozbawiające pracowników godnego noclegu lub inne, pozostające w niezgodzie z przepisami prawa, zastosowanie znajdzie art. 775 § 5 Kodeksu pracy. Jak wskazuje ten przepis, w przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera odpowiednich postanowień, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej według przepisów zawartych w rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Społecznej.
Podstawa prawna:
Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 24 stycznia 2018 r. (I PK 210/16)
Wyrok WSA w Warszawie z dnia 7 marca 2017 r. (III SA/Wa 649/16)
Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 13 marca 2018 r. (I PK 360/16)